Wereldwijde dienstverlener voor expats

Een werknemer voor korte of langere tijd naar het buitenland sturen, vraagt flink wat organisatie. Boxx global expat solutions, met hoofdzetel in Hamont-Achel, is erin gespecialiseerd om die zorg volledig over te nemen. Petra Opentij en Pieter Holl namen het bedrijf over na een managementbuy-out, vlak voor de coronacrisis. Ondanks het stilvallen van de reissector blikken ze met vertrouwen vooruit.

Boxx global expat solutions is erin gespecialiseerd om alles te regelen voor bedrijven die mensen over de grens tewerkstellen. Een langdurige uitzending van drie jaar met het hele gezin naar de Verenigde Staten? Een medewerker die tijdelijk in Nederland gaat werken? Of iemand die op projectbasis naar Israël wordt gestuurd? Boxx regelt alles van a tot z.

“Daarvoor hebben we drie afdelingen die nauw met elkaar samenwerken,” leggen Petra Opentij en Pieter Holl, zaakvoerder-eigenaars van Boxx uit. “Binnen de immigration practice zorgen we ervoor dat de werk-, verblijfsvergunningen en visa in orde zijn zodat de mensen legaal in het buitenland kunnen werken. Daarnaast houdt ons team global mobility management & design zich bezig met het hr-beleid. Ze benchmarken met andere bedrijven, maken inkomensberekeningen en stellen uitzendcontracten op. Ze verzorgen ook het opdrachtbeheer. Dat betekent dat ze alle praktische zaken van het grensoverschrijdend werken regelen: van verhuizing tot verzekeringen, van school voor de kinderen tot huisvesting in het buitenland, taaltraining, cultuurtraining … Kortom: alles wat er praktisch bij komt kijken. Onze derde afdeling is bezig met fiscaliteit, sociale zekerheid en payroll. Zo bieden we een heel compleet pakket voor werknemers over de grens, en dat doen we wereldwijd. Het is een geïntegreerd servicemodel.” 

Van start-up tot multinational

STERCK. Jullie nemen meestal het hele pakket voor jullie rekening?

Petra Opentij: “Dat doen we het liefst omdat we dan de grootste toegevoegde waarde kunnen bieden. Als we onze klant volledig kunnen ontzorgen, zijn de teams helemaal op elkaar ingespeeld. Elk aspect van de opdracht kan invloed hebben op een ander. Je kan als bedrijf bijvoorbeeld gebruikmaken van een advocaat die de verblijfsvergunning aanvraagt en van een ander bedrijf dat de verhuizing regelt, maar de verhuisgoederen kunnen vaak niet ingeklaard worden als de verblijfsvergunning niet geregeld is. Bij ons heb je dat allemaal onder één dak waardoor alles op elkaar is afgestemd.”

STERCK. Wie zijn jullie klanten?

Pieter Holl: “We hebben een heel diverse klantenportefeuille van zowel grote multinationals als start-ups die voor het eerst over de grens gaan. En we hebben ook particuliere klanten die altijd expat zijn geweest. Het bevalt hen dat we hun aangifte opstellen en we blijven hen volgen over heel de wereld. We hebben natuurlijk veel Belgische en Nederlandse klanten. Maar ook als één van onze klanten iemand van Brazilië naar China stuurt, doen we de begeleiding. We werken in een model met onderaannemers. Voor al onze takken van dienstverlening hebben we partners in alle mogelijke landen. Dat netwerk noemen we ‘Frame’. We zijn niet aangesloten bij een bestaand netwerk van advocaten of belastingadviseurs maar zoeken onze partners individueel zodat ze optimaal aansluiten bij de behoeften van onze klanten en de beste kwaliteit leveren. Dat netwerk is gedurende 14 jaar opgebouwd. Sommige partners zijn echte collega’s geworden. En de klant heeft Boxx als enige aanspreekpunt. Wij regelen alles voor hen.” 

Persoonlijke approach

STERCK. Een uitzending naar het buitenland is vaak heel ingrijpend voor een medewerker?

