“Weer een nieuw registratiesysteem”, dachten Joris De Coninck en Joris Tanghe van Open the Fridge toen ze in contact werden gebracht met InviteDesk. Maar na een half uurtje wisten ze dat het systeem van InviteDesk niet het zoveelste systeem op de markt was. “Dit is iets bijzonder”, voelden we meteen. Sindsdien gebruikten ze nooit nog een ander registratiesysteem dan dat van InviteDesk.
Open the Fridge is een jong bedrijf dat evenementen voor bedrijven organiseert. Van teambuildings tot opendagen, voor evenementen van 10 tot 10.000 gasten, zowel online, fysiek of een combinatie van beiden. Cateraar zoeken, thema’s bedenken, muziekband boeken en een product op de markt lanceren, wat de klant maar wilt.
Overzichtelijk
Om dat te managen, doet Open the Fridge beroep op een online platform van InviteDesk waarmee zij hun evenementen overzichtelijk kunnen organiseren en bovendien nu ook webinars hosten. “Wij gebruiken het als registratietool voor de genodigden van een evenement”, vertelt Joris De Coninck. “Via de tool kunnen gasten hun specifieke wensen doorgeven. Zijn ze vegetarisch? Met hoeveel zullen ze komen? Dat soort zaken zijn erg belangrijk voor ons. Bovendien kunnen we via die tool deze zaken ook eenvoudig aanpassen zonder het overzicht te verliezen.”
En daarin verschilt volgens Joris de tool van InviteDesk met dat van andere systemen. “Vaak zijn die zo uitgebreid dat ze te log worden om mee te werken. Sinds wij InviteDesk gebruiken, hebben we geen ander systeem meer gebruikt.”
“Een mooi compliment”, glundert Mark Van der kinderen, zaakvoerder van InviteDesk. Samen met Jan Heiremans richtte hij het bedrijf op vanuit een gedeelde frustratie. “We komen allebei uit de marketing- en saleswereld en hadden beiden de drang om de zaken anders te gaan aanpakken”, vertelt Mark.
Niets downloaden
Het grote voordeel van het SAAS-platform van InviteDesk is volgens Mark het feit dat klanten niets hoeven te installeren. “Het enige wat ze nodig hebben, is een login en een paswoord”, verduidelijkt hij. “Bovendien is er ook een handige app waardoor je op gelijk welke plaats gebruik kan maken van de tool. Ben je op locatie en moet er een aanpassing gebeuren? Dan kan je die via je smartphone meteen doorvoeren en vergeet het zeker niet te doen.”
Daarnaast houdt de tool ook data bij. Zo kan je eenvoudig weten wie is komen opdagen en: vooral wie niet. “Een evenement is een succes als je de juiste gasten en content samenbrengt. De waarde verhogen doe je door enerzijds een juiste invulling te geven, zoals Open the Fridge dat doet, en wij gaan ervoor zorgen dat bedrijven hun event met de juiste gasten kunnen vullen”, besluit Mark.
InviteDesk
www.invitedesk.com
Open The Fridge
www.openthefridge.events