Proactieve langetermijn-
partner

Met 40 medewerkers en 4 vennoten is AccountingTeam in Kontich één van de grotere onafhankelijke Antwerpse accountantskantoren. De accountants en bedrijfsadviseurs houden er een heel eigen aanpak op na om hun klanten zo proactief mogelijk bij te staan. Een sterk gedigitaliseerde werkomgeving is daarbij een belangrijk hulpmiddel. We spraken met de 4 vennoten die samen al 15 jaar een complementair team vormen.

De eigenaars en zaakvoerders van AccountingTeam leerden elkaar zo’n 20 jaar geleden kennen als werknemers bij Auditteam, de voorganger van het huidige AccountingTeam. “We hadden elk verschillende capaciteiten en een kennis die heel complementair was, en er was een goede klik,” legt Caroline Mariën uit. “Samen vormden we een uitstekend team van accountants, belastingconsulenten, bedrijfs- en financieel adviseurs. In 2005 hebben we een managementbuy-out gedaan van de toenmalige eigenaar en zijn we zelf gaan ondernemen. We waren toen met 20 mensen verdeeld over twee vestigingen in Antwerpen en Kontich. We wilden het kantoor graag verder laten groeien door kwaliteitsvolle service te bieden en zagen een aantal zaken die we konden verbeteren voor onze klanten.”

Philip Van Dijck: “Eigenlijk was het een opportuniteit om het kantoor over te nemen maar we hebben daar tegelijk ook flink voor betaald en hard moeten werken om dat te kunnen realiseren. Het hele overnameproces is uiteindelijk in twee fasen tot een goed einde gebracht.”

Rondom klant

STERCK. Jullie hebben van in het begin gekozen voor een structuur waarbij jullie als vennoten dicht bij de klanten staan?

Sandra Lenaerts: “Sommige mensen denken dat ze in een groter kantoor met meer mensen een nummer worden en dat is net wat we trachten te vermijden. We hanteren een persoonlijke aanpak en begeleiden onze klanten in alles wat ze doen. Zelfs in een kantoor van 40 mensen zoals het onze kan dat. We spreken al onze klanten minstens twee keer per jaar. We doen dat proactief, ook in coronatijden via videocalls bijvoorbeeld. Daarvoor nemen we zelf het initiatief. We wachten niet tot de klant een vraag stelt. Dat is de basis van ons concept. Er zijn klanten die je nooit ziet als je ze niet uitnodigt. En je hebt andere waar je frequenter mee in aanmerking komt.”

De snelheid waarop er gehandeld moet worden ligt veel hoger dan 20 jaar geleden.

Geert Dilles: “De kracht van met vier multidisciplinaire en complementaire vennoten te zijn, is volledig anders dan in een klassiek accountantskantoor dat opgebouwd is rond een vennoot-accountant en zijn equipe. Wij hebben het anders aangepakt omdat we elk andere dingen kunnen. Een klant heeft bij ons altijd deskundigen vanuit meerdere invalshoeken aan tafel zitten. Niet alleen die cijferaar of fiscalist. Naast een dossierverantwoordelijk is bij elke klant ofwel Sandra ofwel ikzelf betrokken, maar de dossierverantwoordelijke staat centraal, niet de vennoot. Hij of zij gaat eventueel intern binnen ons kantoor verder op zoek naar de extra kennis die hij/zij nodig heeft. Daarin vullen wij dan aan. Als we een jurist nodig hebben, halen we Caroline erbij, als we een bank nodig hebben vragen we Philip. Maar de dossierverantwoordelijke zit altijd mee aan de tafel en wordt omringd door die bijkomende kennis. Hij of zij is ook het aanspreekpunt van de klant. Dat is een heel andere insteek.”

Caroline Mariën: “De dossierverantwoordelijke kent zijn/haar klant door en door. En tegelijk heeft elke klant steeds ook een vennoot die hij ziet.”

STERCK. Dat vraagt een grote zelfstandigheid van de dossierbeheerders?

