De functionaliteit in bestaande ERP-systemen is vaak onvoldoende om aan de huidige behoeften te voldoen. Dikwijls worden dan nieuwe, losstaande systemen geïmplementeerd die opnieuw geïntegreerd moeten worden. Dat leidt tot een complexe IT-omgeving, met extra onderhoud en kosten, waarin je data moet ontdubbelen en processen moeilijk kan modelleren.
Waar je een ERP-systeem de voorbije decennia vooral ingeschakelde om de interne bedrijfsprocessen te ondersteunen, is er vandaag nood aan een integratie met de buitenwereld. Denk maar aan koppelingen met e-commerce, PIM-DAM-systemen, document management, Office-omgeving, integratie met de systemen van klanten en leveranciers, enzovoort.
Daarenboven worden de eisen naar gebruiksvriendelijkheid, aanpasbaarheid, flexibiliteit en functionaliteit steeds groter. Tot slot evolueren we steeds meer naar een mobiele wereld: de gebruiker is steeds online en wil ten alle tijde de data in het systeem kunnen raadplegen.
Selectieproces
De markt van ERP-oplossingen en -leveranciers is uitgebreid. Een uitgewerkt stappenplan is een must om de juiste keuze te maken. De eerste stap is het samenstellen van een team met betrokkenen uit alle afdelingen, zodat het zeker geen IT-project wordt.
Marktonderzoek
Onderzoek welke oplossingen en aanbieders er op de markt zijn en breng ze in kaart. Voer hier al een eerste selectie uit naar valabele platformen. Dat geeft een longlist van 12 à 18 aanbieders.
Request for Information
Stel een RFI op en stuur die uit naar de gekozen aanbieders. Ga bij het opstellen uit van de AS-IS en de TO-BE situatie. Maak de RFI gestructureerd, met per afdeling/proces de gewenste functionaliteiten. Praktisch bestaat de RFI uit een invulgedeelte en een begeleidend schrijven waar je alle topics beschrijft en meer duiding kan geven bij de vereisten. Splits de RFI op in een functioneel, technisch (UI, security, integratie, customisation, ..) en een systeem (hardware, referenties, projectaanpak, licentie) gedeelte. Geef de ERP-providers een duidelijke deadline waarin je de antwoorden verwacht.
Analyse antwoorden
Analyseer de verkregen antwoorden (high level). Maak dan een eerste selectie waardoor je een medium list van mogelijke oplossingen weerhoudt. Gebruik een eenvoudig evaluatiesysteem met +, - en = om de RFI op alle vlakken (functioneel, technisch en systeem) te beoordelen.
Eerste demo
Nodig de weerhouden aanbieders (een 6-tal) uit voor een demo. Maak de tijdslimiet van de demo voor iedereen hetzelfde, bijvoorbeeld 2 uur, en stel een strakke agenda op. Dat geeft al een goede eerste indruk van de mogelijkheden van de oplossing en van de kwaliteiten van de aanbieder. Na deze demoronde houd je nog een shortlist van 3 à 4 oplossingen over.
Extra vragen en tweede demo
Evalueer de demo’s op functionaliteiten. Maak ook een budgettaire vergelijking en stel een extra vragenlijst op met onderwerpen die niet aan bod zijn gekomen, die onduidelijk waren of die je bij andere aanbieders gezien hebt om deze extra af te toetsen. Zo verkrijg je een shortlist met nog twee partijen waarmee je een tweede demo organiseert.
Keuze
Op basis van dit traject kan je beslissen welke ERP-oplossing het meest geschikt lijkt voor jouw onderneming. Nadat je beslist hebt wie jou de beste oplossing kan bieden, raden wij nog de volgende verdere stappen aan alvorens tot contractonderhandeling, bestelling en implementatie over te gaan. Organiseer een workshop met de betrokken partij. Daarin overloop je de gewenste functionaliteiten en stel je, samen met de aanbieder, een businessproces analysedocument op. Leg, indien mogelijk, een bezoek vast bij één of meerdere referenties in een vergelijkbare situatie als de jouwe. Een nieuw ERP-systeem is voor je bedrijf enorm belangrijk om de uitdagingen van de komende jaren aan te gaan. Ga dus niet over één nacht ijs in je beslissing en besteed voldoende aandacht aan de selectieprocedure.