Scheelt er iets met je computer of smartphone? Dan ga je naar de IT-afdeling. Een vraag over verloning of verlof brengt je meteen naar de hr-manager van je bedrijf. Maar waar houdt een facilitymanager zich eigenlijk mee bezig? Wie de vraag in Nederland of Scandinavië stelt, krijgt meteen een helder antwoord. In België weten we vaak niet wat facilitymanagement precies inhoudt. Onderhoud? Het gaat veel verder dan dat. En de rol van de facilitymanager wordt door de jaren heen alleen maar belangrijker en complexer. Hoog tijd voor een gesprek met Tanja Barella, directeur van de Belgische Vakvereniging voor Facilitymanagement.
Facilitymanagement is een erg breed begrip. En daar knelt het schoentje. De opdracht van een facilitymanager is heel divers. Hij of zij heeft dag in, dag uit een ondersteunende functie binnen het bedrijf maar speelt eveneens een belangrijke strategische rol tijdens crisismomenten. De bedoeling is dat hij of zij het de medewerkers zo makkelijk mogelijk maakt. Zodat zij hun taken zo goed mogelijk uit kunnen voeren. En dan bedoel ik het operationele aspect. Een facilitymanager zorgt ervoor dat iedereen in een prettige en gezonde omgeving op een efficiënte manier kan werken. Dat behelst dus het technisch onderhoud maar ook de catering, het onthaal, de schoonmaak, beveiliging, ergonomie … ”, legt Tanja Barella uit. “De term is helaas nog niet goed ingeburgerd. Daar proberen we met de Belgische Vakvereniging voor Facilitymanagement uiteraard wat aan te doen. We hebben zelfs al overwogen om een andere term te lanceren. ‘Werkplekmanager’ is een prima kanshebber, maar het dekt de volledige lading niet. Ik zie ook heel wat bedrijven uitpakken met functietitels zoals ‘office manager’ of ‘operations manager’ terwijl ze eigenlijk het takenpakket van een facilitymanager hebben.”
STERCK. Vanaf wanneer heb je een facilitymanager nodig? En is er een verschil in aanpak tussen een groot bedrijf en een kmo?
Tanja Barella: “Een bedrijfsgebouw zonder facilitaire dienstverlening is als een woning zonder huishouden. In principe kun je dus stellen dat elk bedrijf – hoe klein ook – facilitymanagement nodig heeft. Want op die manier kunnen de medewerkers zich acht uur per dag focussen op hun corebusiness. Het is natuurlijk wel zo dat de hoeveelheid werk bij kleine bedrijven erg goed meevalt, waardoor de taak vaak uitgevoerd wordt door iemand met een andere hoofdtaak. In kmo’s kan één facilitymanager het volledige takenpakket coördineren en bepaalde jobs indien nodig outsourcen. Grote bedrijven hebben vaak een facilitaire afdeling met meerdere medewerkers die elk hun specialiteit hebben. Uiteraard kun je heel wat facilitaire taken volledig uitbesteden, maar ik ben er wel voorstander van om het strategische aspect van de job in huis te houden.”
Impact coronacrisis
STERCK. Welke invloed heeft corona eigenlijk op facilitymanagers gehad?
Barella: “Door de pandemie zijn we met zijn allen veel meer van thuis uit gaan werken. Dat betekent echter niet dat facilitymanagers het minder druk hebben gehad. Integendeel. Zowel op operationeel als op strategisch niveau was er plots heel veel werk. Ze herbekeken contracten met diverse leveranciers, zetten alle cateringdiensten stop, brieften onderhoudsteams over de nieuwe manier van werken … Tijdens de lockdown werd in kantoren besproken hoe iedereen op een veilige manier terug aan de slag kon. En in productiebedrijven en ziekenhuizen was het sowieso alle hens aan dek. Hoe verschrikkelijk het virus ook is, het heeft er wel voor gezorgd dat de facility-afdeling ietwat meer naamsbekendheid heeft gekregen. Heel wat medewerkers vonden het voor COVID-19 allemaal vanzelfsprekend dat alles loopt zoals het moet. Nu weten ze wat de verdienste is van de facilitymanager en zijn of haar medewerkers.”
Er zijn nog te weinig bedrijven die het nut van een facilitymanager aan de strategische tafel zien.
STERCK. Er is dus facilitymanagement voor en na de coronacrisis?
Barella: “Ja. Ik denk dat facilitymanagement nog een stuk klantgerichter is sinds de pandemie. Intern naar de medewerkers toe en extern naar de klanten. Bovendien hebben facilitymanagers nog meer dan anders moeten samenwerken met andere diensten zoals IT en hr om telewerken in goede banen te leiden. Toen iedereen na de lockdown terug naar de werkplek keerde, was het heel belangrijk dat het veilig en tof was in de kantoren. Zodat medewerkers er een meerwaarde in zagen om toch nog terug te keren in plaats van te blijven thuiswerken. Uiteraard zijn er wel een aantal dingen die post-corona een blijvende impact zullen hebben. Het bedrijfsrestaurant van grote ondernemingen zal bijvoorbeeld niet meer alleen geopend zijn tussen 10 tot 14 uur. De kans is veel groter dat het de volledige dag openblijft, en dat de ruimte ook voor vergaderingen of brainstormsessies gebruikt zal worden. Daarnaast zal kostenefficiëntie nog belangrijker worden. De integratie van zogenoemde facilitymanagement informatiesystemen en gebouwbeheersystemen zal wellicht een hogere prioriteit krijgen. Daarnaast moeten facilitymanagers de contracten, SLA’s en KPI’s dringend herbekijken. Resultaten zijn nu belangrijker dan ooit.”
