Maatwerkbedrijf De Ploeg uit Sint-Truiden contacteerde FKS voor het eerst in 2012. Eerst om een urenregistratie-app te ontwerpen voor haar doelgroepmedewerkers, enkele jaren later volgde een compleet ERP-systeem. Het resultaat? Efficiëntiewinst én gebruiksgemak.
De Ploeg heeft zo’n 55 mensen in dienst en kan daarnaast ook nog rekenen op een flinke hoeveelheid stagiairs en vrijwilligers. “Heel wat van onze doelgroepmedewerkers doen groenonderhoud voor lokale besturen en bedrijven, anderen staan in voor zwerfvuilopruiming en poetstaken. Tenslotte bieden we ook (logistieke) ondersteuning in productiebedrijven”, verduidelijkt directeur Steven Vandebroek. “Het was vooral voor onze groendienst dat we nood hadden aan een app. FKS luisterde naar onze noden en vertaalde die naar een gebruiksvriendelijke toepassing voor Android en iOS. Zodra alles klaar was, kreeg ik een opleiding. Dat ‘train-de-trainer’-principe was voor deze doelgroep ideaal.”
Erg toegankelijke app
“We hebben de Mobiles at Work-app zo ontwikkeld dat de ploegbazen en doelgroepmedewerkers er heel eenvoudig mee kunnen aangeven wanneer ze starten en stoppen met een activiteit”, legt Gerry Wertelaers van FKS uit. “Vroeger gebeurde dat simpelweg op papier. Ook handig: de medewerkers kunnen een eventueel probleem via de app melden aan de hand van een omschrijving, foto of video. Bovendien zit er ook nog een trackingsysteem in. Op die manier zijn ook de afgelegde kilometers meteen gekend. Andere opties zoals materiaal tracken, werkinstructies opvragen en bestelbonnen ondertekenen, zitten ook in de app verwerkt, maar deze gebruikt De Ploeg nóg niet. Het kan dus eigenlijk nog performanter.”
Compleet ERP-pakket
Enkele jaren na de implementatie van de app, klopte De Ploeg opnieuw aan bij FKS. “Mobiles at Work werkte prima, maar de output was te beperkt omdat we voor de backoffice met verschillende programma’s werkten die niet compatibel waren”, gaat Steven Vandebroek verder. “We besloten daarom om in 2015 over te schakelen naar één ERP-pakket dat perfect samenwerkt met de app. FKS ontwikkelde een systeem op basis van het opensourcepakket ODOO. Concreet betekent dit dat we nu één cloudgebaseerde tool hebben voor de offertes, planning, uitvoering, facturatie en (analytische) boekhouding. Dankzij deze digitale flow kunnen alle betrokken partijen alles perfect opvolgen. Dat betekent niet alleen tijdswinst maar ook veel meer transparantie. Elke gebruiker heeft bovendien zijn of haar restricties. Zelfs onze externe boekhouder heeft toegang. Voor mij als directeur biedt het erg veel voordelen. Ik kan bijvoorbeeld in één klik een financiële stand van zaken opvragen. Ook begrotingen maken, verloopt veel vlotter.”
Modulaire toepassing
“Het voordeel van ODOO is dat het een soort Lego-doos is waaruit je de bouwstenen haalt die je nodig hebt”, zegt Gerry Wertelaers. “En de blokken die niet bestaan, bouwen we zelf. Op die manier kun je betaalbaar maatwerk aanbieden. De Ploeg werkt nu met een behoorlijk uitgebreide versie. De koppeling met de app is een echte meerwaarde. Hierdoor worden de data immers automatisch naar de projecten en facturen overgeheveld.”
Fijne samenwerking
Steven Vandebroek is erg tevreden over de samenwerking met FKS. “Het maatwerk in combinatie met de transparantie en nabijheid is een aangename mix. Ik denk bovendien dat we in onze sector pionier zijn met onze manier van werken. Er zijn niet veel collega’s die nu al zo hard inzetten op digitalisering.”