Zorgen voor een efficiënte werkomgeving die de productiviteit verhoogt en het welzijn van medewerkers bevordert. Instaan voor een goed functionerende infrastructuur, die problemen en kosten minimaliseert, zodat bedrijven zich op hun kernactiviteiten kunnen focussen en concurrentievoordeel behalen: zo zou je facility management in een notendop kunnen omschrijven. Klopt dat evenwel met wat iemand in deze functie vandaag moet doen? We vroegen het aan vier experts en weerspiegelen hun tips in de tien ‘nieuwe geboden’ van de facility manager.
1. Ontwikkel een strategischduurzaamheidsbeleid
Tanja Barella: ““Waar de taken van de facility manager er vroeger hoofdzakelijk op waren gericht om de operationele efficiëntie van een bedrijf te optimaliseren, wordt hij vandaag erg nadrukkelijk betrokken bij het duurzaamheidsbeleid van zijn werkgever. Zo bekijkt hij welke van de duurzame ontwikkelingsdoelen (SDG’s) van de Verenigde Naties zijn bedrijf kan invullen en is hij de spilfiguur voor de duurzaamheidsrapportering, vooral bepaald door de CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive). Vanuit die hoedanigheid is hij onder meer erg belangrijk bij aspecten zoals energie-efficiëntie, zuinig water(her)gebruik en beheer van afvalstromen.”
Eigenlijk hoort de facility manager thuis aan de onderhandelingstafel van de C-level-functies.
“Het belang van een coherent duurzaamheidsbeleid – op niveau van ‘people’, ‘profit’ en ‘planet’ – kan je eigenlijk niet overschatten, want het heeft een impact op elk aspect van een onderneming. Dat geldt niet in het minst voor de werving van nieuwe profielen. Zeker jongeren hechten bij de keuze van hun toekomstige werkgever erg veel waarde aan diens groene karakter. Dat trekt zich door in het sociale aspect: een veilige, comfortabele werkomgeving, gebouwd op de fundamenten van een positieve bedrijfscultuur, is cruciaal voor de tevredenheid – en de loyaliteit – van elke medewerker. Eigenlijk hoort de facility manager thuis aan de onderhandelingstafel van de C-level-functies. Dat is iets waar we met belfa al langer voor pleiten.”
2. Profileer je als de spin
in het bedrijfsweb
Ferre Verstraete: “Als facility-verantwoordelijke is het je eerste taak om ervoor te zorgen dat het ‘huishouden’ van een bedrijf als een goed geoliede machine draait. Onderhoud van gebouwen, keuringen, alles wat periodiek terugkeert, vergt een piekfijne organisatie. Uiteraard is dat een aspect waar je dagelijks sowieso wel wat tijd aan spendeert, maar als dergelijke zaken accuraat geregeld zijn, ‘koop’ je voor jezelf een tijdbuffer. Die heb je nodig om de hospitality van de eigen medewerkers zo goed mogelijk te verzorgen. Meer dan ooit is het belangrijk dat mensen zich goed voelen binnen een onderneming: het ‘belevingsaspect’ moet op punt staan. Interne medewerkers benaderen de facility-verantwoordelijke met alle mogelijke uitdagingen: iets over de hygiëne binnen de onderneming, een kapotte lamp, een probleempje op de parking, enzovoort.”
Als facility-verantwoordelijke heb je een intense verbinding met de volledige breedte van de organisatie: met Finance, Servicedesk/IT, DPO/Security (Data Protection Officer, red.), teamleads, collega’s en ankerpunten op verschillende locaties.
Tanja Barella
Belgian Facility Association
Sinds november 2017 is Tanja Barella actief als directeur bij belfa (Belgian Facility Association). Voor ze bij belfa terecht kwam, was Tanja onder meer actief als Market Senior Sales Manager bij Marriott Hotels in Brussel. Daarna verdiende ze haar strepen bij Manpower Group, als Business Developer en National Account Manager. Binnen belfa coördineert ze onder meer veel extra inspanningen om mensen naar dit specifieke beroep te trekken. Young belfa speelt jonge facilitymanagers zoveel mogelijk uit als ambassadeur.