Caroline Mariën: “Ja, maar dat maakt het ook boeiend voor hen. Ze worden opgeleid om in die structuur te werken. 

Geert Dilles: “Het is niet voor iedereen gemakkelijk. Je hebt soms heel technische mensen die je moet leren om ook adviseur en een echte gesprekspartner voor de klant te zijn. Maar sinds heel wat jaren is een goede accountant ook een bedrijfsadviseur. Dat wijzigt niet. Wel de snelheid waarop er gehandeld moet worden. Toen we 20 jaar geleden in het vak stapten, bespraken we cijfers die 6 maanden oud waren en dat was normaal. Vandaag is heel veel data geautomatiseerd en bieden we onze klanten een proactieve service en een up-to-date dashboard.”

Caroline Mariën: “Dat is ook het verwachtingspatroon van de klant.”

Klanten krijgen hier antwoorden op vragen die ze initieel niet gesteld hadden.

Digitaal servicemodel

STERCK. Jullie waren bij de pioniers op vlak van digitalisering? 

Philip Van Dijck: “Uiteraard zijn veel kantoren nu met verregaande digitalisering bezig, maar we horen zeker bij de pioniers. Het gaat dan over twee domeinen: de organisatie van het accountantskantoor en het voeren van de boekhouding.”

Geert Dilles: “Bij de koplopers horen heeft voordelen maar ook nadelen. Als je het fout hebt, gaat er een hoop tijd en geld verloren. En als je het wel juist hebt, zeker in technologie, word je vroeg of laat ook ingehaald omdat die technologie een ‘commodity’ wordt. Andere kantoren kunnen een inhaalbeweging maken die veel korter duurt dan de inspanning die je zelf hebt moeten leveren. Als je iets op poten zet dat nog niet bestaat kost dat ook behoorlijk wat geld en tijd. Voor een kmo is dat niet gemakkelijk. Wie meer kapitaal heeft kan versnellen.” 

Caroline Mariën: “Als digitale pionier ben je voor een stukje ook mee proefkonijn van de softwarehuizen en help je hen om die software op punt te stellen.” 

STERCK. Hoe hebben jullie die digitaliseringsslag aangepakt?

Geert Dilles: “We doen niet anders dan waar 80 procent van de markt mee bezig is. Maar de invulling is wel anders. Een eerste stap is zorgen dat er geen papier meer aan te pas komt doorheen het hele proces. De klant bezorgt zijn boekhouding digitaal via een platform waarop hij uploadt. Dan is het aan ons om dat proces digitaal te houden en alles zo snel en efficiënt mogelijk en met zo weinig mogelijk menselijk ingrijpen in de boekhouding te verwerken. Volledig automatisch is dat vandaag nog niet. Er is altijd een menselijke check-up nodig. Vervolgens start bij ons intern het proces. We bezorgen de klant een eerste ‘kickback’ van informatie die voor hem relevant kan zijn. Hij krijgt in een dashboard een overzicht van openstaande klanten, leveranciers, of andere zaken die relevant zijn. 

Zodra alles in de boekhouding zit start een tweede digitaal proces. Dan doen we een aantal audits en controles. De gegevens worden in een nieuw platform gestoken en vervolgens verwerkt om zo te komen tot een balans. Er is op dat moment nog geen blad papier aan te pas gekomen. En van daaruit connecteert dat platform met de overheid en allerhande software om de jaarrekening in te dienen, aangiftes te doen, .... Ook het tekenen door de klant zal in de toekomst digitaal gebeuren. We maken het de klanten zo gemakkelijk mogelijk door alle informatie snel en overzichtelijk beschikbaar te stellen. Al deze zaken kan je als accountant tegenwoordig realiseren met een uitgebreide keuze aan software. Dat was in onze eerste jaren wel wat anders.” 

Als je alles digitaal doet kan je overal werken. Maar thuiswerk heeft natuurlijk ook andere dimensies.

