Heruitvinden of verzuipen
Bruno Schaubroeck,
Tim van der Valk
& Patrick Vermaerke
Event Confederation -
Van Der Valk Hotel - Bevas

Heruitvinden of verzuipen

Sector meetings & events - Event Confederation - Van Der Valk Hotel - Bevas

Dat de eventsector de afgelopen jaren zware klappen heeft gekregen, is een understatement van formaat. Twee jaar na die memorabele vrijdag de 13de blikken we terug en meten we de schade op. Maar we kijken ook hoopvol naar een weliswaar onzeker morgen. Een bescheiden rondetafelgesprek over een sector die zichzelf moet heruitvinden.

Nog voor het debat formeel begint, is het duidelijk: de enige zekerheid die ons in de eventsector rest, is dat niks nog zeker is. We bevinden ons in Hotel Beveren en mee aan tafel zitten de heren Tim van der Valk (zaakvoerder van der Valk Hotel Beveren), Patrick Vermaerke (zaakvoerder Bevas) en Bruno Schaubroeck (woordvoerder Event Confederation). Kortom, drie partijen waarmee we alle facetten van de geplaagde sector afdekken. Het geheugen opfrissen hoeft voor deze heren niet, ze weten nog héél goed hoe stevig het nieuws op 13 maart 2020 aankwam.

Dit is geen crisis van twee jaar geweest, dit is een crisis geweest van drie maanden die telkens verlengd is geweest.

Patrick Vermaerke: “Tja, je verwacht het niet. Maar we voelden het wel aankomen. Ik herinner mij nog zeer goed dat ik op 6 maart met een klant rond de tafel zat die een internationaal event wou organiseren een maand later. Met wat ik toen wist, heb ik de klant aangeraden om dat event uit te stellen. Voor zijn productvoorstelling zouden mensen uit alle uithoeken van Europa naar Antwerpen komen en dat leek mij onverstandig. De klant is mij daarin gevolgd en was mij nadien dankbaar. Ik herinner mij ook nog dat ik iets later alle evenementen die eraan zaten te komen voor enkele weken wou uitstellen. Toen spraken we effectief nog over ‘enkele weken’. We zijn dan de mensen proactief gaan bellen met het voorstel alles met een maand uit te stellen. En plots was daar die fameuze vrijdag de 13de. En ik ga er niet flauw over doen: ik was daarna toch enkele dagen in paniek. Je hebt iets opgebouwd gedurende 20 jaar en dan stopt het abrupt. We zijn het als organisator gewend om de dingen in handen te hebben. We zitten in de cockpit van een vliegtuig en weten perfect waar we gaan landen. Even later vragen we ons af of we überhaupt nog in een vliegtuig zitten en of we ooit nog gaan opstijgen. Hoe ga je daar als bedrijf mee om? Als mens?”

Bruno Schaubroeck: “Het is een situatie geweest van puur ongeloof. Met heel veel sectorgenoten hou ik al tientallen jaren nauw contact. We komen elkaar ook constant tegen, telkens in een positieve sfeer. De enige momenten waarop iets werd geannuleerd, was als de klant dat besliste om interne redenen of wat dan ook. Maar daarbuiten? De zaken gingen goed. Heel veel bedrijven die ik kende, groeiden al tien jaar lang elk jaar met dubbele cijfers. Ik geloofde dus niet dat dat ooit zou stoppen. Ongeloof. En zoals Patrick zei, toen dachten we nog dat het voor een paar weken zou zijn.”

Tim van der Valk: “Ik herken mij hierin. Mijn grootouders zijn hier gestart in 1964 en tot die 13de maart twee jaar geleden zijn wij niet één dag gesloten geweest. En plots wordt er beslist dat men niet meer op restaurant kan gaan, niet meer buitenshuis mag vergaderen. Dus bij ons was er uiteraard ook dat ongeloof en de onzekerheid. Want hoelang gaat het duren? Toen het helemaal tot ons doordrong, gingen alle stekkers uit de stopcontacten, sommige medewerkers hadden de tranen in de ogen. Dus dat was zoals Patrick zei een drama op menselijk vlak. Je sust jezelf dan met het feit dat het maar twee à vier weken zal duren, maar dan groeit toch vrij snel het besef dat het voor veel langere tijd zal zijn.”

