Steeds meer ondernemers kiezen ervoor om met buitenlandse onderaannemers te werken. Veel bedrijven worden geconfronteerd met moeilijkheden om gekwalificeerd personeel te vinden en met een hoge loonkost in België. Anderen zoeken naar een oplossing om de tijdelijke stijging van de werkdruk op te vangen. Rekening houdend met het vrij verkeer van diensten binnen Europa lijken er geen grenzen meer te zijn. Maar hoe eenvoudig is het in de hedendaagse realiteit om met buitenlanders te contracteren?
1. Wettelijke kader in kaart brengen en schriftelijk contracteren
Het is van cruciaal belang om de rechtszekerheid voor beide partijen, opdrachtgever en onderaannemer, te kunnen waarborgen. De rechten en verplichtingen van de partijen, de prijsafspraken en de vrijwaringsclausules om de wettelijke aansprakelijkheden het hoofd te kunnen bieden, worden best opgenomen in een schriftelijke overeenkomst. Denk aan aansprakelijkheid voor sociale en fiscale schulden, aansprakelijkheid voor lonen en risico op sancties indien de vereiste, sectorgebonden meldingen en formaliteiten zoals aangifte van werken of aanwezigheidsregistratie, niet op voorhand in orde gebracht worden.
2. Prijsafspraken
Het doel van alle ondernemers is om winstgevend te zijn. Met welke parameters dient er rekening gehouden te worden? Wat is de break-even kost en een marktconforme prijs? Antwoorden op deze vragen zullen je toelaten om een correcte prijspolitiek te voeren en een win-winsituatie te creëren. Hou er rekening mee dat je onderaannemer de Belgische minimumlonen en arbeidsvoorwaarden moet respecteren. Hij moet ook zorgen voor transport, huisvesting en voeding van zijn werknemers. Onder bepaalde voorwaarden blijven echter de buitenlandse sociale zekerheidsbijdragen en vennootschapsbelasting van toepassing, wat de concurrentiële prijszetting bevordert.
3. De onderaannemer doorlichten
Het is belangrijk om de juiste keuze te maken voor een onderneming met een bonafide karakter. Vermijd postbusbedrijven die geen substantiële activiteiten verrichten in het land van vestiging. Zijn de activiteiten die in België uitgevoerd zullen worden in het buitenlandse handelsregister ingeschreven? Worden gelijkaardige activiteiten in het land van vestiging verricht? Beschikt de onderaannemer over de vereiste registraties en vergunningen? Denk aan het btw-nummer, erkenning als aannemer, milieuvergunningen, BA verzekering, ... Als je ervoor kiest om personeel in te huren, controleer dan of de buitenlandse onderneming in België als uitzendkantoor erkend is. Kies je voor een samenwerking met een zelfstandige? Sluit dan risico op schijnzelfstandigheid uit. Komt je onderaannemer of één van zijn werknemers vanuit een niet-Europees (niet EER) land, dan dient hij over een Belgische verblijfsvergunning en een beroeps- of arbeidskaart te beschikken.
4. Formaliteiten
Een schriftelijk contract is een basis voor de samenwerking, maar bij de start en tijdens de samenwerking dienen bepaalde formaliteiten vervuld en documenten gecontroleerd te worden. Gouden raad is een goede leidraad voor de verantwoordelijken binnen jouw onderneming. De controles die doorgaans uitgevoerd moeten worden, zijn onder andere de Limosa-meldingen van buitenlandse werknemers en zelfstandigen, A1-documenten waaruit blijkt dat de werknemers en de zelfstandigen in hun thuisland sociaal verzekerd blijven, “check in at work”-registratie, de arbeidsvergunning, arbeids- en beroepskaart voor niet-Europeanen, sociale en fiscale schulden controleren, nakomen van verplichtingen ten opzichte van sectorale fondsen.