Opentij:“Net daarom is onze persoonlijke approach zo belangrijk. Het welzijn van de medewerker en zijn gezin staat centraal. Hij gaat naar een volledig andere omgeving, cultuur en bedrijf en moet goed in zijn vel zitten. Maar omdat hij best veel geld kost voor de werkgever wordt er verwacht dat hij vanaf het allereerste moment goede prestaties neerzet, en dat vaak in een beperkte periode. Iemand die voor zes maanden naar het buitenland gestuurd wordt om even orde op zaken te stellen, moet meteen topprestaties leveren. Dan moeten alle aspecten rond die persoon goed geregeld zijn. We vinden het daarom belangrijk dat onze mensen een gezicht en een stem hebben.”

Een buitenlandse uitzending die mislukt, is ongelooflijk duur en weggegooid geld.

Holl: “Als iemand belt, spreekt hij rechtstreeks met de persoon die zijn aangifte heeft opgesteld of een bepaald advies heeft gegeven. Wij offshoren dat werk niet naar zogenaamde lageloonlanden. Onze klanten ervaren dat als heel positief.”

Opentij: “Bedrijven hebben vaak het idee dat het allemaal niet zo ingewikkeld is, dat de werknemer veel zelf kan regelen. Maar in de praktijk loopt dat anders. Iemand die bijvoorbeeld naar Afrika moet, kan op het internet een huis zoeken. Later blijkt dat dan helemaal geen veilige buurt te zijn. Of misschien wel een goede buurt, maar te ver van het bedrijf af. Wij werken juist met lokale specialisten die de omgeving en de stad kennen. Ze weten waar de juiste winkels liggen, waar de goede scholen en het bedrijf zich bevinden. Op basis daarvan zoeken we de juiste huisvesting. Een buitenlandse uitzending die mislukt, is ongelooflijk duur en weggegooid geld. We adviseren ook over heel praktische zaken zoals een huisdier dat al dan niet mee moet verhuizen. Soms moet je een beetje psycholoog zijn.” 

 

STERCK. Jullie noemen het ook een stukje risicomanagement?

Holl: “Een lokale hr-persoon weet vaak heel goed hoe het in België werkt. Maar zodra iemand over de grens gaat, is dat een heel ander verhaal. We beperken het risico dat er fouten gemaakt worden, bijvoorbeeld op het vlak van loonaangifte of sociale zekerheid. Daarin hebben we een toegevoegde waarde. En we kennen de weg naar de juiste mensen in het buitenland om mee samen te werken. We opereren in een specifieke niche van de fiscaliteit en de sociale zekerheid. Bij een internationale verhuizing komt heel veel kijken, en dat wordt vaak onderschat.”

Opentij: “Er zijn landen waar nog in de wet staat dat je effectief stokslagen kan krijgen als je er zonder werkvergunning actief bent. Je wil je medewerkers niet in zulke situaties plaatsen. Als werkgever heb je een verplichting naar je werknemers toe om alles goed te regelen.”

STERCK. Jullie kenden een mooie groei tot nu toe? 

Opentij: “Boxx is in 2006 opgericht door de vorige eigenaar in het huis naast het zijne met één werknemer. Tien jaar later tellen we 42 medewerkers. Dat betekent natuurlijk dat je ieder jaar een groei meemaakt, met regelmatig een verdubbeling van de omzetcijfers. Maar winst is niet het belangrijkste. We willen in onze niche gewoon een heel goed product leveren. De groei toont wel het succes van Boxx. Je kan onze diensten elders in kleine stukjes krijgen, maar niet zo georganiseerd onder één dak zoals bij ons.”

Management buy-out

STERCK. Jullie hebben begin dit jaar het bedrijf overgenomen via een managementbuy-out. Hoe is dat verlopen? 

Opentij: “Ik ben fiscaliste van opleiding en heb altijd in het expatwereldje gewerkt bij grote spelers zoals PWC en EY. Begin 2015 heb ik de overstap naar Boxx gemaakt om hier de fiscale praktijk aan te sturen. Eind 2017 heeft de eigenaar mij gevraagd of ik het bedrijf operationeel wilde runnen. Ik kwam oud-collega Pieter opnieuw tegen en hij heeft de fiscale praktijk van mij overgenomen, zodat ik mij volledig kon concentreren op het operationele. Dat heeft er vrij snel toe geleid dat de eigenaar een stapje terugdeed. Vorig jaar volgde dan het aanbod om Boxx volledig over te nemen. Dat wilde ik heel graag. Ik heb ervoor gekozen dat niet alleen te doen, maar samen met Pieter. We hebben een zeer goede samenwerking. Eind januari hebben we 100 procent van de aandelen overgenomen.”