“Eigenlijk zijn wij de spin in het web: we hebben een rechtstreekse connectie met alle bedrijfsniveaus, wat ook nodig is. Wat een kleine verandering lijkt, heeft vaak gevolgen voor zo goed als elk echelon binnen de organisatie. De elektrificatie is daar een goed voorbeeld van. De nieuwe wetgeving verplicht ondernemingen min of meer om hun wagenpark te elektrificeren. Dat begint bij het aankopen of leasen van nieuwe wagens, maar gaat veel verder. Automatisch denk je dan aan eigen laadpalen, maar om die voldoende te kunnen voeden, heb je meer stroomcapaciteit nodig. Gevolg: het bouwen van een nieuwe, of het upgraden van een bestaande hoogspanningscabine. Sowieso betekent dat ook een verandering van het parkeerbeheer, idealiter ook een reservatiesysteem voor de laadpalen, enzovoort. Het illustreert dat één maatregel wel eens een verregaand cascade-effect kan hebben. Vaak ben je als facilitymanager het centraal aanspreekpunt voor het doorvoeren van die veranderingen.”
3. Zie je vastgoed als sleutel voor het strategisch ondersteunen van je organisatie
An Sprenghers: “Hybride werken, de digitalisering en de nieuwe eisen inzake duurzaamheid, hebben ervoor gezorgd dat we ons volledige patrimonium hebben gescreend en een vastgoedvisie ontwikkelden. Dat is nodig om tegen 2040 van een CO2-vrije VDAB te kunnen spreken. We evolueren naar een zo flexibel mogelijk functionerende organisatie, die klaar is voor de huidige en toekomstige arbeidsmarkt. Daarbij is een concentratiebeweging in gang gezet, die uiteindelijk zal resulteren in één loopbaancampus per provincie, ondersteund door lokale filialen of contactpunten bij andere (overheids-)partners, in functie van de lokale behoefte.”
Vernieuwende tools maken ons werk veel efficiënter.
“We vertrekken telkens vanuit de vragen: welk vastgoed hebben we waar nodig? Waar moeten we (fysiek) zijn? Op welke locaties voorzien we opleidingen? Waar hebben we eigen vastgoed nodig? Waar volstaat ruimte bij partners? Per type dienstverlening hebben we een omschrijving van de noden en de inrichting uitgewerkt, met aanpasbaarheid en flexibiliteit als uitgangspunt. We hebben een plan van aanpak voor elk type gebouw klaarliggen, kunnen nu veel sneller schakelen en dus efficiënter werken. Dé opdracht daarbij is: dichtbij onze klanten zijn én drempelverlagend werken, zowel letterlijk als figuurlijk. We moeten vlot bereikbaar zijn voor mensen met een langere afstand tot de arbeidsmarkt en voor mensen met een fysieke beperking.”
4. Maak werk van merkbewustzijn in elk klein detail
Steven Clemminck: “Het grootste gevaar dat je als facilitymanager kan lopen, is dat je je helemaal door operationele activiteiten laat opslokken. Meedenken over de strategie is cruciaal, ook via sterke connecties met de marketing- en de sales-afdeling. Te vaak blijven de waarden van een bedrijf beperkt tot een vermelding op de website, terwijl het erg belangrijk is dat je aan alle mogelijke details ziet waar de onderneming voor staat. Weerspiegel de bedrijfskleuren in het meubilair, de accessoires, de aankleding van elke ruimte. Als klanten, leveranciers of (potentiële nieuwe) medewerkers je gebouwen binnenkomen, moeten ze in één oogopslag weten waar ze zijn. Dat is iets wat ze bijvoorbeeld bij McDonald’s erg goed hebben begrepen.”
“Als je bijvoorbeeld duurzaamheid predikt, moet je dat ook overal zién. Werk dan bijvoorbeeld niet meer met plastic wegwerpbekers, dat komt echt niet geloofwaardig over. Ik hoor vaak dat alleen grote bedrijven er dankzij hun financiële mogelijkheden in slagen om overal die ‘brand awareness’ te creëren, maar het hoeft echt niet zoveel te kosten: elke kmo kan dat aan. Wie dat effectief wil doen, plukt er vroeg of laat de vruchten van.”
