In veel aanbestedingsdossiers leggen potentiële uitvoerders een andere prijs neer, de ene al flink wat lager dan de andere. Vaak is de laagste prijs een aanlokkelijk criterium om een bepaalde aannemer te kiezen. In de uitvoering blijkt de opdracht echter soms toch duurder uit te vallen. De opdrachtgever staat dan met de rug tegen de muur. Deze meerprijs betalen of een faillissement van de aannemer riskeren? Hoe maak je de keuze voor een betrouwbare bouwpartner?
Het antwoord van Jeroen Maesen, MaMu Architects
Voor de start van een bouwproject is het essentieel om het samenwerkingsmodel vast te leggen. Als de uitvoerder van in het begin gekend is, zal er samengewerkt worden in een bouwteamverband. In het andere geval kiest men voor een aanbestedingsmodel.
Voor de samenwerking in een bouwteam is het vertrouwen van de bouwdirectie in de uitvoerder van essentieel belang voor het slagen van het project. In een aanbestedingsmodel moet in eerste instantie het programma van eisen en vervolgens ook het ontwerp tot in het kleinste detail met de bouwheer doorgesproken en vastgelegd worden. Dit proces is meestal een tijdrovende fase binnen het volledige proces, maar zorgt tegelijkertijd voor een grotere zekerheid nadien.
Valkuilen
Op basis van het voorontwerp kunnen de bouwprofessionals (architect, studieburelen, epb-verslaggever, …) een sluitend dossier opstellen, bestaande uit plannen, meetstaten en een gedetailleerde lastenboekbeschrijving. Dit dossier vormt de garantie voor het handhaven van het vooropgestelde budget. Een gedetailleerde prijsopgave met eenheidsprijzen per post en geen “som-over-het-geheel” zorgen ervoor dat verrekeningen mogelijk zijn bij wijzigingen van de plannen tijdens uitvoering. Deze wijzigingen zijn immers de grootste valkuil voor budgetoverschrijding. Al te vaak worden er tijdens de uitvoering van een project wijzigingen doorgevoerd t.o.v. het aanbestedingsdossier, wat de deur open zet voor meerprijzen. Eens te meer komt de belangrijkheid van een weloverwogen en uitgepuurd ontwerp naar voren.
Je kan uiteraard niet 100% uitsluiten dat een uitvoerder gedurende een project failliet gaat, maar je kan wel een aantal voorzorgsmaatregelen treffen die het risico verminderen. Voor gunning der werken worden best de volgende parameters gecontroleerd: inhoudsplicht RSZ, registratie, achterstand bij de fiscus en de laatste neergelegde jaarrekening. Tijdens de uitvoering is het belangrijk dat uitsluitend verwerkte materialen vergoed worden. De uitvoerder stelt een voorstel tot vordering op, de architect controleert dit en geeft de finale goedkeuring voor het opstellen van de factuur. Op deze manier wordt er enkel betaald voor uitgevoerde werken, zonder financieel risico bij faillissement.
De juiste keuze maak je dus aan de hand van een goed opgesteld aanbestedingsdossier. Dit dossier, aangevuld met een aantal te controleren parameters, is de ideale tool om verschillende uitvoerders te vergelijken. Alvorens dan een definitieve keuze te maken tussen de overblijvers op de ‘shortlist’, raden we aan om steeds enkele referenties op te vragen.