STERCK. Verandert er iets nu jullie ook de pet van eigenaar moeten opzetten?

Opentij: “Natuurlijk verandert er iets. Maar we zijn allebei types die als werknemer ook heel betrokken waren, waardoor het verschil niet zo groot is. Al is het wel een grote verantwoordelijkheid. We hebben 42 mensen op de payroll. Onze business wordt stevig geraakt: de grenzen zijn dicht, er wordt minder gereisd. Je voelt de verantwoordelijkheid om die mensen aan het werk en gelukkig te houden.”

Heelhuids door de coronacrisis raken, is een mooie vuurdoop.

Holl: “We zijn in februari begonnen, en een maand later kregen we bericht van de overheid dat onze deuren dicht moesten. Dan merk je dat je als manager een andere verantwoordelijkheid hebt en andere druk voelt dan als eigenaar-werkgever. De medewerkers die je vanbinnen en vanbuiten kent, komen met andere problemen naar je toe. Je moet rationeel blijven nadenken. Hoe je het ook draait of keert, aan het eind van de maand is het belangrijk om goede resultaten te realiseren. Maar als we door de coronacrisis raken, kan er niet veel meer misgaan. Het is een mooie vuurdoop (lacht).”

STERCK. Welke impact heeft deze crisis op jullie business en bedrijf?

Opentij: “Op korte termijn gaan minder mensen de grens over. De invloed op langere termijn is nog onduidelijk. Als er een uitzending op de planning staat, zal die in veel gevallen nog steeds doorgaan, maar mogelijk met een paar maanden uitstel. Projectmatige opdrachten in het buitenland worden misschien afgelast. We hebben grote klanten in de luchtvaartsector die nu veel minder werk hebben en uiteraard minder mensen naar het buitenland sturen. Er wordt op dit moment ook gezegd dat thuiswerk en videoconferencing zo goed werken dat er in de toekomst veel minder zakenreizen zullen zijn. Zelf geloof ik daar niet zo in. Landen zullen waarschijnlijk langer hun grenzen dichthouden en voorzichtiger zijn wie ze toelaten. Het zal mogelijk minder gemakkelijk zijn om een werkvergunning of visum te krijgen. Maar of er op lange termijn echt minder businesstrips gemaakt zullen worden, moet ik nog zien. De kracht van bij elkaar te komen zal uiteindelijk sterker blijken volgens mij.”

STERCK. Zijn er regio’s waar jullie meer business doen?

Holl: “De Verenigde Staten zijn zeker een belangrijke regio waar veel expats naartoe trekken. We zien ook veel mensen die vanuit het oosten naar Europa reizen. De technologische kennis die ze hier zoeken, is vaak niet meer voorhanden en ze vinden die dan in het buitenland. India is één van die landen, China ook.” 

Opentij: “In regio’s waar meer mensen naartoe trekken, bouw je meer ervaring op. In de Verenigde Staten zijn we bijvoorbeeld veel meer thuis dan in Bangladesh, waar slechts één klant van ons een expat heeft. Maar ook daar hebben we partners met wie we samenwerken. In ons partnernetwerk in het buitenland merken we trouwens dat Belgen en Nederlanders elkaar opzoeken voor bepaalde specialismen. In Rusland werken we bijvoorbeeld met een advocatenkantoor dat gerund wordt door een Nederlander.”

Bij een internationale verhuizing komt heel veel kijken, dat wordt vaak onderschat.

STERCK. Wat zijn jullie toekomstplannen?

Opentij: “We zijn onze IT onder de loep aan het nemen om te kijken hoe het beter kan. Dat is strategisch een belangrijk punt. Ook ons menselijk kapitaal blijft belangrijk. We willen hen een leuke, uitdagende werkomgeving bieden waar ze niet alleen voor een werkgever werken, maar ook meedenken en meebouwen aan de organisatie. En we hebben wel ambities om verder de grenzen over te gaan. In deze tijd is dat niet aan de orde, maar een vestiging in Engeland of Duitsland openen staat op ons verlanglijstje. Onze strategie is om de beste van Europa te worden en wij zouden daarbij graag fysiek dicht bij onze klanten willen zijn.”