Tim van der Valk

Van der Valk begon in 1862 met café de Gouden Leeuw en is uitgegroeid tot een trotse hotelketen met wereldwijd meer dan 100 hotels en restaurants. Waaronder ook Hotel Beveren waar men terecht kan voor conferenties, vergaderingen, netwerkevents, teambuildings en evenementen op maat.

www.hotelbeveren.be

Patrick: “En toch heeft onze sector al eerdere crisissen meegemaakt. De aanslagen van 11 september 2001 waren ook zo’n moment waarop we alles plots moesten stilleggen. De telefoon stond roodgloeiend want alle events werden stilgelegd. Kortom, bij nine-eleven was het net zo abrupt. Maar het was veraf. De situatie waarin we nu zitten is anders, maar nu is daar wel de dreiging van een derde wereldoorlog bijgekomen. Het is te zeggen: niemand weet precies wat er in Oekraïne gaat gebeuren (dit debat werd georganiseerd tijdens de eerst week van het conflict, red.). En dan hebben we ook nog de bankencrisis gehad. Onderschat dit niet, want de vraag was toen of we onze centen nog wel gingen zien. En dan hebben we ook nog de aanslagen gehad in de metro en op de luchthaven in Zaventem. Ook dat was een aanslag op onze vrijheid. Events organiseren in Brussel was plots not done en ineens moesten we vol inzetten op veiligheid. Maar dat ging allemaal voorbij. Met corona weten we het niet. We wisten niet wat er op ons afkwam en we weten ook vandaag niet met zekerheid waar we nu staan.”

Bruno: “Dit is geen crisis van twee jaar geweest, dit is een crisis geweest van drie maanden die telkens verlengd is geweest. Dát is het erge eraan. Het lijkt op een wedstrijd in de Champions League die eindigt met strafschoppen, maar waarbij de strafschoppen oneindig doorgaan. Als je vooraf weet dat het na vijf strafschoppen ophoudt, dan heb je een perspectief. Hoe ik het aanvoel, is dat die ‘verlengingen’ het meest destructieve zijn geweest. Je had tijdens die periode inderdaad heel wat kunnen evalueren en bijsturen, maar er zijn ook veel bedrijven geweest die dat bewust niet hebben gedaan in de hoop een maand later weer ‘in business’ te zijn. Voor je het beseft, ben je een jaar verder en ga je écht geloven dat het niet lang meer zal duren. Ik vrees dus dat we met de heropstart in een sector zijn beland die zichzelf niet heruitgevonden heeft. Ik merk bij sommigen dat ze hopen dat het nu business as usual is, maar dat is het beslist niet.”

Patrick: “Het klopt wat Bruno zegt. Er was geen enkel perspectief. Maar of ik dat iemand kwalijk neem of kan kwalijk nemen? Neen. Natuurlijk was ik niet blij met de virologen, de politici, enzovoorts. Ze hebben allemaal hun rol gespeeld.”

Bruno: “Het schizofrene aan de situatie was dat wij uiteindelijk zelfs na overleg met Horeca Vlaanderen gevraagd hebben om de stekker eruit te trekken én ons steun toe te kennen, omdat dat in elk geval beter was om voor de korte pijn te kiezen mét goede steun, in plaats van pseudo-open te zijn maar voor 200 of 400 man, wat economisch niet relevant is voor onze sector. Volgens mij komen de bedrijven in Nederland er beter vanaf dan hier bij ons. De aanpak van Rutte was bikkelhard, maar effectief. En ook de steunpakketten waren eenduidig. Met die steun konden de mensen aan de slag blijven en konden ze op kantoor nadenken over innovatie. Betaald dus door de overheid omdat je economisch niet rendabel kon werken. Een wereld van verschil.”

Patrick Vermaerke

Bevas is een proactieve en creatieve organisator van events in de breedste zin van het woord. Al meer dan 25 jaar biedt dit full service evenementenbureau hun klanten een innovatieve totaalaanpak voor events, gaande van bedrijfs- en personeelsfeesten naar productlanceringen, roadshows, private events en nog veel meer.

www.bevas.be

Patrick: “Ik zou dat toch iets willen nuanceren. Ik vind dat we in België een goed beleid hebben gevoerd. Maar we hebben veel tijd en energie verloren in het ganse proces. De beslissing had net als in Nederland duidelijk moeten zijn, inclusief de steun die daaraan verbonden is én een barometer die glashelder is. Dat zou veel meer rust hebben gebracht.”

Bruno: “Men heeft inderdaad goed geluisterd naar de sector, maar het heeft veel te lang geduurd. Het maken van het CERM/CIRM (COVID Event Risk Model, red.) heeft zeven weken geduurd! Maar het klopt: mochten ze dat meteen ook gekoppeld hebben aan steunmaatregelen, dan had onze sector deze crisis beter overleefd. De realiteit is helaas dat er rondom die regering een hoop lobbyisten en stakeholders zijn waar men ook rekening dient mee te houden. We hebben als organisatie ongelofelijk veel voorstellen uitgeschreven en nota’s geformuleerd, wetende dat de oplossing uiteindelijk een onderhandelde oplossing zou zijn. En een onderhandelde oplossing is meestal een verzwakte oplossing.”

