Meer en meer familiebedrijven installeren een raad van advies/bestuur met externen als ondersteuning van hun verdere professionalisering. Koen Hendrix (VKW Limburg) en prof. Wim Voordeckers (Uhasselt) geven vanuit het Limburgs Platvorm Familiebedrijven (LPF) alvast een aantal handvaten mee:
1. Vaak ziet men in de volgende generatie meer nood aan een actieve raad van bestuur/advies als klankbord voor de strategische uitdagingen van het bedrijf.
2. Voor de leden van de raad van bestuur, en zeker de externen, is het waardevol om de waarden van de familiale aandeelhouder te kennen. Dit vergemakkelijkt ook de context waarbinnen de raad van bestuur functioneert. Het organiseren van overleg en communicatie met de familiale governance organen zoals een familieforum zijn daarom belangrijk.
3. De raad van bestuur is verantwoordelijk voor de aanstelling van de gedelegeerd bestuurder en de leden van het topmanagementteam. Een actieve raad van bestuur met externe bestuurders zal dus een belangrijke rol spelen in het opvolgingsproces door het dit te helpen opstarten en objectiveren. Eens de opvolger gekozen is zal de raad van bestuur hem/haar helpen voorbereiden op de toekomstige leidersrol.
4. Zorg voor een goede verzekering voor bestuurdersaansprakelijkheid.
5. Als men een raad van advies installeert, doet men dit best met de bedoeling om op termijn naar een raad van bestuur te evolueren. Dit vermijdt het insluipen van een zekere vrijblijvendheid. Externe bestuurders krijgen een andere soort betrokkenheid in een raad van bestuur dan in een raad van advies.
6. Zorg voor een goede gedragscode met afspraken op het vlak van vergaderfrequentie, agenda, verslag, benoeming van de externe bestuurders, opstellen van de notulen, …
7. Werk met een goed opgestelde agenda waar zuiver operationele beslissingen best weggelaten worden. Opvolgen van de strategie is een belangrijk issue, waaraan best een aparte zitting wordt besteed.
8. Denk steeds goed na welke expertisedomeinen dienen afgedekt te worden in een raad van advies/bestuur en zoek deze eventueel bij de externen/onafhankelijke bestuurders.
9. Externe bestuurders zijn ‘ad nutum’ afzetbaar, m.a.w. men kan te allen tijde afscheid nemen van de externe bestuurder(s) binnen de raad van bestuur. Het dient enkel te worden gepubliceerd. Hier is dus geen sprake van opzegvergoedingen en dergelijke. Via de gedragscode kan men wel een benoemingsperiode voorzien met verlening van het mandaat zodat men ook regelmatig kan veranderen van externe bestuurders in functie van de noodzakelijke competenties.
10. ‘If you give peanuts, you will get monkeys’. Externe bestuurders moeten correct worden verloond voor hun opdracht in functie van de tijd die zij in hun mandaat steken. Maar wees gerust, voor de kmo is dit absoluut betaalbaar. De externe bestuurders zelf, kunnen best dan weer een zekere economische onafhankelijkheid hebben.
11. (Externe) bestuurders in een raad van bestuur worden geacht te handelen in volle transparantie en in het zuivere belang van het bedrijf. Dit vereist dus zeker een onafhankelijkheid en geen belangenconflict. Een goed intake-gesprek is dan ook absoluut noodzakelijk.
12. Bouw zeker een jaarlijkse evaluatie in van de raad van bestuur. Heeft elke (externe) bestuurder nog voldoende toegevoegde waarde? Deze evaluatie geldt evenwel aan beide kanten.
13. Om geen verwarring van ‘petten’ te krijgen, is de uiteindelijke wens om een onafhankelijke voorzitter aan te duiden binnen de raad van bestuur. Hij of zij kan bovendien een goede link zijn naar de familieraad.
14. Een raad van bestuur kan enkel goed functioneren als er volledige openheid en transparantie is. Zorg dat de bestuurders tijdig de nodige informatie ter beschikking hebben zodat de raad van bestuur met kennis van zaken beslissingen kan nemen. Het opbouwen van een cultuur van wederzijds vertrouwen is hierbij cruciaal.
15. Het oprichten van comités binnen de raad van bestuur zoals bijvoorbeeld een auditcomité, een remuneratiecomité of strategisch comité kan de effectiviteit van de raad verhogen. Deze comités hebben een adviserende rol naar de raad van bestuur.
16. Voor een eigenaar/aandeelhouder is het een belangrijke oefening om wel degelijk rekening te houden met de beslissingen van de raad van bestuur (in aanwezigheid van externen, niet-aandeelhouders). Dit vergt een degelijke opvolging van het verslag en een goede verhouding tussen de aandeelhouders en de raad van bestuur. In de praktijk is dit niet altijd even evident.
17. Een actieve raad van bestuur kan een belangrijke stabiliserende factor zijn voor het familiebedrijf door de nodige objectiviteit te brengen in emotioneel geladen onderwerpen. Ze kan bijvoorbeeld een belangrijke mediërende rol spelen bij familieconflicten en het vermijden ervan.
In het najaar organiseert VKW Limburg (via het platform familiebedrijven) samen met Guberna het ABC voor de (kandidaat) externe bestuurder. Dit drieluik staat open voor zowel (kandidaat) (externe) bestuurders als familiebedrijven die nadenken over een actieve raad van bestuur met externen. Voor meer info, mail naar koen.hendrix@vkwlimburg.be.