Als mobiliteitsbedrijf houdt astara Western Europe de lijnen met partners en stakeholders graag kort. Daarvoor rekent het jaarlijks op heel wat events die snel en makkelijk worden opgezet met InviteDesk.
In België is astara gekend als importeur van automerken Hyundai, Suzuki, Isuzu, SsangYong, MG, Maxus en Silence. Ondertussen werkt het bedrijf eveneens aan de volgende stap: een elektrificatie van de vloot en het opzetten van mobiliteit met abonnementsformules – het tovert zichzelf om naar een echte mobiliteitspartner. Daardoor komt astara veel en regelmatig in contact met allerhande stakeholders; relaties die worden warm gehouden met behulp van verschillende evenementen.
Nooit zomaar een event
“Sinds ons bedrijf werd overgenomen door astara zijn we op een heel andere manier gaan werken”, vertelt Tamara Veraart, PR & Event Coördinator bij astara Western Europe. “Terwijl we voordien merkgebonden werkten en teams per merk werden ingedeeld, evolueerden we naar een overkoepelende aanpak. Zo ontstonden onze ‘competence centers’. Ik maak zelf deel uit van het PR competence center en sta voornamelijk in voor de organisatie van verschillende events voor verschillende merken. Als je dan niet oplet, raak je het overzicht al snel kwijt.”
Mark Van der kinderen, medeoprichter van InviteDesk, herkent de problematiek: “Elk event heeft zijn eigen doelstelling, insteek en doelpubliek. Bovendien is het nooit zomaar een losstaand gegeven en maakt het steeds deel uit van strategisch relatiebeheer en de marketingstrategie. Om al die bewegende deeltjes dan overzichtelijk te houden, en te zorgen dat ze maximaal renderen, is een tool als InviteDesk van cruciaal belang.”
Auto-matisch overzicht
Naast ondersteuning van de organisatorische workflow, biedt het platform eveneens een totaaloverzicht, vertelt Tamara: “We werken vaak samen met andere departementen in InviteDesk. Vanuit onze account kunnen we dan gemakkelijk het overzicht bewaren. En gezien we eenvoudig zelf automatische flows opzetten, zijn we zeker dat onze partners tijdig de juiste communicatie krijgen en makkelijk kunnen inschrijven op onze events.” “Bovendien biedt het platform opties zoals werken met maximale capaciteiten per tijdsslot voor testritten, directe inzage in dieetwensen voor events met catering, en slimme opties die ons toelaten om tijdens de events aanwezigheden op te volgen. Ook nadien kunnen we onze aanwezigen en prospects zo gemakkelijk opvolgen. Het platform biedt alles voor een sterke ervaring naar onze klanten toe.”
Besparen op tijd en energie
“Daarnaast kan je ook je eigen tickets aanmaken op ons platform met een QR-code die je dan aan de inkom kan scannen”, vertelt Mark. “Maar ook wanneer je als bedrijf tickets hebt voor events waar je zelf aan deelneemt, helpen we onze klanten. In het geval van astara met bijvoorbeeld de Brussels Auto Show, waarbij ze die tickets via InviteDesk verdelen onder hun relaties. Zo kunnen ze makkelijk centraal opvolgen hoeveel tickets nog beschikbaar zijn, wie welk ticket heeft ontvangen, enzovoort – bovendien ben je zo zeker dat elk ticket maar één keer wordt gebruikt. Dat scheelt heel wat aan tijd, energie en vooral opvolging.”
InviteDesk
— invitedesk.com
Astara
— astara.com