Tectum Group uit Genk organiseert jaarlijks verschillende klantenevents, seminaries en opleidingen. Om de uitnodigingen te versturen en alles goed op te volgen, gebruikt de expert in constructie van daken, gevels en balustrades sinds kort InviteDesk. Die handige tool van Belgische makelij levert het marketing- en salesteam inzicht én efficiëntiewinst.
Steven Peetermans, Sales & Marketing Director bij Tectum Group, hoorde voor het eerst van InviteDesk via een extern communicatiebureau. “Als bedrijf met meer dan 400 medewerkers en een omzet van meer dan 140 miljoen euro, organiseren we regelmatig evenementen. Maar voor onze marketingafdeling kostte dat altijd veel tijd en moeite: uitnodigingen opstellen, reminders versturen, alles nauwgezet opvolgen … We waren dan ook vragende partij voor een goede automatisatietool”, zegt Steven Peetermans. “InviteDesk stond nog in de kinderschoenen tijdens ons eerste gesprek. Maar het klikte meteen met Mark. Bovendien viel het op dat InviteDesk vooral vanuit de noden van de markt ontwikkeld werd.”
Markt aftoetsen
“Tijdens een verkennend gesprek luisterden we vooral naar de behoeften van Tectum Group. De feedback die we kregen, verwerkten we in de roadmap”, legt Mark Van der kinderen van InviteDesk uit. “Eigenlijk verliep alles vanaf dag één zoals beloofd”, gaat Steven Peetermans verder. “Als marketeer zit je in de driver’s seat. Je maakt op een eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier een save the date, uitnodiging, landingspagina, herinnerings- en bedankmail op. Vervolgens kan de verkoopsploeg mensen uitnodigen en via een app opvolgen wie al ingetekend heeft. Die synergie tussen marketeers en vertegenwoordigers is heel fijn. Dat bespaart ontzettend veel mails en telefoons. Verkoop kan ook op elk ogenblik zelf aangeven of een klant al dan niet aanwezig zal zijn. Het is een grote meerwaarde dat de makers van InviteDesk meedenken vanuit de praktijk. Dat maakt deze tool zo gebruiksvriendelijk.”
Efficiëntiewinst
Naast de efficiëntiewinst en de goede opvolging vinden de marketeers van Tectum Group het ook erg handig dat ze per event praktische info kunnen opslaan. “Bijvoorbeeld de naam en het telefoonnummer van de cateraar”, zegt Steven Peetermans. “Dat bespaart medewerkers tijd om te zoeken naar contactgegevens in hun mailbox. Alle belangrijke informatie staat simpelweg op één centrale plek in hun smartphone. Dat zijn misschien maar kleine dingen, maar ze maken de flow voor, tijdens en na een event veel vlotter.”
Gebruiksgemak
Wie met InviteDesk werkt, kan alles zelf instellen. “We voorzien een korte opleiding, maar daarna is het de bedoeling dat de marketeers alles zelf opmaken”, legt Mark Van der kinderen uit. “Dat is helemaal niet moeilijk. Alles gebeurt eigenlijk aan de hand van gemakkelijk aan te passen templates. Per event kan de marketeer de beelden en tekstuele content in functie van het event wijzigen. InviteDesk is geschikt voor alle bedrijven die jaarlijks minstens één event, seminarie, workshop of training organiseren. De pricing is afhankelijk van het aantal gebruikers en events.”
Meerwaarde op korte termijn
De marketingafdeling van Tectum Group heeft intussen al zo’n dertig events via InviteDesk op de teller staan. “We maken volop gebruik van álle functionaliteiten. Je gasten merken er wellicht niet veel van. Alhoewel … zij krijgen nu standaard een pre-event en bedankmail. Daar hadden we vroeger vaak geen tijd voor”, legt Steven Peetermans uit. “Een andere grote troef is dat je de meerwaarde op korte termijn ervaart. De tool is immers heel snel te integreren en vanaf je eerste event merk je al dat alles veel sneller en beter verloopt. De opkomst is groter, het aantal no-shows kleiner.”