Zakenreizen zitten in de lift

Na jaren boomt de economie opnieuw. De exportcijfers spreken boekdelen. Dat heeft uiteraard ook een effect op het aantal zakenreizen en buitenlandse incentives. We reizen opnieuw vaker. Meer zelfs: we willen meer comfort en efficiëntie en we doen vaker een beroep op zakelijke reisbureaus of privévluchten. Arjan van der Leeden, commercieel manager bij ATPI Corporate Travel Belgium, geeft tekst en uitleg.

Arjan van der Leeden is commercieel verantwoordelijke voor ATPI Belgium en Global Account Manager voor de ATPI Group. Na verschillende managementposities bij SAS Scandinavian Arlines stapte hij over naar ATPI in Belgie. Om hier invulling te kunnen geven aan de lokale strategie, het onderhouden van klant relaties alswel het sales team te coachen vind hij elke dag opnieuw een geweldig mooie uitdaging.

“Waarom zou je alles via een zakelijk reiskantoor boeken als alle vluchten en hotels online te vinden zijn? Dat is de vraag die iedereen zich in eerste instantie stelt”, zegt Arjan van der Leeden. “Het antwoord is simpel. We hebben nu eenmaal toegang tot véél meer vluchten en kunnen daardoor betere prijzen én aansluitingen garanderen. En dat is daarom niet per se duurder. Integendeel. Onze fee van pakweg 4 à 5% heb je snel terugverdiend. We proberen immers zoveel mogelijk meerwaarde te bieden. Op maat van het bedrijf én volledig in lijn met de travel policy. De CEO van een bedrijf mag bijvoorbeeld kiezen uit het volledige aanbod, het middle management krijgt bepaalde restricties opgelegd.”

Buitenlandse stoelen

Een voordeel van ATPI ­Corporate Travel is dat deze zakenreisagent een sluitend wereldwijd netwerk van 100 kantoren heeft. ATPI kan zo vluchtbeschikbaarheden nagaan die niet voor de Belgische markt boekbaar zijn. Hier werd een eigen systeem voor ontwikkelt. Het is ­vergelijkbaar met het kopen van een auto, deze kun je hier in Belgie aankopen maar dat kan ook in Duitsland of Polen voor geheel andere prijzen. Het gaat om hetzelfde product en ­kwaliteit. Airlines sturen op eenzelfde wijze per land de prijzen. ATPI gaat steeds op zoek naar de beste optie voor haar clienten en zo kunnen reizigers comfortabel reizen met gekende airlines maar tegen aantrekkelijke tarieven. Ook de ­traditionele checks worden nog gedaan door het team en zo kan het gebruiken van een minder gekende luchthaven of airline een groot verschil maken. Wie toch nog twijfelt nodigen wij uit om volledig vrijblijvend eens een test-boeking via ATPI Corporate Travel team in Belgie te laten verlopen.”

Ontzorgen 

Nog een andere reden om met een zakelijk reisbureau in zee te gaan? “We helpen met huurwagens, hotels en visa. Je hoeft je zelfs geen zorgen te maken over eventuele transfers, vertragingen, stakingen, afgelastingen en andere ongemakken. We werken bij ATPI bewust zonder een callcenter. Dat betekent dat je altijd een vertrouwd persoon aan de lijn krijgt. Ook bij calamiteiten. We denken mee en zoeken naar oplossingen. We boeken proactief tickets om of gaan op zoek naar alternatieve vluchten. En dat allemaal voor dezelfde transactiekost.”

Track and trace

Sinds de terreuraanslagen is die persoonlijke service nog meer gegeerd. “We hebben zelfs verschillende formules waarmee je als zaakvoerder 24/7 kunt achterhalen waar je medewerkers zich in noodsituaties bevinden. Dankzij het ATPI Traveller Tracking System bijvoorbeeld, krijg je een overzicht van je medewerkers op verschillende plekken in de wereld. Is iedereen veilig? Per locatie krijg je een risk level te zien. Je kunt via dit systeem zelfs communiceren met je medewerkers via sms en email. Zulke toepassingen geven zowel bedrijfsleiders als medewerkers een soort peace of mind.”

DE TOEKOMST VAN ZAKENREIZEN
 
De zakenreisindustrie zal in de toekomst nog meer op digitalisering focussen om het leven voor reizigers zo makkelijk mogelijk te maken.

Een overzicht:

• Je krijgt bakens op luchthavens zodat je weet waar je moet zijn.
• Je checkt altijd en overal mobiel in.
• Je krijgt wegwijzers in transferzones via artificiële intelligentie.
• Je koffer heeft een smart tag zodat je altijd weet waar hij is.
• Je smartphone doet dienst als sleutel voor je hotelkamer.
• Wifi tijdens je vlucht wordt de normaalste zaak van de wereld.
• Chatbots regelen automatisch een nieuwe vlucht als je meeting uitloopt.
• Je virtuele assistent boekt automatisch een (hogesnelheids)trein zodra je een afspraak in je agenda noteert.

