Algemene voorwaarden hebben niet per se de negatieve bijklank die soms aan de ‘kleine lettertjes’ worden toegeschreven. Onder algemene voorwaarden worden schriftelijke standaardbedingen verstaan, die zonder onderhandeling door een partij zijn opgesteld om op regelmatige basis in commerciële transacties als overeenkomst dienst te doen, of om een reeds bestaande overeenkomst aan te vullen of te moduleren.
Algemene voorwaarden komen voor onder uiteenlopende benamingen en vormen. Ook de termen ‘verkoopsvoorwaarden’ en ‘factuurvoorwaarden’ worden te pas en te onpas gebruikt. Bovendien komen ze voor op tal van documenten zoals offertes, bestelbonnen en facturen.
Juridisch verschil
Vanuit juridisch oogpunt is er echter een verschil. Algemene voorwaarden zijn inhoudelijk het meest uitgebreid, en worden in de regel éénmalig en vooraf aan de tegenpartij overgemaakt. Factuurvoorwaarden komen dan weer voor op de achterkant van facturen terwijl verkoopsvoorwaarden op de achterkant van bestelbonnen staan vermeld.
De eigen contractuele positie wordt op relatief eenvoudige wijze versterkt door de aanwezigheid van algemene voorwaarden. Ze laten een onderneming toe om aan de tegenpartij bepaalde, in haar eigen voordeel opgestelde, contractuele bepalingen op te leggen. Bovendien zorgen ze voor een aanzienlijke tijdswinst en kostenbesparing omdat niet telkens opnieuw over deze voorwaarden onderhandeld moet worden. Daarnaast komen algemene voorwaarden ook de duidelijkheid en rechtszekerheid ten goede en dragen zij bij tot de professionele uitstraling van de onderneming.
Wees aandachtig
Algemene voorwaarden kunnen echter ook nadelige gevolgen hebben. Wanneer zij gebrekkig zijn opgesteld en niet afgestemd zijn op de bedrijfsprocessen van een onderneming, kunnen ze geheel of gedeeltelijk vernietigd worden. Het is van cruciaal belang om niet zomaar algemene voorwaarden te kopiëren, maar de redactie zorgvuldig uit te voeren. Het is aan te raden de voorwaarden regelmatig te screenen en ze up-to-date te houden.
Algemene voorwaarden kunnen aanzien worden als de juridische fundamenten van het contractbeleid van elke moderne onderneming. Ze beschermen de zorgvuldige ondernemer voor de kwalijke rechtsgevolgen die contractuele relaties in bepaalde situaties met zich mee kunnen brengen.
Cedric Claes is Legal Advisor bij Alaska Antwerpen-Waasland.