Tim: “Wat de horeca op zich betreft, mag ik wel tevreden zijn over de aanpak. Het was natuurlijk wel improviseren, want de regels wisselden regelmatig. Maar we hebben telkens snel geschakeld. Onze take-away en delivery draaiden al gauw 7 op 7 en we hadden op momenten tot acht chauffeurs op de baan. Ook voor onze hotelkamers hebben wij oplossingen bedacht, althans op het moment dat dat weer mocht. We hebben de consumenten uiteindelijk kunnen overtuigen om bij ons te komen overnachten, inclusief een gastronomisch diner dat aan de kamer werd gebracht. We hebben weekends gehad die volgeboekt waren.”

Bruno: “De horeca was goed georganiseerd maar jullie hebben wel een unieke positie, er is een enorm draagvlak voor de horeca. Maar het moet gezegd: Matthias De Caluwé had als organisatie een systeem én alle politieke contacten. Hij was dus goed voorbereid. De eventsector was dat niet. Wij waren op dat ogenblik nog niet georganiseerd naar de buitenwereld toe. Via vakfederaties waren wij onder elkaar wel goed georganiseerd.”

STERCK. De Event Confederation is er gekomen ‘dankzij’ de crisis, maar hoe ging dat praktisch in zijn werk?

Bruno: “Weet je, we zijn er pas drie maanden in de crisis achter gekomen dat wij, de eventsector, een grotere economische impact hebben dan die van de landbouw in ons land. Het was iemand van de Nationale Bank in België die ons dat fijntjes wist te melden. Intussen had Matthias De Caluwé alle relevante cijfers al mooi op een rij. Hij had een presentatie klaar met de juiste info over de werkgelegenheid, cijfers over de sociale en maatschappelijke impact, enzovoorts. Zijn inspanning heeft ertoe geleid dat de horeca steun heeft gekregen die boven hun economische gewicht uitstak. Voor alle duidelijkheid: dat is geen verwijt naar de horeca, wel integendeel, maar het was vooral voor ons een signaal om daar iets aan te doen.”

Sector_Bruno_Schaubroeck_Event_Confederation_Tim_Van_Der_Valk_Hotel_Beveren_Patrick_Vermaerke

Patrick: “Ik herinner mij nog dat we een meeting hadden bij Pieter De Crem op Binnenlandse Zaken. We zaten daar met pakweg 18 mensen rond de tafel: de voetbalbond was net buiten, maar daar zaten onder meer de mensen van de bioscoopsector, de cultuursector, de foorkramers, noem maar op. Niemand kende elkaar en toen De Crem vroeg wat we wilden, keek iedereen naar elkaar. Er was onderling niks afgesproken. En daaruit is dan de confederatie gegroeid.”

STERCK. Event Confederation heeft een achterstand goed te maken, zoveel is duidelijk. Maar voor de toekomst hebben jullie nu wel een spreekbuis die de belangen van de sector eenduidig verdedigt. Over de toekomst gesproken: hoe ziet die er voor jullie uit?

Tim: “Op dit moment bekijken we de toekomst positief. Heel veel zaken worden heropgestart en we krijgen terug zicht op feesten en evenementen. Waar we nog geen duidelijk beeld van hebben, is internationaal toerisme. Daar hebben we nog wat vraagtekens maar we vermoeden dat dat op termijn wel terugkomt. Anderzijds vragen we ons continu af of de huidige situatie blijvend is. En of we niet ooit moeten terugschakelen naar eerdere scenario’s. Wat zakelijke events betreft, stel ik vast dat al onze zalen weer verhuurd zijn. Het is trouwens opvallend dat we, van zodra het weer kon, spontaan reservaties binnenkregen.”

Patrick: “Kijk, als er één ding is dat we geleerd hebben, dan is het dat mensen er nood aan hebben om elkaar te zien. Dat zal uiteindelijk de redding zijn van onze toekomst. Kijk, we zitten hier toch ook live samen? Dat is toch beter dan die Zoom-calls?”

Bruno: “Ik denk wel dat mensen nu bewustere keuzes gaan maken. Veel meetings zullen virtueel blijven maar voor externe meetings zullen nieuwe incentives nodig zijn. Je zult de noodzaak moeten creëren om mensen naar je events te krijgen. Velen zijn het intussen gewend om thuis te werken en zijn niet meer geneigd om elke dag naar kantoor te komen.”

Als er één ding is dat we geleerd hebben, dan is het dat mensen er nood aan hebben om elkaar te zien.

Tim: “Wij hebben tijdens de pandemie hybride evenementen georganiseerd. We hadden hier een heuse studio gebouwd met HD-camera’s, noem maar op. In samenwerking met een gespecialiseerde partner uiteraard. We hebben die investering gedaan om nu vast te stellen dat mensen weer gewoon fysiek willen vergaderen. We hebben de studio bij manier van spreken aan de kant geschoven om onze klassieke vergaderzalen beschikbaar te maken.”