Philip Van Dijck: “Het is een misvatting dat wij niets meer te doen hebben en gewoon de klant zijn boekhouding automatisch verwerken en een factuur sturen. Er gebeurt nog een stuk manueel. En die software kost ook handenvol geld. Dat is vandaag nog geen win voor ons. Je kan in onze resultaten zien dat we als kantoor nog groeien zonder bijkomende mensen aan te werven. Maar de IT-kost stijgt sneller dan de arbeidskost.”

Proactief adviseren

STERCK. Hoe vullen jullie je rol als bedrijfsadviseur in?

Geert Dilles: “Proactief is een modewoord dat iedereen gebruikt. Maar we staan ervoor om dat woord terug in te vullen zoals het bedoeld is.”

Sandra Lenaerts: “We nodigen onze klanten proactief uit voor een tussentijdse balans om te kijken waar ze naartoe evolueren naar het einde van het boekjaar toe. We luisteren waar ze mee bezig zijn en waar ze bijkomende informatie nodig hebben. Vaak hebben ze iets in hun hoofd en komen ze daar niet mee naar ons. Maar als je ze hier hebt, kan je daarop inspelen.” 

Caroline Mariën: “Veel klanten verwachten minder advies dan ze van ons krijgen. Eens ze hier aan tafel zitten, krijgen ze vaak antwoorden op vragen die ze initieel niet gesteld hadden. Dat is net onze toegevoegde waarde. Zo kunnen we advies geven, niet alleen over wat ze kennen, maar ook over wat ze niet kennen. En we gaan zelf zoeken wat interessant is voor hen.”

Philip Van Dijck: “Die proactiviteit organiseren we ook voor de kleinste dossiers van eenmanszaken en dergelijke. We zien letterlijk elke klant minstens elke 6 maanden. En uiteraard ligt die periodiciteit voor middelgrote en grote kmo’s een heel stuk hoger. Zij voeren vaak zelf een boekhouding maar daar gaan we bijvoorbeeld op maandbasis mee naar het managementteam om advies te geven. Of we rapporteren per kwartaal.”

STERCK. Wie zijn jullie klanten?

Sandra Lenaerts: “Van eenmanszaken tot grote kmo’s. We werken voor alle sectoren behalve deze waar we te weinig kennis van hebben of minder vertrouwen in stellen zoals de landbouw, de diamant en de horeca. In de horeca hebben we alleen ondernemers als klant die hun horecazaak leiden als een bedrijf.”

Hoe langer je wacht met digitalisatie, hoe groter de drempel wordt.

Schaalvergroting

STERCK. Intussen gaat de schaalvergroting in de sector verder. Kleinere kantoren gaan op in een groter geheel of moeten samenwerken?

Geert Dilles: “Die schaalvergroting is al een tijd bezig. Een kleiner accountantskantoor heeft het niet gemakkelijk en zal het nog moeilijker krijgen. Dat heeft met twee dingen te maken. In de eerste plaats is er de wetgeving waaraan je als kantoor moet voldoen voor alle erkenningen en dergelijke. Dat is veel werk en als klein kantoor kan je dat moeilijk allemaal zelf dragen, ondanks dat het instituut (IAB) daar flink in helpt. Ten tweede neemt de complexiteit van ons vakgebied exponentieel toe. Je kan dat onmogelijk allemaal alleen behappen. Ofwel heb je mensen die heel aanvullende competenties hebben, ofwel heb je een heel goed netwerk nodig. Kleine kantoren met één of twee mensen redden dat niet.” 

Philip Van Dijck: “De toenemende digitalisatie is voor mij een derde reden. Voor heel wat kleine kantoren is dat een grote stap om te zetten. We hebben al een paar keer met een kantoor gepraat over een mogelijke samenwerking of overname maar stellen vast dat velen op het vlak van digitalisatie nog nergens staan en blijven wachten. We zien dat zelfs bij iets grotere kantoren. Hoe langer je wacht, hoe groter de drempel wordt.”

