Als je naar de inrichting van eender welk kantoor kijkt, zijn er altijd wel gelijkenissen: nagenoeg overal tref je bureaus, ladeblokken en kasten. Wie met Microsoft 365 werkt, krijgt de digitale varianten voorgeschoteld: Teams, OneDrive en SharePoint. Maar wat zijn nu precies de verschillen tussen die drie populaire Microsoft-toepassingen?
Om beter te onthouden waarvoor welke toepassing precies dient, maken we bij BestBuro telkens opnieuw de vertaalslag van analoog naar digitaal. Dat maakt alles een stuk tastbaarder. Onthoud daarom even dit:
OneDrive is je ladeblok: een opbergplek voor je persoonlijke spullen zoals een notitieblok, foto’s en leuke herinneringen.
SharePoint is de gezamenlijke kast: een plek waar meerdere collega’s takenbakjes, vergaderverslagen, mappen en documenten in bewaren.
Teams is je kantoorruimte: een volledig bedrijf of een afdeling waar meerdere collega’s werken aan verschillende projecten.
Uiteraard kunnen er – zowel fysiek als in de cloud – meerdere kantoorruimtes, ladeblokken en kasten zijn. Dat is vooral afhankelijk van de grootte van je organisatie.
Files delen? Enkel via SharePoint!
Als je via de BestBuro-methode werkt, weet je dat alle persoonlijke bestanden uitsluitend thuishoren op OneDrive. Het gaat specifiek om files die je niet met collega’s of externen deelt. Wil je een volledige bestandsmap of één specifiek document delen met iemand? Dan doe je dat best via SharePoint. Je krijgt hier niet enkel meer mogelijkheden, het gaat ook om bedrijfsspecifieke info. De grootste troef van SharePoint is dat je die tool ook volledig zelf kunt inrichten als een echte kast: met één of meerdere leggers, met tientallen mappen en een sleutel voor bevoegden.
En Teams dan?
Teams is de plek waar alle Microsoft 365-apps samenkomen. Net zoals in een kantoor is Teams de ruimte waar je met collega’s praat, aan gezamenlijke projecten werkt, vergadert en bestanden uitwisselt. Net zoals in een fysiek kantoor kun je een team in Teams volledig naar eigen smaak inrichten met het plusteken. Op die manier maak je bijvoorbeeld een gedeeld notitieblok (OneNote) of takenbakje (Planner) aan. Ook goed om te weten: je eigen bestanden via OneDrive raadplegen kan ook vanuit Teams. Hiervoor ga je naar ‘Bestanden’ in de linkermarge.
BestBuro
www.bestburo.be