Vanaf 1 januari 2020 geldt een verbod op het dubbel mandaat en het cascadesysteem in het bestuursorgaan.
Het zijn u wellicht gekende fenomenen. Een natuurlijk persoon zetelt met twee verschillende petjes - als bestuurder in eigen naam én als vaste vertegenwoordiger van een andere bestuurder-rechtspersoon - in het bestuur van een vennootschap. Of een bestuurder-rechtspersoon duidt eerst een andere rechtspersoon aan als vaste vertegenwoordiger, die op haar beurt een natuurlijke persoon als vaste vertegenwoordiger aanduidt. Met ingang van 1 januari 2020 verbiedt het nieuwe Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen voormelde gangbare praktijken:
• Een natuurlijke persoon kan slechts in één hoedanigheid zetelen in het bestuur van een vennootschap: hetzij als bestuurder in eigen naam, hetzij als vaste vertegenwoordiger van een bestuurder-rechtspersoon.
• Een natuurlijke persoon kan niet de vaste vertegenwoordiger zijn van meerdere bestuurders-rechtspersonen in één vennootschap. Een vaste vertegenwoordiger dient per definitie een natuurlijke persoon te zijn. Het is dus niet langer mogelijk om een rechtspersoon aan te stellen als vaste vertegenwoordiger.
• De verplichting tot het aanstellen van een vaste vertegenwoordiger geldt eveneens voor de dagelijks bestuurder van een vennootschap.
Als gevolg van deze nieuwe regels moeten heel wat vennootschappen per 1 januari 2020 op zoek naar nieuwe vaste vertegenwoordigers. De wetgever heeft wel voorzien dat de vaste vertegenwoordigers niet langer benoemd dienen te worden onder de categorieën van aandeelhouders, bestuurders of personeelsleden. Ook andere personen kunnen thans aldus benoemd worden als vaste vertegenwoordiger.
Welke acties ondernemen?
Deze regels traden automatisch in werking vanaf 1 januari 2020 en hebben voorrang op de statuten van de betrokken vennootschap. Statutaire bepalingen die in strijd zijn met deze regels worden vanaf 1 januari 2020 automatisch voor niet-geschreven gehouden. Wat indien men zich niet in regel heeft gesteld met deze regelgeving per 1 januari 2020? Hoewel daarop geen pasklaar antwoord bestaat, lijkt de kans niet onbestaande dat de beslissingen van het bestuursorgaan - dat aldus onregelmatig is samengesteld - aanvechtbaar zijn. Eveneens loopt men mogelijk een risico op bestuurdersaansprakelijkheid. Zetelt u vandaag nog met meerdere petjes in het bestuursorgaan of is uw vaste vertegenwoordiger nog steeds een rechtspersoon? Dan is het uitermate belangrijk dat u ervoor zorgt dat uw bestuursorgaan zo spoedig mogelijk wel correct is samengesteld.