Klasseren wordt als één van de minst aangename taken binnen de administratie beschouwd. Het roept een beeld op van stapels papier die weken zijn blijven liggen en waar je uren tijd voor nodig hebt om ze weg te werken.
Waar moet je rekening mee houden?
Het doel van klasseren is niet zozeer het opbergen, maar het terugvinden van iets wat opgeborgen werd. Het is dus zaak om een goed opbergsysteem te hebben zodat het je lukt om snel terug te vinden wat je nodig hebt.
Klasseren is zowel een papieren aangelegenheid als een digitaal gebeuren, maar het ene hoeft niet af te wijken van het andere. Beter nog, hoe meer beide klassementen op elkaar afgestemd zijn, hoe gemakkelijker klasseren wordt en hoe minder je erover moet nadenken.
- Hou je privé en professioneel klassement gescheiden. Als je op termijn je bedrijfsadministratie wil delegeren aan een medewerker, dan hoef je je geen zorgen meer te maken over confididentiële persoonlijke documenten.
- Beperk je digitaal klassement tot maximum 10 hoofdmappen. Wees consequent en logisch in het benoemen van die mappen.
- Maak een onderscheid tussen hoofdrubrieken, subrubrieken en subsubrubrieken.
- Wat hoort bij wat? Wat zijn de grootste gemene delers van de honderden documenten en excelsheets die je hebt? Herverdeel volgens je 10 hoofdmappen en voeg eventueel submappen toe.
- Teken eerst je structuur uit voordat je effectief aan het schuiven gaat en het noorden kwijt raakt in de hoeveelheid.
- Niet alle digitale documenten moeten afgeprint worden om te klasseren en niet alle papieren documenten moeten per se ingescand worden om digitaal te bewaren. Maar als je om één of andere reden een document hebt moeten inscannen, dan loont het wel om het digitaal te bewaren. Dat bespaart je tijd als je het achteraf opnieuw nodig hebt.
Klassement, doen jullie dat ook?
Welnee, het is te zeggen; ook wij vinden klasseren niet de meest sexy taak en daarom laten we het ook niet opstapelen. Een uitgevoerde taak betekent tevens klasseren van de documenten. Zo snel mogelijk en op de juiste plaats.