Je ontvangt wellicht taken via allerlei kanalen: een collega vraagt je die ene prospect te bellen, je ontvangt een e-mail met een opdracht, een klant brieft je telefonisch en via Teams ontvang je de vraag om nog snel dat ene dossier na te lezen. De moeilijkste klus? Alle taken managen! Om te achterhalen met welke opdracht je best start, is één centrale lijst met alle taken – inclusief deadlines en prioriteiten – een must. Het allerbeste nieuws? Als je Microsoft 365 gebruikt, heb je geen extra software nodig. Je kunt in verschillende applicaties taken aanmaken én die centraal in de To Do-app (tip 5!) raadplegen en bewerken.
1. Taken in Outlook
Stuurt iemand je een taak via e-mail maar heb je niet meteen tijd om die uit te voeren? Hou dan je rechtermuisknop ingedrukt en versleep de e-mail naar het taakicoontje (links in de marge, of onderaan in de balk in een vorige versie van Outlook) en kies voor de optie ‘Hierheen kopiëren als taak met bijlage’. Helemaal handig: je kunt de ontvanger nog beantwoorden én een eventuele bijlage hangt meteen ook aan de taak. Wijzig het onderwerp en vergeet geen vervaldatum in te geven. Deze methode is véél efficiënter dan e-mails te vlaggen of terug op ongelezen te zetten. Je kunt de e-mail nu met de backspacetoets archiveren en zo naar een inbox zero streven!
2. Taken in Teams
Als een collega je vraagt om iets te doen via een chatbericht in Teams (wat eigenlijk niet mag als je via de BestBuro-methode werkt!) kun je op de drie puntjes in de rechterbovenhoek klikken. Kies ‘Taak maken’ (of ‘Meer acties / Taak maken’ in een vorige versie van Teams). Wijzig het onderwerp en voeg een vervaldatum toe om je taken later chronologisch te kunnen rangschikken. Handig: de link naar het Teams-bericht van je collega zit in de taak. Zo ga je snel terug en zie je ook de vorige of latere berichten rond dat onderwerp.
3. Taken in OneNote
Notuleer je tijdens vergaderingen in OneNote? Tijdens een meeting komen er ongetwijfeld ook persoonlijke taken op je af. Met de sneltoets ‘Ctrl + Shift + K’ opent er meteen een Outlook-taak met een link naar je OneNote-verslag. You know the drill: wijzig het onderwerp en voeg een vervaldatum toe!
4. Taken in Planner
In de vorige drie tips leerde je taken voor jezelf aanmaken. Werk je met meerdere collega’s aan een dossier of project? Dan is Planner dé tool. Je kunt de webapplicatie gebruiken of Planner aan elk team in Teams toevoegen met het plusteken bovenaan in de balk (Tasks for Planner en To Do). Geef de naam van het tabblad zeker de naam van je team, dus bv. ‘Taken_BestBuro-marketing’. Vervolgens kun je heel eenvoudig taken toewijzen aan alle teamleden. Checklists, opmerkingen en bijlagen toevoegen kan eveneens. Sinds de nieuwe update is het zelfs mogelijk om een terugkeerpatroon in te stellen. Vergeet de vervaldatum niet én hang de juiste medewerker(s) aan de taak!
5. Taken in To Do
Alle taken die je hebt aangemaakt in Outlook, Teams, OneNote en Planner komen handig samen in de To Do-app. Deze tool (Tasks voor Planner en To Do) kun je in Teams hangen in de linkermarge (via de knop met de drie puntjes). Gebruik je liever de losse applicatie of webtool? Kan eveneens! Klik vervolgens door naar ‘Gepland’. Hier komen alle taken mét vervaldatum onder elkaar te staan. Op basis van dit overzicht zie je in één oogopslag waar je prioriteiten liggen om je planning op te stellen!
Wil je de samenhang tussen de verschillende tips zien? Scan de QR-code en bekijk het videofragment. Nog vragen? Contacteer me met al je vragen over efficiënt taakbeheer via goele@bestburo.be. Of schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang elke maandagochtend een tip in je mailbox!