Zijn bepaalde werknemers vaker ziek dan anderen? Swingt het ziekteverzuim de pan uit? Uw buikgevoel zegt misschien volmondig ‘ja’ (of ‘neen’), maar klopt dat wel?
U hoeft echt geen expert te zijn om zo’n vragen objectief op te lossen. De inzichten liggen bijna letterlijk voor het rapen: vijf eenvoudige stappen helpen u uw personeelszaken cijfermatig te evalueren, op te volgen en dus naar nieuwe hoogtes te tillen.
Wat wilt u meten?
Wat wilt u precies te weten komen en waarom? Een cijfermatige HR-aanpak begint met die vraag. De lijst met mogelijkheden lijkt misschien eindeloos, maar deze zijn niet allemaal even relevant voor uw onderneming. Weloverwogen kiezen wat u gaat meten, is dus de boodschap.
Kies voor een geautomatiseerde aanpak
Personeelsgegevens verzamelen, bijhouden, verwerken, analyseren en rapporteren: manueel is dat een tijdrovende klus. Met de juiste software haalt u een pak meer uit uw payrollgegevens en kunt u, zonder veel extra inspanningen, rapporten aanmaken voor elke parameter en medewerker.
Voorbeeld: Stel dat u merkt dat de voorbije maanden deadlines of leveringstermijnen moeilijker gehaald werden. Wat doet u dan? Iemand extra in dienst nemen?
Vóór u een intuïtief antwoord geeft, neemt u beter uw personeelsgegevens bij de hand. Met een overzicht van prestaties en afwezigheden kunt u gepresteerde uren percentueel afwegen tegen niet-gepresteerde uren. Zo krijgt u een objectief beeld van de bezettingsgraad binnen uw bedrijf.
Plaats cijfermateriaal in perspectief
Cijfers zeggen pas écht iets in relatie tot andere cijfers. Vergelijk uw personeelsdata – van verloop, over absenteïsme, tot uurlonen – met de nationale arbeidsmarkt of met bedrijven uit uw regio, uw sector of van dezelfde grootte. Zo ziet u meteen of uw personeelsbeleid op het juiste spoor zit.
Voorbeeld: Een HR-verantwoordelijke kreeg het gevoel dat veel ervaren medewerkers het bedrijf verlieten. Door dieper in het cijfermateriaal te duiken bleek het verloop zich vooral te situeren bij werknemers met meer dan 10 jaar anciënniteit.
Hierna werd de uurlonen van die groep medewerkers vergeleken met de markt en bleken dat ze lager lagen dan gemiddelde uit de sector. Om ervaren medewerkers te behouden moest het bedrijf dus de verloningspolitiek bijschaven.
Stuur personeelsbeleid gericht bij
U bepaalde wat u wil meten? Check. U heeft een systeem op poten gezet om die relevante parameters te analyseren? Dubbelcheck. Dan staat u nog één iets te doen: volg alles stelselmatig op. Zo kunt u gefundeerde HR-keuzes maken en ziet u of uw beslissingen ook effectief vruchten afwerpen.
Voorbeeld: Misschien denkt u van een bepaalde medewerker dat hij vaak ziek is. Maar is hij vaker ziek dan anderen? En waaraan zou het kunnen liggen? Merkt u soortgelijk verzuim op binnen een afdeling, dan zit de werksfeer er misschien voor iets tussen. Of zijn er leeftijdsgebonden in het spel? Door verzuimpercentages systematisch op te volgen, komt u vaak tot interessante inzichten – tot op individueel niveau – en kunt u daadkrachtig ingrijpen.
Rapporteer in functie van een welbepaalde doelstelling
Zet u uw eerste stappen in rapportering? Probeer dan niet meteen alles cijfermatig te evalueren en beperk het aantal parameters in eerste instantie tot het absolute (en relevante) minimum. Bepaal daarbij een duidelijke doelstelling. Ziekteverzuim in kaart brengen, loonkosten onder controle houden, de verloningspolitiek voor elk medewerkersprofiel optimaliseren: aan u de keuze.