In een arrest van het Europees Hof voor de Rechten van de Mens (EHRM) van 12 januari 2016 ging het over de vraag of een werkgever de e-mails en chatberichten van zijn werknemers mag inkijken en hen op basis daarvan zelfs mag ontslaan.
Een Roemeense ingenieur moest via Yahoo Messenger communiceren met de klanten van zijn werkgever. Privégebruik was echter uitdrukkelijk verboden. Ondanks dit verbod, stuurde de werknemer toch veelvuldig berichten tijdens de werkuren naar zijn broer en zijn verloofde. De werkgever ontdekte dit en de werknemer werd ontslagen omdat hij zich niet had gehouden aan de bedrijfsregels. De werknemer argumenteerde dat zijn privacy was geschonden, maar het EHRM oordeelde dat dit niet het geval was.
De berichtgeving over dit arrest in de pers deed uitschijnen dat werkgevers voortaan gemakkelijker het email- en internetgebruik van hun werknemers mogen controleren. Dat is echter wat kort door de bocht. Voorzichtigheid en transparantie blijven geboden. Hierna geven wij enkele tips voor de ondernemer.
Duidelijke beslissing
Neem een duidelijke beslissing of de online communicatiemiddelen die u ter beschikking stelt enkel professioneel of ook voor privéredenen gebruikt mogen worden door het personeel. De monitoring van het gebruik is uiteraard veel gemakkelijker wanneer privégebruik uitgesloten is. Het is echter niet toegestaan om werknemers alle privécommunicatie (bijvoorbeeld met hun eigen toestel of via hun persoonlijke e-mailaccount) te ontzeggen.
Bedrijfsreglement
Het arrest van het EHRM onderstreept nogmaals het belang van een goedgeschreven bedrijfsreglement. Hierin moet u bepalen welk gebruik toegelaten is en welk niet. Omschrijf ook de verschillende mogelijkheden van monitoring en geef de redenen weer waarom het nodig is voor de onderneming om monitoring toe te passen.
Communicatie en transparantie
Het is eveneens van cruciaal belang dat werknemers worden geïnformeerd over het bedrijfsreglement. Zodoende weten zij dat hun internet- en emailgebruik gecontroleerd kan worden. Het kan geen kwaad om het bedrijfsreglement herhaaldelijk onder de aandacht te brengen. Wanneer er overlegorganen in de onderneming aanwezig zijn, moeten ook zij ingelicht worden.
Proportionaliteit
Wanneer u vermoedt dat een werknemer zich niet houdt aan het bedrijfsreglement, dient u de stappen te nemen zoals bepaald in de CAO nr. 81. Onbeperkte monitoring is volledig uit den boze. Wanneer privégebruik toegelaten is (binnen bepaalde perken), controleer dan eerst de ‘informatiestromen’ en vermijd om kennis te nemen van de inhoud van de privécommunicatie.
Privacycommissie
Een controle op e-mails en op het internetgebruik is een ‘verwerking van persoonsgegevens’. Dit betekent dat een werkgever die een monitoringsysteem implementeert, dit moet aanmelden bij de Privacycommissie.