Een geslaagde productlancering, een succesvol seminarie, een interessante opleiding, een spannende voetbalmatch of ander bedrijfsevent doen slagen? Dan is het belangrijk om aantrekkelijke content aan te bieden én de juiste mensen aanwezig te hebben.
Om je klantenevent te laten renderen is het de kunst om de juiste klanten of prospecten uit te nodigen. Dat betekent dat je op tijd moet starten, en niet zomaar last-minute zitjes probeert te vullen. Te weinig inschrijvingen of no-shows leveren niet alleen kosten op, ze zijn ook slecht voor je imago. Om dit te voorkomen zijn er enkele belangrijke aandachtspunten.
Consistente communicatie
Alles start met een goede communicatie. Van de save-the-date en officiële uitnodiging tot en met de bevestiging, heads-up-mail en het bedankje achteraf. Het is ook ontzettend belangrijk om je stijl en branding door te trekken. En je volledige communicatie te personaliseren. Consistente en persoonlijke communicatie verhogen de conversie. Daarnaast is zeer belangrijk dat je alles eenvoudig houdt. Het registratieformulier hou je best zo kort mogelijk. En als je bepaalde informatie over je klanten reeds hebt moet je niet vragen om alles nog eens in te vullen, maar kan je die informatie reeds in het formulier klaarzetten. Met een knop die het event, de locatie en het tijdstip automatisch in je agenda plaatst, voorkom je dat je gasten dubbele boekingen hebben.
Realistische planning
Sta op voorhand even stil bij de planning. Wanneer moet je een save-the-date sturen? En na hoeveel tijd mag je een reminder verzenden? Niemand voelt zich een VIP als hij pas twee dagen voor het event een uitnodiging ontvangt.
Teamwork
Als het over events gaat, wordt meestal enkel in de richting van het marketingteam gekeken. Het is echter zaak om ook de salesverantwoordelijken te betrekken. Zij weten als geen ander wie de geschikte kandidaten zijn per type event. Zij staan immers het dichtst bij de klanten. Een goede samenwerking is dus cruciaal om de juiste klanten of prospecten naar je event te halen.
Inzicht in data
Wie is er al ingeschreven? Hoeveel plaatsen zijn er nog beschikbaar? Heeft persoon x al gereageerd? Als je inzicht krijgt, verloopt de flow een stuk vlotter. Bovendien is het interessant om tijdens het event te weten wie er al binnen is. Bijvoorbeeld via een notificatie op je smartphone. En achteraf moet je gemakkelijk kunnen achterhalen wie er geweest is en wie er weeral niet is komen opdagen. Met die inzichten kun je volgende keer nóg gerichter uitnodigen en te weten komen welk type event het best scoort voor jouw doelpubliek.
Gebruiksvriendelijke tool
Dat vraagt best wat energie en tijd. Zowel van marketeers als salesverantwoordelijken. Want zeker voor die laatsten moet het nagenoeg altijd ‘tussendoor’ gebeuren. Gelukkig zijn er ook handige tools die het werk uit handen nemen. InviteDesk, bijvoorbeeld.