Verschillende succesvolle ondernemers merken dat ze tegen de limieten van hun back-office systemen aanlopen door de groei van hun onderneming. Door de historische groei zijn er verschillende oplossingen binnen de organisatie opgezet zoals een Exceltoepassing voor de offertes, een boekhoudpakket, een apart tijdsregistratiesysteem,... Het probleem is echter dat deze tools als eilanden naast elkaar werken in plaats van met elkaar.
Alle gegevens van nieuwe leads worden bijvoorbeeld manueel in een systeem ingegeven, de aanmaak van offertes gebeurt in een ander programma waar dezelfde gegevens opnieuw ingegeven moeten worden, eens het project verkocht is gebeurt de opvolging in nog een ander systeem, … Het heeft heel wat dubbel werk en een grote kans op fouten als gevolg.
De quick-wins om alles te integreren in één back-officesysteem zijn meervoudig.
Geen dubbel werk
Integratie in één systeem zorgt voor minder kans op fouten en een belangrijke tijdswinst. Medewerkers kunnen zich bezig houden met belangrijke zaken in plaats van met repetitieve tijdsrovende administratie. Deze tijd kunnen ze gebruiken voor de klanten en de core-business van het bedrijf waardoor dit een verschil kan maken ten opzichte van de concurrentie.
Krachtige en doorgedreven rapportering
Vermits alle data gecentraliseerd is in één systeem, zijn rapporten in realtime beschikbaar via dynamische dashboards. De leiding van het bedrijf heeft meteen overzicht over alle KPI’s en kan hierdoor veel korter op de bal spelen. Meten is weten. Dankzij de nodige input kan er bovendien snel bijgestuurd worden waar nodig of kan een succesvolle strategie snel uitbreiding krijgen.
Delen van informatie wordt kinderspel
Geen mails meer die verloren gaan of 10 keer opnieuw verstuurd worden. Medewerkers die samen rond een project werken, vinden op één centrale plaats alle relevante informatie terug. Er zit geen “ruis” meer in de communicatie.
Slechts één systeem te beheren
De ervaring leert dat een investering gemiddeld binnen de 6 tot 18 maanden is terugverdiend.
Wouter Van Tichelen van BPM Software ziet tal van redenen om over te stappen naar één centraal back-office systeem.