Maakt u ook dagelijks manueel een planning op en moet u die telkens weer bijsturen? Dan weet u intussen dat deze manier van werken een hoge foutenmarge kent en heel veel tijd vraagt. Toch kan het in een digitale en geautomatiseerde wereld veel efficiënter en vooral paperless verlopen. Frederik Depuydt van Traxgo legt uit.
Trackingsystemen zijn een handig hulpmiddel om te weten waar uw voertuigen, machines of medewerkers zich op elk moment van de dag bevinden. Nog handiger wordt het wanneer ook de hele planning en administratie eraan gekoppeld zijn. De mobiele medewerker navigeert dan automatisch naar de werkpost, weet exact welke werken hij moet uitvoeren, kan meteen de werkbon laten ondertekenen en een correcte factuur met eventuele meerwerken laten opmaken. “Toen we een eerste versie van onze software ontwikkelden, merkten we dat 'track and trace' al vaker werd toegepast, maar dat de koppeling met het al gebruikte ERP-systeem vaak ontbrak”, zegt Frederik Depuydt, sales manager van Traxgo. “Nochtans vallen net daar de vele voordelen te rapen. Met het nieuwe TraxOne visualiseren de dispatchers zo de hele planning van de mobiele medewerkers.”
Hoe beperk ik de foutenmarge?
Een ERP-pakket laat toe offertes te maken en orders te plaatsen, maar taken inplannen gebeurt vaak nog manueel. “Dan worden agenda’s aangemaakt per mobiele medewerker waarin alle gegevens worden gecopy-pastet. Efficiënt is dat niet, want vaak ontbreken gegevens. Dat leidt tot een hoge foutenmarge”, licht Frederik toe. “Door een planningsoftware te integreren in het ERP-systeem, voorkom je die fouten en verloopt het werk efficiënter. Alles verloopt digitaal en geautomatiseerd. De hele papierwinkel wordt dan direct ook overbodig. De technieker weet meteen welke en hoeveel producten hij moet installeren. Heeft hij nog een extra kabel nodig, bijvoorbeeld, dan kan hij die probleemloos in de software ingeven. Hij kan ook een foto uploaden als bewijs dat alles correct geplaatst werd of hij kan een extra interventie aanvragen.”
TraxOne maakt het mogelijk om bijlages aan opdrachten te koppelen. Zo is het toevoegen van een technische fiche of handleiding kinderspel. Vanop kantoor kan je ook bijstand inroepen, in 'real time'. “Dat koppelt dan terug naar een 'track and trace'-systeem”, zegt Frederik nog. “Waar bevindt uw medewerker zich? Staat die in de file, dan kan je de klant al verwittigen. Die schat aan data analyseren helpt bedrijven om de planning volledig op punt te zetten. Efficiënt plannen helpt absoluut om tijd en geld te besparen. Het werk en de facturatie verlopen sneller, makkelijker en correcter.”