MICE-magneet Antwerpen

Beeld je even in: je bent organisator van een groot event of lid van een associatie die rond een bepaald thema iets op poten wil zetten. Als locatie kies je voor wereldstad Antwerpen. Maar hoe begin je daar in godsnaam aan? Antwerp Convention Bureau neemt die taak met veel enthousiasme op. Ondanks de zwarte coronajaren schakelt de professionele matchmaker nu vijf versnellingen hoger. “Het aantal MICE-aanvragen in Antwerpen ontploft,” vertelt directeur Veerle Peeters.

Voorzie je om een congres of meeting te organiseren in Antwerpen, dan is Antwerp Convention Bureau (ACB) het eerste aanspreekpunt. De match­maker tussen MICE-vraag en -aanbod is vijf jaar geleden ontstaan op vraag van de sector en neemt de rol van de stad over. Die laatste blijft nog wel de referentie voor leisure klanten. “De zakelijke klant begeleiden wij,” verduidelijkt Veerle. “Komt er een vraag binnen, dan nemen wij de organisator bij de hand en laten we hem of haar Antwerpen ontdekken. Daar gaan we best ver in: niet alleen tonen we de meest geschikte 'venues' op basis van het concept en het budget van de klant, we stellen ook hotels, restaurants of teambuildingactiviteiten voor. Zo was hier onlangs een biercongres en hebben we als activiteit een kroegentocht samengesteld met de leukste cafés in de stad.”

Alles is ontploft sinds de coronabarometer niet meer op rood staat.

Het begeleiden van de zakelijke klant die zelf komt aankloppen, is één ding. Dat gaat van nationale tot internationale aanvragen, van corporate tot associaties. Maar ACB doet ook actief aan prospectie: welke industrieën zijn cruciaal voor Antwerpen en waarvoor staat de Scheldestad hoog aangeschreven? ACB gaat dan zelf pitchen om evenementen naar ’t Stad te halen. “Vanzelfsprekend denk je dan aan havengerelateerde events of congressen die verband houden met chemie of de medische sector. We liggen dan in concurrentie met andere bestemmingen en het is aan ons om Antwerpen zo aantrekkelijk mogelijk voor te stellen. En dat levert een win-win op: lokale sterke spelers zien experts uit hun vakgebied naar hier komen en tegelijk betekent de komst van zo’n event ook een boost voor de lokale economie want de aanwezigen overnachten hier, gaan op restaurantbezoek en stappen de winkels binnen.”

De stad als één grote venue

Het advies van ACB mag dan wel gratis zijn, Veerle en haar team gaan tot het uiterste om leads te converteren in klanten. Ze zoeken de gepaste locatie, de gepaste restaurants of cateraars en de gepaste hotels. Bloemist nodig? Leverancier van posters of gepersonaliseerde tote bags? Transport binnen het havengebied? Ook daar komt ACB met een oplossing. Al begint alles met een plaatsbezoek van de potentiële klanten.

“Ook dat maakt deel uit van mijn job: mensen komen aan in Antwerpen, waar ze van plan zijn om hun event te organiseren. Aan mij om hen zoveel mogelijk te laten zien dat past binnen hun wensen,” legt Veerle uit. “Ik pik hen op aan de toeristische dienst in het station en kruip dan echt in de rol van gids. We gaan van A naar B en van Y naar Z. Op korte tijd zien we zoveel mogelijk: van een locatie voor de welkomstreceptie tot een venue voor het congres of het diner.”

Bijzonder is dat Veerle deze plaatsbezoeken zoveel mogelijk te voet probeert te doen en daarbij de hele stad als venuelocatie aanprijst. “Je stapt uit in één van de mooiste stations ter wereld en van daaruit ontplooit de stad zich. Die is zo compact, maar heeft ontzettend veel te bieden. De bezoeken zijn vaak een rush om veel gezien te krijgen, maar ik probeer ook de boel af en toe te vertragen. Dan laat ik de bezoekers naar boven kijken en hen ook genieten van de authenticiteit die je in Antwerpen vindt. Door dat al wandelend te beleven, valt dat bij de bezoekers extra op en dat ervaart men als een uitzonderlijke troef.” De missie van Veerle is dan ook dubbel: “Ik wil dat deze mensen voor hun job naar onze stad komen, maar dat ze de beleving zo uniek vinden dat ze nadien ook nog eens met hun gezin terugkomen.”

