Elke professional herkent in één oogopslag de icoontjes van de meest gebruikte Microsoft-programma’s: de ‘O’ van Outlook, de ‘X’ van Excel, de ‘W’ van Word en de ‘P’ van PowerPoint. Maar de ‘N’ van OneNote is voor heel wat mensen nog onbekend. En het spreekwoord klopt ook in dit geval: onbekend is onbemind. Jammer, want OneNote is een superhandig programma dat je massa’s tijd bespaart. Hoog tijd voor een kennismaking dus! OneNote is – kort door de bocht geformuleerd – een digitaal notitieblok. Maar dan wel een blok waarin je zó veel structuur aanbrengt en zó handig zoekt, dat je die logge archiefkast of tientallen ringmappen in je kantoor meteen kunt buitengooien. Bij BestBuro houden mijn medewerkers en ik al onze notities bij in OneNote. Iedereen heeft zijn persoonlijke OneNote-blokken, maar we hebben er ook heel wat gedeelde, waarin we samen kunnen werken.
Waarvoor kun je OneNote gebruiken?
- Vergaderverslagen van klantenbriefings of teammeetings (al dan niet op basis van handige vaste templates)
- Projectopvolging met to do’s per persoon
- Brainstorming over nieuwe producten of diensten (waarbij je eenvoudig afbeeldingen, foto’s van geschreven notities, URL’s, voicefiles, filmpjes, Excel-bestanden, … toevoegt)
Het handige aan OneNote is dat het programma perfect samenwerkt met andere Microsoft-programma’s. Vooral de koppeling met Outlook is bijzonder tijdbesparend. Je kunt bijvoorbeeld het verslag van je teamoverleg in OneNote typen en de acties in dat verslag meteen omzetten in Outlook-taken voor specifieke personen tegen een afgesproken deadline.
Dankzij de efficiënte zoekfunctie vind je in OneNote alles binnen gemiddeld twee seconden terug. Geef toe, dat krijg je met geen enkele ringmap voor elkaar. En sinds cloudwerk helemaal ingeburgerd is, is OneNote nog gemakkelijker te gebruiken. Want je kunt je notities nu van overal en op om het even welk moment raadplegen, aanvullen of aanpassen. Op kantoor, bij een klant, onderweg: je hebt je archiefkast vanaf nu altijd bij!