An Sprenghers
VDAB
Als (assistent-)manager bij Quick en hoteldirecteur bij Intersoc, deed An Sprenghers haar eerste ervaringen in de facilitaire wereld op. Anno 2024 mag ze een autoriteit in dit vakgebied worden genoemd, nadat ze ook als regiomanager bij Het Facilitair Bedrijf werkte en sinds april 2017 aan de slag is als directeur Facility bij VDAB. Ze was in 2023 genomineerd voor de Facility Manager of the Year en maakt sinds december 2023 deel uit van de raad van bestuur van sectorfederatie belfa.
5. Reik innovatie de hand
An Sprenghers: “Het economisch klimaat, de arbeidsmarkt en dus ook facilitymanagement: het verandert allemaal razendsnel. Voortdurend bijblijven is dan ook een must. Dat kan door opleiding, maar ook door innovatie te omarmen. Vernieuwende tools maken ons werk veel efficiënter. Waterlekdetectie met behulp van AI is daar een goed voorbeeld van: de technische mensen moeten niet meer constant elke meter monitoren, maar krijgen automatisch per kwartier melding van een probleem. Op die manier kan je de efficiëntie gevoelig bevorderen. Ook algemeen gebouwbeheer zal eenvoudiger worden door te werken met BIM-modellen. Dat impliceert minder potentiële bouwfouten en het gebruik van minder, maar juiste materialen. Het zorgt voor veel meer gedetailleerde informatie over hoe een gebouw in elkaar zit en leidt op termijn ook tot vlottere renovaties.”
Wat een kleine verandering lijkt, heeft vaak gevolgen voor zo goed als elk echelon binnen de organisatie.
6. Wees de beste vriend
van de IT-afdeling
Tanja Barella: “Facilitymanagement (FM) heeft een hechte relatie met de HR-afdeling, maar ook de lijn naar het IT-departement is idealiter erg kort. De integratie van nieuwe, vaak digitale technologieën, valt meestal onder het beheer van de FM. Zeker in de toekomst zal technologie nog belangrijker worden, bijvoorbeeld om via chatbots of andere door AI ondersteunde tools een 24/7-service van de onderneming te versterken, zodat die niet langer uitsluitend door mensen moet worden gedragen. De cohesie tussen IT en FM is essentieel om een onderneming optimaal te doen functioneren en de ‘employee experience’ erg aangenaam te maken. Dat behelst een erg brede aanpak, die tegelijk tot in de kleinste niveaus dient te worden uitgewerkt. Stel dat een medewerker een lamp ziet flikkeren of opmerkt dat de koffieautomaat defect is. Vaak weet hij niet waar dergelijke problemen te melden, tenzij op elk toestel een QR-code is gekleefd, zodat hij de bevoegde dienst of leverancier op de hoogte kan brengen.”
Ferre Verstraete
Vanden Broele
Ferre Verstraete werkt sinds vijf jaar voor Vanden Broele. De Brugse onderneming was jarenlang een drukkerij, maar focust zich nu op zijn rol als softwarepartner voor de overheid. Ferre kreeg vorig jaar de onderscheiding ‘Young Facility Manager of the Year’ en ondersteunt mee de werkgroep Young belfa. Die richt zich specifiek op facilitymedewerkers van jonger dan 35 jaar en studenten binnen de richting Facility Management.
7. Kies voor flexibiliteit
en eenvoud
Steven Clemminck: “Net omdat technologie, wetgeving en talrijke andere zaken tegenwoordig enorm vlug evolueren, is het belangrijk dat je organisatie of infrastructuur niet ‘vastgeroest’ zit. Ga daarom op alle mogelijke echelons voor flexibiliteit en eenvoud. Daag architecten uit om voor zoveel mogelijk ruimtes polyvalente inrichtingen te voorzien. Opteer bijvoorbeeld voor flexibele plafonds, waarboven je vrij simpel nog extra kabels of wachtbuizen kunt voorzien. Eenvoudige IT-vernieuwingen zijn ‘plug and play’ en vereisen niet per se een interventie van de… IT-dienst. Om dat mogelijk te maken, moet je voortdurend de markt blijven scannen en telkens voor de meest ‘dummy proof’-oplossing kiezen, ook bij de selectie van leveranciers: als je bij een simpel defect eindeloos gepingpong tussen leveranciers wil vermijden, ga je best in zee met één partij die als ‘one stop shop’ het centraal aanspreekpunt voor een specifiek thema – bijvoorbeeld toegangscontrole – is.”