De kracht van partnerships

ACB werkt samen met een grote poule van Antwerpse venues, hotels, hostels, restaurants, organizers, experiencepartners. Zij kunnen voor minimum één jaar lid worden van ACB, krijgen dan zichtbaarheid op de website en worden actief voorgesteld aan organisatoren die hun evenement in Antwerpen plannen. De financiële bijdrage die daartegenover staat, wordt berekend naargelang de grootte van het hotel of de locatie, of het type activiteit. Vandaag telt ACB meer dan 100 leden, waarvan 18 locaties, 42 hotels goed voor 4.216 kamers, 2 hostels met in totaal 309 slaapplaatsen, 7 restaurants en cateraars, en 12 hospitality, carrier en experience partners.

Heeft de organisator zijn of haar keuze gemaakt, dan maakt ACB nog een gepersonaliseerde boekingssite op die deelnemers zelf kunnen gebruiken om een kamer te boeken. Op die boekingssite kunnen meerdere hotels staan. Dit valt volledig in te vullen volgens de wensen van de organisator. De site wordt ook opgemaakt volgens de look-and-feel van het evenement. “En dat is zowat onze laatste taak. Als alle linken zijn gelegd met de nodige partners, dan hebben wij onze job gedaan: een brug vormen tussen wie een congres wil organiseren en wie hen daarbij kan helpen.”

Antwerpen als magneet

Het verhaal van ACB begon vijf jaar geleden, in 2017. Blikt Veerle terug op dat halve decennium, dan doet ze dat met opgeheven hoofd. Ze voelt dat Antwerpen massa’s meerwaarde haalt uit een matchmaker zoals ACB. “En Antwerpen heeft alles in huis om nog meer events aan te trekken. Het zou zeker niet slecht zijn, moest er in de nabije toekomst nog een venue bijkomen die meer dan 1.000 mensen kan verwelkomen. Daar nijpt het aanbod momenteel wat. Je hebt wel een Lotto Arena bijvoorbeeld, maar daar zijn geen break-outrooms aanwezig. Er is dus nog veel potentieel in deze prachtige stad.”

Corona heeft echter voor twee lastige jaren gezorgd. De congressen vlogen aan sneltempo uit de kalender en moesten allemaal opnieuw worden ingepland. En opnieuw, en opnieuw, want de coronamaatregelen bleven aanhouden. “Als uiteindelijk golf nummer vijf komt, dan heb je het echt wel gehad. We zijn ook lange tijd technisch werkloos geweest. Sinds augustus 2021 zijn we weer fulltime aan de slag.”

Intussen mogen we weer wat meer en op de voorzichtige vraag of er nu wel weer animo is in de MICE-sector, geeft Veerle het volgende antwoord: “Animo? Dat is een understatement. Je kan gerust stellen dat alles ontploft is sinds de coronabarometer niet meer op rood staat. Vandaag werken we aan een ritme van een drietal plaatsbezoeken door geïnteresseerde organisatoren per week. Niet alleen wij voelen die impuls, ook al onze partners moeten een flink tandje bijsteken om tijdig offertes aan te leveren. Maar we blijven alles op alles zetten. Voor mij is dat ook een zekere beroepsfierheid om potentiële klanten binnen de 24 uur te laten weten of iets wel of niet lukt.”

Veelbelovend programma

Wie de eventkalender van ACB erbij haalt, ziet inderdaad een goedgevuld programma met als grootste eyecatcher een event in het Sportpaleis. Van 19 tot en met 22 mei is Antwerpen gaststad van Counter-Strike: Global Offensive (CS:GO), het wereldkampioenschap van het bekende schietspel op de spelconsole. Het gaat om een primeur in ons land.

“Organisator PGL verwacht meer dan 150 miljoen online kijkers en 50.000 bezoekers ter plaatse. Dat brengt de stad echt wel in beeld”, aldus Veerle. “Dit was een project met een zeer korte doorlooptijd. De plaatsbezoeken vonden pas in november plaats en een halfjaar later gaat dit reusachtige event al door. Daar ben ik best wel fier op. Als stad is het immers moeilijk om een jonger publiek te bereiken en dat is nu net de doelgroep van dit e-sportevent.”

En zo staan er nog een aantal grote congressen op de planning de komende maanden, al zijn dat voor Veerle reeds afgeronde projecten. Zij is nu volop bezig met het binnenhalen van evenementen voor 2023, 2024, zelfs 2026. “Onze taak zit erop wanneer de organisator alle partners voor de organisatie van zijn event heeft gevonden. Soms is dat jammer omdat je dan niet ziet hoe het event er uiteindelijk uitziet, maar dat is nu eenmaal deel van de job. Al durf ik af en toe wel eens gaan piepen wanneer ze me bijvoorbeeld uitnodigen voor een galadiner. Dat doe ik niet altijd, want dat zou niet goed zijn voor de lijn”, besluit Veerle al lachend.