“Verder zijn er ook consequenties voor de werkplekindeling. Uit onze bevraging bij meer dan 150 facilitymanagers blijkt dat de werkindeling in de toekomst drastisch zal veranderen. De meerderheid van de ondervraagden denkt dat het aantal werkplekken en de kantoorruimte in vierkante meter zal verminderen. Ook de indelingen en bestemming van de beschikbare ruimte zou weleens kunnen wijzigen. We gaan ervan uit dat we in de toekomst vaker zullen telewerken en een grotere spreiding van werkplekken krijgen. Dat heeft natuurlijk een gunstig effect op het mobiliteitsprobleem.”
COVID-19-pandemie
Uit een bevraging van de vakvereniging blijkt dat facilitymanagers heel wat problemen en noden ontdekten tijdens de coronacrisis. In hun benchmarkrapport lijsten ze deze hiaten op:
Te weinig laptops, headsets of printers
Problemen met bandbreedte, bedrijfsnetwerk of issues omtrent het werken met applicaties zoals Teams en storingen tijdens videocalls
IT-toepassingen kwamen niet altijd tot stand via een beveiligde verbinding
Telefonische bereikbaarheid
De beschikbare ruimte thuis en het gebrek aan ergonomische ondersteuning
Geen visuele controle van het gebouw
STERCK. Zijn de kosten van het facilitymanagement door COVID-19 opgelopen?
Barella: “Ja en nee. Er zijn bedrijven die minder ruimte nodig hebben omdat er meer mensen thuiswerken. Als een volledige etage wegvalt, heeft dat natuurlijk een gunstig effect op de kost van het facilitymanagement. Ook de cateringkosten vallen in de meeste gevallen weg. Cleaning is dan weer een post die wellicht een stuk duurder is door het desinfecteren van volledige ruimtes. En het is nog onduidelijk of de HVAC-kost zal oplopen. Als het virus zich effectief via ventilatiekanalen verspreidt, is er nog werk aan de winkel. Er zijn ook heel wat bedrijven en scholen die de ramen nu veel langer openen. Dat heeft natuurlijk een effect op je energiefacturen. Zeker met de Green Deal 2030 in het achterhoofd.”
De coronacrisis heeft de verdienste van de facilitymanager meer naar voren gebracht.
Opleiding
STERCK. Zijn er nog andere uitdagingen anno 2020?
Barella: “Absoluut. In eerste instantie is er nood aan goede opleidingen. We geven zelf trainingsdagen en workshops over verschillende onderwerpen zoals ergonomie, lean werken en agility. Maar er zijn extern maar bitter weinig opleidingen in België. Via Odisee kun je een bacheloropleiding en postgraduaat volgen, in de Haute Ecole de la Province de Liège is er een masteropleiding en posthogeschoolopleiding. Dat is alles. Met de vakvereniging willen we daar verandering in brengen. De meeste facilitymanagers van vandaag zijn ingenieurs of ze hebben een totaal andere achtergrond en zijn in het vak gerold. Een andere uitdaging is facilitymanagers op C-level krijgen. Er zijn nog te weinig bedrijven die het nut van een facilitymanager aan de strategische tafel zien. Terwijl ze onmisbaar zijn als het gaat over de toekomst van een bedrijf. In principe is een facilitydirecteur net zo belangrijk als een marketing- of hr-directeur.”
STERCK. Zijn er de laatste jaren cruciale thema’s voor een facilitymanager bijgekomen?
Barella: “Het is natuurlijk alsmaar belangrijker om zo weinig mogelijk energie te verbruiken en CO₂ uit te stoten. Met de komst van elektrische bedrijfsvoertuigen is het ook belangrijk om inzichten te krijgen in de oplaadmogelijkheden. Zowel op het werk als thuis. En door de coronacrisis is connectiviteit en het welbevinden van alle medewerkers nóg belangrijker.”
- Cleaning
- Catering
- Technisch onderhoud
- Beveiliging
- Onthaal
- Groenonderhoud
Vakvereniging
STERCK. Wat is eigenlijk de taak van de Belgische Vakvereniging voor Facilitymanagement?
Barella: “In eerste instantie willen we heel wat kennis delen onder onze leden via 'best practices'. Naast de opleidingen organiseren we bovendien ook heel wat netwerkevents en rondetafelgesprekken. En we bouwen bruggen tussen facilitymanagers en leveranciers. Omdat de coronacrisis dat nu allemaal niet toelaat, doen we meer en meer virtueel via online events. Ons jaarlijks congres in maart is niet door kunnen gaan. We hebben dat toen uitgesteld naar juni, maar omdat we ook dat moesten annuleren, voorzien we nu een tweedaags virtueel event met allerlei gastsprekers die over de laatste trends in ons vakgebied praten. Bovendien komen er ook online panelgesprekken tussen hr- en facilitymanagers. Het draagvlak is er. En de toekomst voor facilitymanagers ziet er volgens mij rooskleurig uit. Het is een erg interessant vak en er is werk zat!”