E-Demonstrations uit Wilrijk zag ongeveer 20 jaar geleden het levenslicht. Het bedrijf specialiseerde zich als logistieke partner voor evenementen en werkt enerzijds rechtstreeks voor eindklanten, anderzijds voor evenementenkantoren.
Het belang van events, marketingacties en beurzen is de laatste jaren enkel maar gegroeid. Het is en blijft één van de meest gebruikte en efficiënte manieren om met klanten of prospecten in dialoog te treden en een relatie uit te bouwen. Mits een slimme aanpak laat het je toe om de juiste boodschap over te brengen aan de juiste persoon. Klinkt allemaal heel eenvoudig, maar in de praktijk is het dat vaak niet. Waarop moet je allemaal letten om een succesvol event op te zetten?
1. Win inlichtingen in.
In de eventsector zijn tal van partijen actief, waardoor het niet altijd makkelijk is om de juiste partner te kiezen. Win daarom informatie in over het bewuste bedrijf, zowel online als rechtstreeks bij bevriende bedrijven. Heb je je keuze kunnen maken, neem dan contact op met het bedrijf en ga eens rond de tafel zitten. Je zal snel merken in hoeverre je zienswijze overeenstemt met die van je mogelijke leverancier.
2. Wat en wie wil je bereiken?
Denk op voorhand na wat je met je event wil bereiken. Bepaal de doelstelling, het ‘waarom’ van het evenement, en bepaal de doelgroep. Wie wil je bereiken met het oog op de invulling van het event? Het effect van een event op sales en marketing is vaak niet te onderschatten. Daarom is het zeer belangrijk dat de waarom en de wie uitgaan van de klant. Wij zijn wandelende ideeënbronnen, out of the box-denkers, die maar al te graag aan de slag gaan met de informatie die je ons ter beschikking stelt. Maar we vinden het ontzettend belangrijk dat onze voorstellen aansluiten bij je bedrijfsfilosofie. Niets erger dan een event op poten te zetten dat niet aansluit bij je identiteit.
3. Denk na over het budget dat je wil spenderen.
Niet alleen het ‘waarom’ en de ‘wie’ is een oefening die je best op voorhand maakt. Ook het budget dat hiervoor kan vrijgemaakt worden, is een belangrijke factor. Het organiseren van een succesvol event hoeft niet altijd handenvol geld te kosten. Het draait namelijk allemaal om de indruk die je wil nalaten op je publiek en welke tools je daarvoor wil inzetten. Het is zeker niet zo dat een event met een groot budget, succesvoller of leuker is dan een event met een beperkter budget. Ook hier is het weer aan je eventpartner om zo creatief mogelijk om te gaan met de middelen.
4. Blijf continu communiceren met je leverancier, maar heb ook vertrouwen in zijn vakmanschap.
Een goede leverancier zou je reeds tijdens de eerste meetings op je gemak moeten stellen. Een event organiseren is een vak en is niet iets wat je overlaat aan een partij waarin je geen vertrouwen hebt. Denk dus in aanloop naar het event op alle vlakken mee. Maar heb wanneer het op de concrete uitvoering aankomt, vertrouwen in je leverancier.