Sinds 25 mei 2018 is, zoals u wellicht al weet, de General Data Protection Regulation (GDPR) in voege getreden. Die regelgeving zorgt voor een betere bescherming van de persoonlijke gegevens van de Europese burger. Ook de bezoekersregistratie, zowel de papieren als de digitale versie, vallen daaronder aangezien de persoonsgegevens van iemand worden opgevraagd en geregistreerd.
Waar moet u rekening mee houden als u uw bezoekers registreert?
- Vraag steeds aan uw bezoeker de toestemming om zijn gegevens te registreren. Dat kunnen volgende gegevens zijn: naam, voornaam, e-mailadres, handtekening, nummerplaat, …
- U dient uw bezoekers steeds te laten weten wat u exact gaat doen met deze gegevens en gedurende welke periode deze gegevens bewaard zullen worden.
- De persoonsgegevens moeten veilig opgeslagen worden. Bovendien moeten ze beschermd worden zodat ze niet verloren kunnen gaan en moet de toegang ontzegd worden voor onbevoegden.
- Vraagt uw bezoeker om achteraf verwijderd te worden, dan moet u tegemoetkomen aan deze vraag.
Hoe kunt u dit eenvoudig aanpakken?
U kunt nog op papier werken, maar dan dient u dus rekening te houden met eerder vernoemde aandachtspunten. Nadeel is wel dat u dan telkens een andere pagina moet voorzien per bezoeker, zodat de gegevens van eerder aangemelde personen niet zichtbaar zijn voor uw nieuwe bezoeker.
Uiteraard kan het nog gemakkelijker. Er zijn tegenwoordig ook softwareprogramma’s die het mogelijk maken om op een eenvoudige en snelle manier uw bezoekersregistratie op orde te houden, én dat volgens de GDPR-regels.
Digitale bezoekersregistratie
Met een digitale bezoekersregistratie heeft uw bedrijf heel wat profijt. Het voordeel van dergelijke systemen is dat, indien gewenst, op voorhand de bezoeken al ingevoerd kunnen worden. Dat zorgt ervoor dat uw receptie een duidelijk overzicht krijgt van de bezoekers (eventueel zelfs opgesplitst per vestiging). U kunt zelf informatievelden aanmaken zodat de gegevens opgevraagd en geregistreerd kunnen worden. Bovendien worden alle bezoekers mee opgenomen in het evacuatieplan, belangrijk in geval van brand.