8. Organiseer een optimale ‘hospitality’
Tanja Barella: “Vaak is de facilitaire dienst verantwoordelijk voor zowel ‘hard facilities’ (infrastructuur voor hernieuwbare energie, laadpalen, de fleet) als soft facilities (alles wat een organisatie nodig heeft in functie van hospitality). Dat laatste aspect is nog belangrijker geworden sinds de coronapandemie. Zo moet de facilitymanager bijvoorbeeld alles voorzien opdat medewerkers thuis, of op een andere locatie, even productief kunnen werken als binnen de bedrijfsmuren. Soms is dat thuiswerken, maar voor veel mensen is dat praktisch onmogelijk, bijvoorbeeld door te jonge kinderen, andere vormen van afleiding of geen mogelijkheid om zich thuis voor het werk af te zonderen. In dat geval kunnen ze bijvoorbeeld gedeeltelijk terecht in een co-workingspace, of in een flex-kantoor van hun werkgever.”
Als je ook uit andermans verkeerde aanpak leert, bespaar je gegarandeerd tijd én geld.
9. Investeer in je netwerk en leer ook uit andermans fouten
Ferre Verstraete: “Het leuke aan deze job is dat andere facility managers geen concurrenten zijn. Integendeel: iedereen heeft intern de taak om ervoor te zorgen dat de (on)zichtbare werken binnen een bedrijf goed geregeld zijn. Dat klinkt eenvoudig, maar het is een hele boterham. Daarom is het zo fijn om af en toe eens bij externe collega’s te rade te kunnen gaan. Hoe doen zij bepaalde zaken? Wat zijn hun ervaringen met sommige leveranciers? Hoe organiseren zij flexwerken? Zeker voor jonge professionals, is de uitbouw van dat netwerk belangrijk. Young belfa helpt hen om de drempel naar het bestaande wereldje van facility-verantwoordelijken te verkleinen en op die manier in de ervaring van talloze anderen te kunnen delen.”
Steven Clemminck: “Ik heb nooit zo veel werk verzet als in het jaar waarin ik het meest ‘buiten’ ben geweest. Zoals Ferre terecht aanhaalt, is netwerken echt onwaarschijnlijk belangrijk. Andere ondernemingen leren kennen, beurzen bezoeken… zorgt ervoor dat je erg veel bijleert en een stuk sneller kan schakelen. Zorg er wel voor dat je met een bepaald doel de baan opgaat: definieer nauwkeurig de uitdagingen waar je tegenaan loopt, zodat je de juiste vragen kan stellen. Ongetwijfeld hebben veel andere facilitymanagers gelijkaardige problemen al opgelost voor jij ermee te kampen kreeg. Leer uit hun aanpak. Iemand omschreef ervaringen recent als ‘de rekensom van de fouten die je in het verleden hebt gemaakt’. Neem ook maar de fouten die anderen hebben gemaakt, mee bij die berekening. Als je ook uit andermans verkeerde aanpak leert, bespaar je gegarandeerd tijd én geld.”
Steven Clemminck
Vlerick Business School
Steven Clemminck begon zijn actieve carrière als IT Manager bij Hudson. Sinds 2005 is hij een fel gewaardeerde kracht binnen Vlerick Business School. Dat dankt hij aan zijn verdiensten als Operations Manager en Executive Coach. Vanaf november 2018 tot 2023 fungeerde hij als part-time Vice President binnen de belfa-board. Vanuit zijn expertise is hij erg onderlegd in facilitymanagement. Daardoor treedt hij ook regelmatig als gastspreker op.
10. Ken je organisatie
An Sprenghers: “Een goede facilitymanager moet uiteraard de eigen organisatie door en door kennen. Als je een diepgaand zicht hebt op de dienstverlening die je onderneming aanbiedt, kan je strategisch meedenken. Automatisch leidt dat tot een vaak verregaande samenwerking met andere niveaus binnen en buiten de eigen organisatie. Zoveel mogelijk connecties maken is dan ook een noodzakelijke voorwaarde.”