Op een gemiddelde werkdag noteer je 1.001 dingen die je moet onthouden. Een kort verslag van een onderhandeling met een klant, een goede ingeving voor een toekomstige nieuwsbrief, agendapunten voor de volgende teammeeting, … En dan heb ik het nog niet over alle privénotities, zoals winkellijstjes of cadeautips. Maar één ding lijkt gegarandeerd: als je iets dringend nodig hebt uit die papierberg op je bureau, dan vind je niets terug.
Bij BestBuro gebeurt dat nooit. Want iedereen in ons bedrijf gebruikt het superefficiënte Microsoft-programma OneNote. Voor ons is het een onmisbare tool geworden. En we zijn trouwens goed op weg om daardoor een paperless office te creëren. Een aanrader voor elke kmo of organisatie!
Digitaal notitieblok
OneNote kun je beschouwen als een soort digitaal notitieblok met eindeloos veel mogelijkheden. Je kunt er persoonlijke notities in bijhouden, afgeschermd van medewerkers, maar ook gedeelde notities die iedereen kan raadplegen. Als je je notities in de cloud bewaart, kan iedereen bovendien op elk moment, van overal en vanaf elk toestel informatie opzoeken en aanvullen. OneNote heeft handige sjablonen, waardoor je bijvoorbeeld voor een teammeeting een vaste template kunt gebruiken. Ook foto’s, video’s, URL’s, gekoppelde Excel-documenten en ga zo maar door, kun je bewaren in je notitieblokken. Alles op één plek dus. Heel handig!
Mobiel
De versie op je pc is de meest uitgebreide. Om alle functionaliteiten goed te leren kennen, raad ik je een opleiding aan. Op kantoor kun je het best consequent die uitgebreide versie gebruiken. Maar het handige is dat je bij klanten ook gewoon op je tablet kunt noteren via de OneNote-app. En onderweg naar een afspraak kan je vanop je smartphone snel door je notities bladeren.
Twee seconden
Het allergrootste voordeel van OneNote, vind ik persoonlijk, is dat je alles in twee seconden terugvindt. Via de efficiënte zoekfunctie heb je meteen wat je nodig hebt. Geef toe, een zoektocht in de papierberg of archiefkast op kantoor kan onmogelijk zo snel resultaat geven!