Patrick: “Ik geloof evenwel dat dat hybride model wel zal blijven bestaan. Zeker bij internationale congressen stel ik mij vaak de vraag of iemand uit de VS invliegen voor een speech van een uur nog verdedigbaar is. Ik denk dat events waarbij een deel van het publiek live aanwezig is en de rest inbelt of inzoomt of wat dan ook, dat dat een interessant businessmodel kan zijn. Neem een spreker als Al Gore die 5000 personen toespreekt in het Sportpaleis. Welnu, waarom zou je dat niet tegen een bepaalde kost uitzenden?”

Bruno: “We hebben de pro’s en contra’s van ons wel of niet fysiek te mogen verplaatsen de laatste twee jaar goed leren kennen. Het zal dus van de inhoud van zo’n evenement afhangen of je daar al dan niet de verplaatsing wil voor maken. Het zal echt op maat moeten, want als je een programma voorgeschoteld krijgt waar maar een heel klein deel voor jou relevant is, waarom zou je er dan fysiek naartoe gaan?”

Tim: “Dat is in de horeca niet anders. Wij voorzien in een totaalbeleving want ‘gewoon een bar’ of ‘gewoon een hotel’, dat is iets dat we bij Van der Valk al een tijdje achter ons hebben gelaten. Dat is dan wel niet gepersonaliseerd, maar het is wel een aanbod waarin we ons onderscheiden van de concurrentie.

We bieden verschillende restaurantconcepten onder één dak, in onze kamers is er ruime keuze, we hebben escape rooms, er is een uitgebreide wellness met zwembad, noem maar op.”

Bruno Schaubroeck

Event Confederation is opgericht in volle COVID-19-crisis, met als ambitie de krachten van alle Belgische spelers in de ‘live’ sector te bundelen. Ze vervangt zowel de informele Alliantie van Belgische Event Federaties als Confederation Events, opgericht door BESA en Febelux met het oog op het bekomen van een Paritair Comité voor de ganse eventsector.

www.event-confederation.be

STERCK. Is de sector nog enthousiast? Vind je nog de juiste mensen? Want vele medewerkers zijn intussen met de noorderzon vertrokken.

Bruno: “Ik ken dynamische mensen die mij ontgoocheld hebben, maar ik ken ook mensen waarvan ik niet kon vermoeden dat ze met zoveel verbetenheid hebben gevochten om te overleven.”

Patrick: "De coronacrisis heeft ook een opportuniteit met zich meegebracht dat jonge enthousiaste mensen zich aanmelden om in deze sector te stappen. Het is nu een kwestie van hen te coachen en op te leiden en hen de mooie kanten van onze sector te laten zien."

Tim: “Herkenbaar. Bij ons is ook veel volk vertrokken. Ik heb hier nogal wat afdelingen zoals keuken, zaal, housekeeping, technische diensten, enzovoorts. Het was niet zo dat er hier plots een leegloop was, maar dat ging met mondjesmaat. Dan iemand hier, dan iemand daar. Nu zijn we weer met de heropbouw begonnen en dat gaat moeizaam. De juiste mensen vinden, is niet makkelijk. De afgelopen jaren hebben we meermaals op en af moeten bouwen en dat is best wel vermoeiend en demotiverend voor sommige medewerkers. Het wordt een heuse uitdaging voor veel bedrijven, maar wij doen er in elk geval alles aan om de vacante plaatsen in te vullen. We geven hier zelfs Nederlandse les…”

We zijn met de heropbouw begonnen en dat gaat moeizaam. De juiste mensen vinden, is niet makkelijk.

Bruno: “Ik ben ervan overtuigd dat het oude businessmodel niet meer bestaat. Ook jij (Tim) moet nu meer dan ooit klaar staan voor jouw klanten. Die hebben nu andere eisen en daar moet je snel een passend antwoord op kunnen verzinnen. Ik vergelijk het met de taxichauffeurs van destijds. Die hebben Uber over zich heen gekregen, maar hadden nooit gedacht dat zoiets hen zou kunnen overkomen. Dat proces heeft 10 à 15 jaar geduurd. In onze sector heeft corona op twee jaar tijd voor een gelijkaardige disruptie gezorgd. Wie weer boven water komt, zal wel overleven. Maar wie straks ergens aanspoelt, die mag het vergeten.”

Patrick: “Volledig mee eens: wie old school wil verder doen, die mag het vergeten.”

STERCK. Kortom, het is back to business maar niet back to normal.

Top5 meest gelezen
    Top5 gedeelde artikels