De sociale inspectie op bezoek

Vroeg of laat krijgt u de sociale inspectie op bezoek, statistisch maakt u 70% kans om gecontroleerd te worden.

Hoe gaan de inspectiediensten te werk?

Ofwel wordt hun bezoek per brief aangekondigd ofwel krijgt u onverwacht bezoek in de onderneming, op de arbeidsplaats, bij uw sociaal secretariaat of op uw werven. In elk geval moet u hen ontvangen en hen toelaten hun onderzoek in te stellen. Zij mogen daarbij alle sociale documenten, maar ook uw boekhouding en uw digitale dossiers controleren, identiteitscontroles doorvoeren, personeel verhoren, beslag leggen op informatie.... Als u niet meewerkt riskeert u een ernstige boete voor het verhinderen van hun inspectiebevoegdheid, het sociaal strafwetboek vermeldt zelfs gevangenisstraffen!

Waar kijkt de sociale inspectie naar?

De RSZ-inspectie kijkt naar nettovergoedingen, onkostenvergoedingen, forfaitaire dagbedragen, niet aangegeven firmawagens, groepsverzekeringen, niet aangegeven privégebruik van telefoon, GSM, internetaansluitingen, enz...

Het toezicht op de sociale wetten focust op de correct betaalde lonen, de overuren, ploegen- en nachtpremies, de arbeidsduur, kortom alles wat met loon- en arbeidsvoorwaarden te maken heeft.

Bij aannemingswerken waarbij u beroep doet op onderaannemers en eventuele subonderaannemers kijkt men dan weer naar de mogelijke
sociale dumping en zwartwerk.

Hoe kunt u zich voorbereiden?

Laat uw sociale documenten screenen door een deskundige die toetst of uw beloningssysteem conform is, of uw onkostenvergoedingen onderbouwd zijn, die checkt of alle voordelen in natura correct werden herberekend en aangegeven, uw sociale documenten conform de laatst gewijzigde regelgeving zijn geactualiseerd...

Cruciale nieuwe regels over de opzeggingstermijnen, proeftijd, arbeidsongeschiktheid…, moeten sinds 1 januari 2014 worden nageleefd, zowel door de werkgever als de werknemer. Daarbij zijn uw arbeidsovereenkomsten en uw arbeidsreglement de twee belangrijkste verplichte documenten die zeker grondig herbekeken
moeten worden. 

Werkt u met onderaannemers? 

Leg een 'werkbare' procedure vast zodat u weet welke acties u op welke tijdstippen moet nemen om uw onderneming te vrijwaren van sancties. 

• Zijn alle verplichte clausules in de aannemingsovereenkomst opgenomen om u te vrijwaren van sancties? 
• Werd de meldingsplicht aan de RSZ tijdig en volledig uitgevoerd? 
• Werden de werknemers gecontroleerd op hun DIMONA/LIMOSA registratie? 
• Gaat het over sociaalverzekerde werknemers en dus geen zwartwerkers? 
• Bezitten de gedetacheerde werknemers een geldig A1 document en hoe kan ik dat controleren?
• Welke schulden worden als sociale en fiscale schulden aangemerkt en hoe kunnen we dit ook voor buitenlanders controleren...?

In deze materies kunnen we een proactief beleid ten zeerste aanbevelen zodat de sociale inspectiediensten hun werk kunnen doen zonder onrust of paniek te veroorzaken.