Elke werkgever krijgt vroeg of laat een controleur van een sociale inspectiedienst over de vloer. Of het nu een aangekondigde controle is of een onverwacht bezoek, zo’n inspectieronde brengt stress met zich mee. Dit zijn zaken waar u misschien nog de puntjes op de i moet zetten.
1. Al hebt u slechts één medewerker, een arbeidsreglement is verplicht en moet op uw werkvloer aanwezig zijn. Het is een vertaling van alle rechten en plichten van werkgever en werknemer binnen de organisatie. Verplichte ingrediënten zijn onder meer arbeidsduur en uurroosters, jaarlijkse vakantie en de toekenning ervan, en acties rond welzijn op het werk. Verandert er iets aan die voorwaarden, dan moet u het arbeidsreglement aanpassen en volgens een specifieke procedure bekendmaken aan uw medewerkers. Stelt de inspecteur vast dat uw reglement niet helemaal volgens de regels van de kunst is opgemaakt, dan zult u een waarschuwing ontvangen en moet u het binnen een bepaalde termijn in orde brengen.
2. Stelt u parttimers te werk, dan moet u aan de inspecteur de deeltijdse arbeidsovereenkomsten kunnen voorleggen met daarin het vaste uurrooster. Van de werknemers met variabele uren moet u het uurrooster vooraf uithangen. Afwijkingen daarop houdt u bij in een zogeheten afwijkingsregister. De boetes zijn niet mals in het geval van een inbreuk. In sommige gevallen kan zelfs de betaling van RSZ-bijdragen voor een voltijdse medewerker worden geëist.
3. Ook een check van de individuele rekeningen van uw medewerkersbestand is vaste prik tijdens een administratieve controle. Op zo’n jaarrekening ziet de inspecteur of u minstens de minimum basislonen betaalt en of de lonen en beroepsclassificaties nog overeenstemmen met de realiteit. Blijkt er iets niet helemaal pluis? Dan zal de inspecteur u een regularisatie voorstellen, waarbij hij meestal drie jaar teruggaat in de tijd.
4. Maken uw werknemers kosten om hun job uit te oefenen, dan kunt u hen die terugbetalen op basis van bewijsstukken of u geeft hen een forfaitaire onkostenvergoeding. In beide gevallen moet u bij een RSZ-controle kunnen aantonen dat de kosten die u terugbetaalt, wel degelijk noodzakelijk waren om de job uit te oefenen. Is dat niet zo, dan beschouwt de inspecteur de vergoeding als verdoken bezoldiging en moet u er RSZ op betalen.
5. Worden een wagen, laptop of smartphone ook privé gebruikt, dan is dat een zogeheten voordeel van alle aard waarop medewerkers belastingen en RSZ moeten betalen. Voor wagens komt daar ook nog een CO2-bijdrage bij. Zet u die voordelen daarentegen enkel voor beroepsdoeleinden in, dan moet u dat bewijzen aan de hand van een policy met praktische afspraken die u door uw medewerkers laat ondertekenen.