Studies tonen aan dat negentig procent van de bedrijven er niet in slaagt om hun strategie behoorlijk te vertalen naar de werkvloer. Dat zijn ronduit hallucinante cijfers. Er wordt handenvol geld uitgegeven aan strategieoefeningen, maar de vertaalslag naar de operationele werking volgt onvoldoende. Hierdoor ontstaan er misverstanden, eilanden, tegenvallende resultaten en terugkerende discussies. De impact is groot want bedrijfsresultaten verminderen tot dertig procent als u zich niet goed organiseert. Guy Jans (organisatie-architect) legt uit wat organizational design inhoudt.
Ondernemers en managers staan voor de voortdurende uitdaging om hun beschikbare middelen en medewerkers verstandig op elkaar af te stemmen. Dat lukt alleen maar als je duidelijk weet wat je wilt bereiken. Heel wat ondernemers hebben daarom fors geïnvesteerd in diepgaande strategische oefeningen. Maar daarna komt de vraag: hoe moet ik mijn bedrijf daarop organiseren? Je moet inzien dat elke strategische keuze dicteert hoe je je operationeel moet organiseren. Het op elkaar afstemmen van je bedrijfsprocessen (verkoop, aankoop, productie, logistiek enz.) en organigram moet consequent overeenkomen met je doel. Elke organisatie heeft daarom behoefte aan een doordacht (her)ontwerp.
Bedrijven weten niet welk bedrijfsproces voor tractie zorgt
Je kan de processen in een bedrijf beschouwen als een serie tandwielen die elkaar aandrijven. De output van het ene is de input van de andere. Maar er moet wel één tandwiel zijn dat zorgt voor tractie. Welk proces dat is, hangt af van je strategische keuzes. Je moet daarom goed nadenken over de configuratie van je bedrijfsprocessen. Het is een wijdverbreide misvatting dat het verkoopproces zorgt voor tractie. Je geraakt op termijn in moeilijkheden als je dit mechanisme onvoldoende begrijpt. Externe factoren die deze situatie complexer maken zijn: snelle groei, overname, een nieuw verdienmodel of een generatiewissel.
Structuren breken meestal in het midden, organisaties ook
Er ontstaat nood aan een bekwaam middenmanagement als een organisatie groeit. Deze managers zijn vaak geplet tussen de verwachtingen van de bedrijfsleiding en een weerbarstige werkvloer. Bedrijfsleiders hebben de neiging om ze te overroepen. Bedrijven realiseren zich te weinig dat hun middenmanagement de belangrijkste laag is in hun organigram. Als het daar fout gaat, loopt het overal fout. Bedrijfsleiders beslissen veelal intuïtief bij het rekruteren en promoveren van dergelijke medewerkers. Met als bedroevend resultaat dat ze na enkele jaren omringd zijn met managers die afgestemd zijn op hun persoonlijkheid en onvoldoende op wat het bedrijf nodig heeft. Dat veroorzaakt een lagere operationele efficiëntie en een bedrijfsleider die tijd tekort komt. Een ondernemer gaat ooit failliet als hij of zij zich niet tijdig weet te omringen met goede managers.
De valkuil
Managers die hun organisatie willen verbeteren, maken de vergissing om onvoldoende afstand te nemen van hun huidige manier van werken. Het proces van (her)ontwerpen vraagt om abstractie te maken van de huidige processen, organigram, ERP-systemen en beschikbare medewerkers. In de marge wat rommelen aan je organisatie is onvoldoende. Elke oefening in Organizational Design start letterlijk vanaf een blanco blad. Een transitieplan moet de overgang maken van de huidige naar de gewenste situatie.
Maak het maatschappelijk nut van je bedrijf duidelijk
Talentvolle medewerkers vertrekken als het maatschappelijk nut van je bedrijf onduidelijk is. Een goed geformuleerde maatschappelijke missie is cruciaal om toekomstige medewerkers aan te trekken en de huidige aan boord te houden. Een overdreven focus op snelle winst op korte termijn is funest voor je aantrekkelijkheid als werkgever. Zoek naar de reden waarom je bedrijf maatschappelijk relevant is. Stel de vraag: waarom is de wereld er beter aan toe doordat wij er zijn? Het is niet eenvoudig om dit helder en kort te formuleren, maar wel essentieel voor een zinvolle taakinvulling van je medewerkers. Hierdoor zijn ze beter gemotiveerd, productiever en bereidwilliger om te blijven. Als bedrijf zijn dit de fundamenten om meerwaarde te creëren voor klanten en aandeelhouders.
De onbekende designregels
Na verloop van tijd heeft elke leidinggevende last van bedrijfsblindheid. Anders geformuleerd: de uitdagingen blijven onbenoemd en de oplossingen zijn onzichtbaar. Gezond verstand brengt je dan geen stap vooruit. Je start best met het in kaart brengen van de huidige situatie door middel van een organisatiescan. Het is het vertrekpunt om met een werkgroep van sleutelfiguren aan een gestructureerd ontwerpproces te beginnen. Hierbij moet je een set van designregels respecteren en correct toepassen. Spijtig dat deze regels in de bedrijfswereld onbekend zijn. Net zoals een gebouw heeft ook een organisatie een goede architect nodig.