Men vindt het evident dat aandeelhouders bij de oprichting van een bedrijf samen met de notaris hun statuten opstellen. Deze beschrijven hoe de aandeelhouders met elkaar en hun bedrijf willen omgaan. Maar het is ook nodig dat alle familieleden onderling afspraken maken. Want hoe ga je als familie met je bedrijf en met elkaar om?
Dan hebben we het over kwesties zoals aanwerving, ontslag, loopbaan, hiërarchie, communicatie, conflicten, verloning, al dan niet schoonfamilie toelaten in het bedrijf, enzovoort. Zaken die stuk voor stuk de familiale samenhang danig onder druk kunnen zetten. Er is dus ook nood aan een soort van familiale statuten die we beter kennen onder de naam Familiecharter.
Families staan er vaak nog onwennig tegenover omdat ze niet goed weten hoe ze eraan moeten beginnen. Nochtans zal de continuïteit van het bedrijf onder druk komen te staan als familieleden zich ongelukkig beginnen voelen met elkaar. Hierbij enkele nuttige inzichten:
- Een charter opstellen heeft alleen zin als familieleden de intentie hebben om in de toekomst samen te blijven binnen het bedrijf. Als er zich reeds belangrijke familiale problemen voordoen, dan zal het opstellen van een charter dat niet verhelpen. In dat geval moet men beroep doen op een specialist zoals bijvoorbeeld een conflictbemiddelaar, een jurist of een coach.
- Het opstellen van een charter kan je best in een vroeg stadium doen. Liefst in de periode vlak voor de kinderen in het bedrijf actief kunnen worden. Dit heeft het voordeel dat er op dat moment nog geen belangen op het spel staan.
- Het is cruciaal dat er verstandige afspraken worden gemaakt in het charter. Dit houdt in dat ze duurzaam zijn en het bedrijf koesteren als bron van welvaart voor de familie. Het is dan ook belangrijk dat een charter volledig is en anticipeert op alle toekomstige uitdagingen.
- Het proces om tot een charter te komen is voor een familie belangrijker dan de tekst zelf. Door met elkaar te praten en te discussiëren komt men tot een leuk voortschrijdend inzicht. Het opstellen van een charter is trouwens zeer vormend voor de inkomende generatie.
- Sommige families hanteren het motto dat ze hun problemen pas oplossen als ze zich stellen. Maar vaak zijn er dan al betrokken partijen, vervelende precedenten en al heel wat krassen op de familiale ziel. Zo ver mag je het niet laten komen. Ruziënde familieleden maken trouwens medewerkers, klanten en leveranciers onrustig. Een familie met een charter is beter gewapend tegen toekomstige uitdagingen omdat men eensgezind en eendrachtig is.
- In een familiebedrijf bestaan er eigenaardig genoeg van nature uit fundamenteel tegenstrijdige visies hoe je moet reageren in bepaalde situaties. Het is de kunst om een goed evenwicht te vinden tussen deze ogenschijnlijk verschillende visies. Je kan en moet als familie accenten leggen. Dat betekent dan ook dat elk charter anders is.
- Een charter stel je als ouders niet alleen op, maar wel samen met je kinderen. Elk familielid moet mee kunnen nadenken. Sommige families betrekken zelfs hun schoonkinderen erin als ze actief zijn binnen het familiebedrijf.
- Het is belangrijk dat men tijdens het opstellen van het charter niet theoretisch wordt. De chartertekst moet ook in een zeer leesbare en toegankelijke taal geschreven worden. Je moet niet gestudeerd hebben om mee te denken en alles te begrijpen. Dit is een valkuil die men kan vermijden door de juiste methodologie te hanteren.
- Een charter is geen onderdeel van een aandeelhoudersovereenkomst of omgekeerd. Een aandeelhoudersovereenkomst is een apart juridisch document dat uiteraard alleen de aandeelhouders bindt.
- Achteraf is de rol van de voorzitter van de familieraad cruciaal. Het is de taak van deze voorzitter om het charter levendig te houden door inzichten periodiek te herhalen op familiale bijeenkomsten. Hierbij is het zeer wenselijk dat de schoonfamilie kennis krijgt van de inhoud van het charter en de achterliggende logica.
- In de jaren voor de definitieve generatiewissel stelt zich de specifieke problematiek van de bedrijfsoverdracht. Deze materie is echter geen onderdeel van het charter. In een charter worden er namelijk alleen afspraken neergeschreven en tijdens de periode van de bedrijfsoverdracht dienen daarboven op concrete beslissingen genomen te worden. Dit vraagt een andere methodologie en wordt daarom apart uitgeschreven in een Familietraject. Dit is een stap-voor-stap tijdstabel waarin duidelijk wordt gemaakt welke beslissingen er dienen genomen te worden en wanneer. Hierbij zal het bedrijf een laboratorium worden waarbij zaken worden uitgetest op hun haalbaarheid.
- Het Familiecharter en het Familietraject zijn de twee componenten van het behoorlijk bestuur van een familie met een bedrijf. Als je dit verwaarloost ben je niet goed bezig. Als je alleen aandacht schenkt aan je bedrijf en onvoldoende aan je familie, dan kan dit op termijn je familiebedrijf erg schaden.