De tijd dat we Excel gebruikten om facturen te maken ligt al een tijdje achter ons, althans voor de meesten onder ons. Toch is het als starter nog steeds een zoektocht in het onbekende voor je het geschikte pakket gevonden hebt.
Veel pakketten moet je installeren op je computer en zijn enkel beschikbaar vanaf dat toestel. Als je van computer verandert, dient heel de database omgezet te worden. Dat vergt meestal de tussenkomst van de softwareleverancier en betekent extra kosten. Tegenwoordig zijn er een aantal cloudpakketten die gewoon via uw webbrowser werken. Dat heeft het grote voordeel dat je van overal aan je documenten kan en dat je niet meer gebonden bent aan één toestel of locatie. Back-up is ook geen zorg meer, want daar zorgt de softwareleverancier voor.
Uitbreidbaar?
Een starter zal in het begin al blij zijn dat hij weg komt met een pakketje waarin je een offerte, bestelling of factuur kan maken. Maar snel komt de vraag om een kassa of webshop te koppelen aan dit systeem of is er vraag naar andere functionaliteiten. Het is dus belangrijk dat je meteen voor een softwareleverancier kiest waarbij je jouw toekomstvisie volledig kan uitrollen.
Voorraadbeheer of niet?
Als je graag een goede opvolging wil van de artikelen in je voorraad, en dus te allen tijde wil weten wat je moet bijbestellen, kan je kiezen voor een facturatiepakket met geïntegreerd voorraadbeheer. Natuurlijk vraagt dat een extra inspanning omdat naast de verkoopfacturen die je al maakt, je ook jouw aankopen moet ingeven zodat de software weet dat er voorraad is bijgekomen. Een magazijnscanner kan het werk verlichten. Verkoop je zelfgemaakte goederen of heb je goederen zonder barcode, dan bestaat de mogelijkheid om barcodes te drukken. Dat is onmisbaar in een softwarepakket.
Kostprijs?
Offline facturatiepakketten kan je kopen met een eenmalige kost, hoewel ze meestal ook een dienst verkopen omdat het onderhoud op deze offline pakketten iets arbeidsintensiever als het op support en updates aankomt. Bij online pakketten betaal je meestal maandelijks of jaarlijks een abonnementskost, de instapkost is dus een stuk lager.