Bepaal de rollen, taken en verantwoordelijkheden
Koen Hendrix & Julie Dekker Expertenstuk - Clavis - Van Havermaet

Bepaal de rollen, taken en verantwoordelijkheden

Expertenstuk - Clavis - Van Havermaet

Bij een familiale overdacht is een geïntegreerde en globale aanpak steeds het streefdoel. Maar hoe werkt zoiets in de praktijk? “Ook bij de familie Werck van het familiebedrijf Clavis hebben we die vraag gesteld”, zegt Julie Dekker, senior manager familieadviseur bij Van Havermaet. “Bij het uitwerken van een dergelijk overdrachtsplan start je best vanuit ieders sterkte.”

Overdracht van familiebedrijven is alles wat de klok slaat in het kmo-landschap. Begrippen zoals open communicatie, afspraken op papier, het familiecharter en (conflict)bemiddeling klinken ons ondertussen bekend in de oren. Het onderwerp van ­familiale bedrijfsoverdracht krijgt steeds meer aandacht vanuit diverse invalshoeken zoals fiscaal, juridisch, financieel, psychologisch en strategisch. De ­familiale eigenaar-ondernemer wordt dan ook (terecht) gewezen op de gevaren van een (te) eenzijdige benadering. Voor de familiale overdracht van Clavis zijn we bij het uitwerken van het overdrachtsplan gestart vanuit ieders sterkte.

Duidelijkheid scheppen

Zoals de familie Werck ook heeft aangegeven, start je in een dergelijk traject eerst met het luisteren naar de familieleden. Wat wil ieder ­familielid nu precies? Waar willen ze naartoe groeien over vijf jaar? Wat willen ze zeker (niet) doen in het familiebedrijf? Door het in kaart brengen van ieders wensen en intenties en die vervolgens ook op elkaar af te stemmen, kunnen we de ­rollen, taken én verantwoordelijkheden van alle familieleden (zowel actieve als niet-actieve familieleden, aandeelhouder als niet-aandeelhouder) duidelijk definiëren en afbakenen. Het is heel belangrijk dat iedereen goed weet wat hij of zij vandaag moet doen in het familiebedrijf, maar ook wat van hem of haar verwacht wordt of net niet (meer) verwacht wordt in de toekomst. Deze (uitgesproken) duidelijkheid en ­transparantie brengt vaak rust binnen de familie en biedt zuurstof aan de volgende generatie om het traject aan te gaan.

Tijdens een traject van overdracht verandert iedereen van rol, bewust of onbewust, en verandering vraagt tijd. Je benoemt dit dus best zo snel mogelijk. Deze ­awareness moet er zijn bij zowel de overnemende als de uittredende generatie. Bovendien ‘verplicht’ je de familieleden op die manier ook om na te ­denken over te toekomst, hetgeen mogelijk al een zaadje plant voor de toekomstige bedrijfsvisie en strategie.

Tijdens een traject van overdracht verandert iedereen van rol en verandering vraagt tijd.

Maak het concreet en tastbaar

Nadat de taken en verantwoordelijkheden van alle familieleden duidelijk zijn, wordt er in de oefening van het familie­charter verdere afspraken gemaakt over gevoelige maar belangrijke topics voor de familie in het familiebedrijf. Probeer hier zo duidelijk en concreet mogelijk in te zijn. Laat geen ruimte voor (latere) discussies en zorg ervoor dat de familie iets heeft om mee aan de slag te gaan. In het overdrachtsplan werden er bijvoorbeeld concrete en uitdagende projecten vastgelegd waardoor de volgende generatie extra draagvlak kan krijgen binnen het bedrijf, zowel ten aanzien van de raad van bestuur als ten aanzien van de medewerkers.

Geïntegreerde en globale aanpak

De geïntegreerde en ­globale aanpak start met het scherpstellen van rollen en verantwoordelijkheden, legt familiale afspraken vast in het familiecharter en eigendomsafspraken in de aandeelhoudersovereenkomst, zet governance structuren (zoals een familieraad en/of raad van advies) op waar nodig. Zo’n aanpak houdt rekening met de financiële behoeften van familieleden (in de verloningsafspraken, het dividendbeleid en de overdrachts­regeling) en werkt een eigendomsoverdracht op maat uit.
Het doorlopen van dit hele ­traject bood de familie Werck een mooi stappenplan waarin alle puzzelstukjes samenkwamen, en bracht duidelijkheid, rust en vertrouwen binnen de familie. De overdracht van de aandelen was voor de familie Werck nadien dan nog gewoon de fiscale en juridische puntjes op de ‘i’ zetten. 

Top5 meest gelezen
    Top5 gedeelde artikels