Scania Parts Logistics in Opglabbeek is het distributiecentrum van Scania-onderdelen dat wereldwijd de dealers, werkplaatsen en importeurs bevoorraadt. Bijna 700 medewerkers zijn er dagelijks in drie shiften actief om meer dan 100.000 verschillende artikels op hun plaats te krijgen. Sinds 2013 staat JOJO Systems uit Opglabbeek in voor het nieuwe tijdregistratiesysteem. De oplossing betekent voor personeelsdienst én bedrijf een enorm efficiëntiewinst.
“Gezien de groei van ons bedrijf voldeed het bestaande tijdregistratiesysteem al een tijdje niet meer en was het te stroef om wijzigingen door te voeren of updates te doen”, zeggen Ellen Dedroog en Bernice Heyligen van de HR-dienst. “Na een demo van JOJO Systems hebben we in 2012 besloten om met hen een volledig nieuw systeem te implementeren. En daar hebben we geen spijt van.”
“Vooral de openheid van onze database en de manier waarop onze software werkt is een groot voordeel”, legt Jo Janssen uit. “Vroeger gebruikte Scania Parts een toepassing die decentraal op elke individuele pc geïnstalleerd stond. Wij bieden nu een 100% webgebaseerde oplossing. Iedereen kan via zijn browser toegang krijgen en, in functie van zijn of haar rechten, een aantal zaken doen.”
Pure winst
“Het nieuwe systeem laat ons toe om efficiënter te werken”, getuigen Ellen en Bernice. “Zo zijn er een aantal taken en autorisaties die we vroeger op de personeelsdienst deden en die nu door de rechtstreekse leidinggevenden gebeuren. De behandeling van alle afwijkingen op een standaard werkschema is daar een voorbeeld van. Voor 680 medewerkers is dat veel werk. En bovendien moest je toch steeds heel wat informatie aan de leidinggevende of medewerker vragen. Nu kunnen ze bijvoorbeeld foutieve ingaves zelf wijzigen in het systeem. Wie e-mail heeft krijg zelfs automatisch een mailtje. Dat is gewoon efficiënter, sneller en het bespaart heel wat mailverkeer.”
De implementatie bij Scania Parts Logistics was voor JOJO Systems de grootste toepassing tot dan toe. Jo Janssen: “We hebben tijdens een testperiode zoveel mogelijk simulaties gedaan van wat er fout kon lopen. Intussen werkte het oude systeem gewoon verder. Eenmaal gestart komen er dan toch nog een aantal zaken aan de oppervlakte. Daar moet je dan flexibel op kunnen inspelen. We hadden al voor veel kleinere KMO’s gewerkt. Maar het vraagt uiteraard een andere aanpak in een bedrijf met vele honderden medewerkers. We hebben de kans gekregen om daaruit te leren. Het was meteen een case met heel veel regeltjes, uitzonderingen en allerlei toeters en bellen die je niet in elke KMO tegenkomt. Intussen zijn die schoonheidsfoutjes er allemaal uit.”
Flexibel
“Het is belangrijk dat een systeem zich kan aanpassen aan de wijzigende omstandigheden”, legt Ellen Dedroog uit. “Als de ondernemingsraad nieuwe afspraken maakt over werktijden of de behandeling van overuren, dan moet je dat vlot in het systeem kunnen aanpassen. We kunnen nu bepaalde rekenregels timen: een werknemer kan tot 30 juni bijvoorbeeld volgens een bepaalde formule en rekenregels werken, en vanaf 1 juli automatisch met nieuwe rekenregels.”
Het tijdregistratiesysteem is intussen ook automatisch gekoppeld aan het loonpakket en de personeelsadministratie. “Uiteraard was het vroeger ook mogelijk om overzichtelijke rapporten te genereren, maar het ging niet om daar dan verder mee aan de slag te gaan. Dat lukt nu wel. Er moet nog wel wat aan de lay-out gewerkt worden, maar het is opnieuw een hele efficiëntiewinst”.
Steeds up-to-date
“Het grote voordeel van ons systeem is dat je steeds met de meest up-to-date versie werkt”, zegt Jo Janssen. “Veel andere pakketten durven geen update uit te brengen omdat er dan steevast van alles fout loopt. Onze updates worden gewoon via de server gepushed, de data wordt onmiddellijk opnieuw geconnecteerd en je hebt eigenlijk nooit problemen. Wij zijn niet bang om een update te doen. Heel recent hebben we ook een eerste fase van “jobregistratie” geïnstalleerd. Binnen hetzelfde platform van onze tijdregistratie kan er nu op de werkvloer geregistreerd worden hoeveel tijd men aan een bepaalde job spendeert. Zo blijven we verbeteren en vernieuwen.”.