CRM bedrijfssoftware: wat kan je ermee?

Hoeveel omzet genereert die ene klant? Welke projecten lopen nog en welke zijn voltooid? Wat zit er nog in de pijplijn? Het zijn vragen die elke ondernemer zich meermaals stelt. Dankzij speciale CRM-tools en -software krijg je heel eenvoudig inzicht en overzicht in je KMO. Wanneer is het interessant om CRM-software in te zetten en hoe doe je dat? We vroegen het aan twee eindgebruikers.

“Zodra een bedrijf snel groeit, is goede bedrijfssoftware verplichte kost”, zegt Bart Konings, Suppy Chain Manager en IT’er van Aminolabs in Hasselt. “Wij hebben sinds 2008 een waanzinnige groei gekend. In 2012 was het dan ook hoog tijd om te investeren in CRM-software. Aangezien we al met MS Dynamics NAV werkten, kozen we voor MS Dynamics CRM.”

Dankzij CRM kan je alles sneller opvolgen en veel korter op de bal spelen.

Joris Vanvinckenroye, CEO van Royal Doctors, koos in 2006 voor Salesforce. “Zoals iedereen zijn ook wij gestart met een Excel-bestandje om inzichten te verkrijgen op vlak van sales en marges. Maar zodra een bedrijf groeit, volstaat dat niet meer en is het tijd voor iets professioneels”, zegt Vanvinkenroye.

STERCK. Waar waren jullie precies naar op zoek?

Bart Konings: “Voorheen centraliseerden ook wij alle salesdata in één grote Excel-file. Het nadeel was dat we met verschillende versies werkten en heel veel e-mails verstuurden. Zodra er een sales manager vervangen werd, kon de opvolger in oude e-mails gaan grasduinen naar de status van oude projecten. Dankzij onze CRM-toepassing kennen we de status van elk nieuw project. Dat was de belangrijkste voorwaarde. Als we een nieuw recept ontwikkelen kunnen we heel eenvoudig achterhalen welke grondstoffen er nodig zijn, of er al een sample gemaakt en verstuurd is, of de nodige aanpassingen al doorgevoerd zijn enzovoort. Voor ons is MS Dynamics CRM simpelweg de ideale tool om alles op te volgen. Gecentraliseerd en overzichtelijk, en met de ‘look and feel’ van Microsoft Outlook.”

Joris Van Vinckenroye: “In eerste instantie wilde ik een pakket op maat laten maken. Dat zou echter een smak geld kosten. Dus ging ik op zoek naar iets anders. Mijn voorwaarden? Een ‘customizable’ pakket in de cloud dat eenvoudig in gebruik was en liefst geen al te hoge licentiekost had. Het leek een moeilijk zoektocht te worden maar Salesforce vulde al die noden in voor ongeveer 1.600 euro per jaar.”

De juiste KPI’s opstellen

STERCK. Wat doen jullie allemaal met het CRM-pakket?

Van Vinckenroye: “Wij gebruiken het programma om leads te analyseren, sales op te volgen en klantencontracten te hernieuwen. We zouden de tool ook kunnen gebruiken om automatisch te factureren, maar dat doen we bewust niet.”

Konings: “Wij gebruiken het pakket voornamelijk om inzicht en overzicht te krijgen in de lopende projecten. Zowel op het vlak van receptontwikkeling als op het vlak van verpakkingsontwikkeling. Dankzij de toepassing is alles heel eenvoudig op te volgen en kunnen we gemakkelijker KPI’s opstellen en analyseren. In één klik krijg je te zien hoeveel omzet een bepaalde klant genereert. Kwestie van gemakkelijk prioriteiten te stellen.”

STERCK. Wat zijn de grootste voordelen van de tool?

Konings: “MS Dynamics CRM brengt ons ontwikkeltraject perfect in kaart waardoor je alles veel beter kunt opvolgen en indien nodig kort op de bal kunt spelen. De inzichten die je kunt genereren maken het eenvoudig om goede KPI’s op te stellen en ze eveneens te verwezenlijken. Uiteraard krijg je veel meer zicht op je klanten en dat is een gigantische meerwaarde. In combinatie met de tool Business Intelligence hebben we het perfecte meet- en controle-instrument om elke 24 uur statistieken, draaitabellen, voorraden en verbruik te monitoren.”

Van Vinckenroye: “Ik vind het een erg grote troef dat Salesforce zich in de cloud afspeelt. Hierdoor kan ik ook thuis of in het buitenland toegang krijgen tot het systeem. Bovendien heb je geen eigen servers nodig. Een ander pluspunt is dat je bij een eventuele overname van je bedrijf perfect kunt laten zien wat je allemaal in huis hebt. Investeringsmaatschappijen hechten erg veel belang aan inzichten die Salesforce kan genereren. En dan heb ik het nog niet over het gebruiksgemak gehad. Ik ben een analfabeet op vlak van computers en toch kan ik perfect werken met dit platform.”

Workflow zelf bedenken

STERCK. Zijn er ook nadelen? 

Konings: “Je haalt er uit wat je er in stopt. En het vergt – zeker in het begin – flink wat tijd en energie om het systeem op punt te zetten. Ligt het systeem plat? Dan heb je een groot probleem. Gelukkig kunnen we op een goede service rekenen.”

Van Vinckenroye: “Het inrichten van het systeem kost inderdaad veel geld en tijd. Bovendien moet je de workflow bij Salesforce helemaal zelf bedenken. En dat moet je dan nog vertalen aan een informaticus die het systeem op poten komt zetten.”

STERCK. Werken jullie ook met ERP software om de productiviteit te maximaliseren en kosten te beheersen?

Konings: “Ja. Wij zijn in 2009 - na een grondige analyse van IT-consultant NORRIQ – overgestapt naar MS Dynamics NAV waardoor we kostprijzen konden analyseren en een beter zicht kregen op winstmarges. Twee jaar later hebben we het systeem uitgebreid met barcode scanning. Dat was een gigantische klus. Toch was het de moeite waard want nu krijgen we een perfect zicht op de volledige goederenstroom. Elke grondstof heeft een barcode en lotnummer, magazijniers weten onmiddellijk op welke plek een product staat en de voorraden zijn perfect controleerbaar. Dankzij ERP en CRM werken we een stuk efficiënter.”.