Minder businessclass, meer lounge access

Een zakelijk reiskantoor is zowel voor kmo’s als multinationals geschikt. “Eigenlijk werken we voor elke reiziger die simpelweg niet in een callcenter terecht wil komen bij eventuele vragen of problemen. Sinds de aanslagen merken we een stijging van klanten die ontzorgt willen worden en meer activiteiten bij ons onder brengen. Uiteraard wordt er ook meer gevlogen dan enkele jaren geleden”, zegt Arjan van der Leeden. “Toch is het een verkeerd denkbeeld dat elke zakenreiziger in businessclass vliegt. Wat wel opvalt, is dat reizigers hun pakket zelf willen samenstellen: ze geven aan met welke maatschappij ze al dan niet willen vliegen en delen ook hun stoelvoorkeur mee. De carriers uit het Midden-Oosten hebben daar voor een groot deel voor gezorgd. Ze hebben zoveel verschillende opties in het leven geroepen en de reiziger bewust laten worden dat hij zelf kan bepalen hoe hij of zij graag vliegt. Zelfs op het vlak van maaltijden is er vandaag héél veel mogelijk. Heel wat maatschappijen houden rekening met voorkeuren, allergieën en intoleranties.”

Ook opvallend is dat lounge access wereldwijd populairder is. “Logisch, dat verdient zichzelf immers snel terug. Als je voor het opstijgen nog wat wilt werken, kun je wat gaan eten en gebruikmaken van het wifinetwerk van het restaurant op de luchthaven. Daar ben je dan al snel 25 euro kwijt en je zit in een lawaaierige omgeving. Als je iets meer betaalt, kun je in de lounge rustig werken, wat drinken én tegelijkertijd de batterijen van je smartphone en notebook opladen.”

Budget onder controle

 ATPI gaat voor elke specifieke reis op zoek naar de beste verhouding op het vlak van prijs en kwaliteit en houdt de wensen van de reiziger altijd in het achterhoofd. “Is het budget erg krap? Dan onderzoeken we bijvoorbeeld of we die dure ticketprijs kunnen vermijden door de avond voordien al te vliegen.”

Spendeer je op jaarbasis flink wat budget aan ­zakenreizen? ATPI Corporate Travel ­analyseert het reisgedrag en -budget van je onderneming tot in de puntjes. “De tool ATPI Analytics is hiervoor ideaal. Je krijgt ­duidelijke inzichten en volledige transparantie. Het geeft zoveel meer dan het totale kostenplaatje per jaar. Het laat toe om beter te budgetteren en besparingen te identificeren. Voor enkele klinkende namen uit de automotive ­sector en olie-sector mochten wij de reiskosten analyseren en ­uiteindelijk fors reduceren.” 

TravelHub

 Om je zakenreizen zelf te boeken en alles netjes te beheren, heeft ATPI een zogenoemde TravelHub ontwikkeld. “Dat is een gebruiksvriendelijk dashboard waarmee je het volledige end-to-end reisproces beheert. Van reisaanvragen en boekingen tot goedkeuringen en analyses. Je krijgt een duidelijk overzicht van de totale kost per trip en per medewerker. In deze TravelHub zit een zogenaamde button waar reizigers veilig haar gegevens en reis-voorkeuren kan ingeven en beheren. Wij kunnen zelfs een Expense systeem integreren waardoor reizigers de reçu van de zakelijk lunch eenvoudig uploaden zodat in theorie nog voordat je vertrekt deze kosten aan de totale reiskosten nota kan worden gekoppeld. “De TravelHub is modulair samengesteld. Dat wil zeggen dat je zelf de opties kiest die je nodig hebt. Van zelf online boeken of reisprofielen opstellen tot uitgaven declareren of duty of care-oplossingen.”

Incentives

 Naast zakenreizen kun je bij ATPI ook terecht voor incentives. “De trend? Het kan niet gek genoeg zijn. Personalisatie is ontzettend belangrijk. En de bestemmingen zijn echt atypisch. We hebben de laatste maanden groepsreizen georganiseerd naar Beirut, Azerbeidzjan en Tadzjikistan. Uiteraard is Lapland bij heel wat bedrijven ook nog in trek, maar zodra de populaire touroperators het aanbieden is het gemeengoed en gaan we op zoek naar andere bestemmingen. Dat is niet om hautain te doen, wel om originele dingen te blijven aanbieden.”

Toekomst?

Een glazen bol heeft Arjan van der Leeden niet, maar de commercial manager is er wel zeker van dat ook hier personalisatie een ontzettend belangrijke rol zal spelen. “Je ziet nu al vaak een persoonlijke boodschap op de spiegel in een hotel. Dat gaan we volgens mij alleen maar vaker te zien krijgen. Bovendien zullen hotels nog meer gaan diversifiëren: kamers voor jonge koppels, kamers voor oudere koppels, een grotere make-upspiegel voor single dames of compacte cabines voor wereldreizigers met een beperkt budget. Wat de vliegreizen betreft: volgens mij gaan de prijzen van de businessclasstickets alleen maar zakken. De luchtvaartmaatschappijen zullen ­goedkopere tickets aanbieden maar voor een uitgekleed ­product. Wenst men meer elementen/service dan zal er hiervoor een bijdrage worden gevraagd. Om hier steeds de juiste keuze in te maken, denken wij graag mee.”