Er komt steeds meer administratie op ons af en onze brievenbus en mailbox puilt ervan uit.
We kunnen zelfs stellen dat er, sinds de e-mail, nog meer post in onze brievenbus valt. Het comfort om snel wat e-mails rond te sturen is voor veel mensen immers vrij groot en men staat niet altijd stil bij het extra werk dat ermee gepaard gaat.
Multi-tasken is voor niemand weggelegd
Er bestaan verschillende testen die aantonen dat niemand in staat is om dezelfde efficiëntiegraad aan te houden bij het multi-tasken. U wordt trager, uw focus neemt af en het resultaat is niet altijd naar wens. Daarnaast laten we toe dat we voortdurend afgeleid worden door storingsfactoren die ertoe bijdragen dat we met het gevoel achterblijven dat we niets gedaan krijgen. Dit is niet helemaal waar, maar het werk zou beter en sneller gedaan zijn als we er gefocust aan doorwerken.
Laat middelen voor jou werken
Veel te vaak gebruiken ondernemers foutieve applicaties als facturatietool, met name Word en Excel. Uiteraard werkt dit ook, maar deze applicaties zijn daar niet voor bestemd. Ze bevatten geen database met klantenbestanden, artikelbestanden en evenmin leveranciersbestanden. En tenzij u manuele lijstjes aanlegt, hebben ze niet de mogelijkheid om snel uw klanten op te volgen of deze aan te manen wanneer de factuur niet tijdig betaald is. Dit maakt het tot een heel tijdrovende bezigheid.
Een goede software is duur, denkt u? Als u weet dat geld vervangbaar is, maakt het één van de goedkoopste investeringen voor een onderneming. Tijd is helaas niet vervangbaar. Steekt u teveel tijd in taken die efficiënter kunnen, dan bekoopt u dat. Het is een kwestie om de juiste software te vinden die aansluit bij uw werkprocessen.
Planning
Is administratie niet uw leukste taak, maar toch een noodzaak? Doe het dan in vaste blokken en plan het in uw agenda. Breng uzelf niet in de verleiding om iets anders te doen. Alles begint bij zelfdiscipline!
Kortom, een efficiënte tijdsbesteding en de juiste werkmiddelen lossen veel op.
Tilly Buelens is zaakvoerster bij Hallinto, gespecialiseerd in secretariaatswerk op maat.