In 2010 kwam er een Europese facturatierichtlijn die zorgde voor de gelijkschakeling tussen een papieren en een elektronische factuur. Met de wetgeving van 1 januari 2013 lichtte de Belgische wetgever de basisvoorwaarden verder toe. Het betreft enerzijds de aanvaarding door de afnemer en anderzijds de authenticiteit van de herkomst, integriteit van de inhoud en leesbaarheid van de factuur.
Aanvaarding door klant
Als leverancier of dienstverrichter moet u kunnen aantonen dat de klant de elektronische factuur aanvaardt. De aanvaarding kan impliciet gebeuren, maar u kan de aanvaarding best schriftelijk vastleggen. De e-factuur moet vanzelfsprekend alle verplichte vermeldingen bevatten maar kan om het even welk elektronisch formaat hebben.
Integriteit, authenticiteit en leesbaarheid
Dat de elektronische factuur 'leesbaar' moet zijn spreekt voor zich. Daarnaast mag de inhoud van de factuur geen wijzigingen kunnen ondergaan (integriteit). Ook zal de identiteit van de leverancier en de koppeling aan de verrichte prestatie (authenticiteit van de herkomst) moeten gewaarborgd worden. Deze waarborgen moeten zowel door de leverancier of dienstverrichter als de klant worden voorzien en dit vanaf het tijdstip waarop een factuur wordt uitgereikt tot het einde van de bewaringstermijn. Indien u geen gebruik maakt van een zogenaamde elektronische handtekening of EDI-systeem, zorgt u best voor een interne-controleomgeving, die erover waakt dat aan alle voorwaarden voldaan is.
Digitaal archiefbeheer
Indien u elektronisch factureert, dient u ook uw archief digitaal te beheren. Niet enkel het elektronische origineel maar ook de wijze van verzending van dit document moet digitaal bewaard worden. Een bewaring van het pdf-document is duidelijk niet voldoende. Ook bij het ontvangen van elektronische facturen dient u zowel het ontvangen digitale document als de begeleidende e-mail te archiveren, en dit gedurende de ganse archiveringsperiode van 7 jaar.
Controle door de fiscus
Wanneer een e-factuur niet volgens de regels van de kunst is uitgereikt kan de fiscus dit achteraf nog penaliseren. In dat opzicht hanteert de fiscus voor een e-factuur een verjaringstermijn van drie jaar, bij fraude kan de fiscus echter zeven jaar teruggaan. Bij twijfel aan de integriteit en de authenticiteit van uw facturen, kan de fiscus beslissen tot hoge boetes en bovendien zal de klant het recht op btw-aftrek verliezen.
Lode Agache is partner BTW bij Grant Thornton Tax & Legal.