Geert Dilles: “We hebben zelf een goede schaalgrootte om een totaalpakket te kunnen aanbieden. Bepaalde specialismen hebben we niet in huis zoals bijvoorbeeld transferpricing. Dat is heel gespecialiseerde materie. Als we dat tegenkomen gebruiken we ons netwerk om die kennis in huis te halen. Maar van de totaliteit van vragen kunnen we meer dan 90 procent behandelen. Dat houdt de kwaliteit en snelheid van onze dienstverlening op het juiste niveau. We moeten er wel over blijven waken waar onze klanten naartoe gaan om te zorgen dat we onze dienstverlening daarop blijven enten. Dat heeft ook te maken met hoe je bijvoorbeeld met je klanten communiceert en aan hen rapporteert. En we moeten de juiste aanvullende competenties in huis blijven halen. Die gaan in de toekomst wellicht niet van juridisch-fiscale aard zijn, maar dat zullen IT’ers zijn. We hebben nu één voltijdse IT’er in huis, maar IT is heel breed. IT helpt ons om met de huidige mensen verder te groeien. Die evolutie zie je ook bij de heel grote accountantskantoren.” 

Philip Vandijck: “Het is een rare vaststelling dat we op termijn bijna evolueren naar een IT-bedrijf met een aantal gespecialiseerde bedrijfsadviseurs.” 

Geert Dilles: “De vraag van ons en onze klanten is vooral hoe we (niet-)financiële informatie kunnen samenbrengen om daaruit conclusies te trekken. We zoeken de IT-oplossingen en -mensen die ons daarmee kunnen helpen. Zo willen we op termijn komen tot dashboards op maat van elke klant.”

Thuiswerk

STERCK.  Lukt het om medewerkers aan te trekken en te behouden?

Sandra Lenaerts: “We doen daar heel wat inspanningen voor. Zo hebben we bijvoorbeeld ons kantoor een heel nieuwe inrichting gegeven en onze Bar d’Office vergroot en warm ingekleed om een thuisgevoel te creëren. En toen kwam corona… We zijn in sneltempo moeten overschakelen op thuiswerken. Gelukkig hadden we vorig jaar net grote investeringen gedaan in cloudtoepassingen en laptops voor iedereen. De overschakeling was voor ons dus niet zo’n groot probleem. Als je alles digitaal doet kan je overal werken. Maar thuiswerk heeft natuurlijk ook andere dimensies. Niet alle medewerkers kunnen dat thuis comfortabel doen met kleine kindjes in de buurt en dergelijke. We zijn daar flexibel mee omgegaan. Het overgrote deel van de medewerkers heeft grote inspanningen geleverd om thuiswerk succesvol te doen slagen. We hebben natuurlijk een deadline-beroep. Onze mensen zijn verantwoordelijk voor hun eigen dossiers en klanten en willen dat ook goed doen.”

Geert Dilles: “Het gevaarlijke van thuiswerk is dat de grenzen tussen thuistijd en werktijd vervagen. Het flexibele werkt niet zo goed in het menselijk brein.” 

Philip Van Dijck: “Je hebt ook mensen die in die vrijheid verzuipen. Ook voor leidinggevende is het een andere manier van werken. Je moet meer vertrouwen gegeven en meer meten. Maar het opent ook opportuniteiten. We hebben nu meer plaats op kantoor. Ik zie sommige bedrijven downsizen in vierkante meters en besparen op hun infrastructuurkosten.” 

Caroline Mariën: “Toen onze mensen terug meer naar kantoor mochten komen, zagen we een opvallende gretigheid om daarop in te gaan. Het brengt meer structuur in je dag en je ziet je collega’s terug.” 

STERCK. Kijken jullie actief naar overnames om verder te groeien?

Geert Dilles: “We tasten de markt af en spreken geregeld met collega’s, maar de match moet compleet zijn, zoals bijvoorbeeld eenzelfde manier van omgaan met medewerkers en klanten. We moeten dezelfde mindset hebben.”

Philip Van Dijck: “We blijven uitkijken naar opportuniteiten en we zijn ook blijvend op zoek naar medewerkers. Maar we leiden ook jonge mensen op tot volwaardige zelfstandige dossierbeheerders en daar hebben we heel goede ervaringen mee.”