Een budget opmaken is elk jaar opnieuw een moeilijke klus. Zonder budget is het moeilijk plannen, en nog moeilijker op te volgen. En al is het onmogelijk ‘volgend jaar’ te voorspellen, dan nog kan een gedetailleerde inschatting van uw personeelskosten u veel vertellen.
1.Een budget moet binnen de strategie passen.
Het budget moet met heel veel rekening houden, maar vooral met de strategie en met het strategisch actieplan. Het moet de toekomst voorspellen, maar het moet ook als controle-element gebruikt kunnen worden. In veel dienstenbedrijven kunnen de personeelskosten oplopen tot 70% van het totaalbudget. Die kunt u dus maar beter zo accuraat mogelijk inschatten. Er moet wel eerst nagedacht worden of, en zo ja, welk profiel van nieuwe medewerkers u zult aanwerven, of u werknemers gaat vervangen, …
2. Hou rekening met álle beïnvloedende factoren.
Niet alle factoren heeft u zelf in de hand. Een indexaanpassing is daar een logisch voorbeeld van, maar ook nieuwe wetgeving kan voor verrassingen zorgen. En becijfer toch maar ook de zoektocht naar die witte raaf. Wat u wel zelf in de hand heeft, is het afstemmen van decentrale verwachtingen op het centrale budget. Het gebeurt weleens dat een decentrale afdeling extra mensen plant voor volgend jaar, zonder dat dit in het centrale budget is opgenomen. Dergelijke vervelende situaties zijn uiteraard te vermijden.
3. Start solide.
De brutolonen van de werknemers en de socialezekerheidsbijdrage van de werkgevers kennen we. Op extralegale voordelen zoals een groepsverzekering, bedrijfswagen, laptop of gsm kunt u anticiperen, al blijft het een inschatting. Kosten voor aanwervingen, uitstroom en ziekteverzuim moeten eveneens mee in de berekening. Vergeet evenmin de kosten die geen arbeidsvoorwaarden zijn, maar die toch als personeelskost gebudgetteerd kunnen worden: arbeidskledij, opleidingskosten, vakliteratuur, personeelsfeesten, aanwervingskosten, …
4. Neem uw loonkosten constant onder de loep.
Als u uw loonbudget ontrafelt, gaat u best na of en hoe u de lonen kunt optimaliseren. Met een collectieve loonbonus bespaart u bijvoorbeeld al vlug 20 tot 25 procent t.o.v. een klassieke bonus. Zeker nu de jongere generatie iets opener communiceert over zijn salaris, is het voeren van een goed loonbeleid belangrijk voor de interne rust. In een gezonde salarisstrategie zit een duidelijke en transparante lijn. Werkgevers die voor het eerst aanwerven, mikken daar best van bij de start op. Want door een verkeerd loon aan te bieden, kunnen ze zich al op voorhand uit de markt prijzen.
5. Bereken de impact van flexibel werken.
Flexibelere vormen van tewerkstelling en loonvorming maken de prognose van personeelskosten complexer, wat niet per se gelijk hoeft te staan aan duurder. Ook de vergrijzing speelt een aanzienlijke rol: uitstapregelingen en overschakelingen naar een ander werkregime zullen steeds vaker opduiken.