In tijden van rampspoed is het spitsroeden lopen in de ziekenhuizen. Ondanks de aanhoudende beroering trekken we naar het AZ Maria Middelares in Gent om te polsen hoe het de Facility Manager deze dagen vergaat. Op alles voorbereid zo blijkt, zelfs een pandemie zagen ze hier aankomen. Peter Dierickx, Facility Manager en sinds kort ook verantwoordelijk voor IT, licht toe waarom dat allerminst abnormaal is.
Voor we van wal steken, benadrukt Peter Dierickx dat hij het niet zo begrepen heeft op de titels ‘manager’ of ‘management’. Dat verwijst teveel naar ‘cijfers’ en ‘dashboards’, vindt hij. Neen, in het AZ Maria Middelares in Gent heerst een andere cultuur: zonder de formele laagjes en dankzij de laagdrempeligheid kan er sneller en efficiënter worden gewerkt, klinkt het vanuit zijn kantoor. Directeur dan maar? Daar kan hij mee leven.
STERCK. Hoe lang zit je al in de ‘facilities’?
Dierickx: “Ik mag in dit ziekenhuis al tien jaar facilitair directeur zijn en sinds september valt ook IT onder mij. Voorheen heb ik tien jaar in het UZ in Leuven gewerkt en daar was ik diensthoofd biotechniek. Ik was er verantwoordelijk voor het beheer van de medische technologie en sinds 2005 was ik ook verantwoordelijk voor zwakstroomtechnieken zoals telefonie, branddetectie, toegangscontrole, databekabeling, enzovoorts. Kortom, ik heb in Leuven mogen ervaren wat facility management is, althans wat onder hard facilities valt. Het was mijn taak om zaken te vernieuwen, te verbeteren, te implementeren en ervoor te zorgen dat de technologie voor de eindgebruiker up-and-running en up-to-date blijft. Daarnaast mocht ik er de laatste drie jaar ook mee aan de kar trekken om het normenkader van de Joint Commission International (JCI) te implementeren. Dat betekende op dat moment dat het UZ in Leuven het eerste ziekenhuis in België was dat voor een accreditatie ging van de JCI (om hiervoor in aanmerking te komen moeten ziekenhuizen voldoen aan een normenkader met 1200 meetbare aspecten rond kwaliteit en patiëntveiligheid, nvdr). Hier, voor het AZ Maria Middelares in Gent, heb ik dat intussen ook al twee keer mogen doen.”
STERCK. Wat houdt die accreditatie precies in?
Dierickx: “JCI, dat is in feite de bijbel voor de ziekenhuizen. De zorg voor de patiënt die daarin omschreven wordt, leest als de logica zelf. Het bestaat uit twee delen waarvan het eerste deel sterk aan de patiënt is gerelateerd, het zorgproces dus, en het tweede luik is meer op de organisatie gericht. Concreet: hoe is het met de hygiëne in het ziekenhuis gesteld? Hoe wordt het beheerd? Hoe worden de facilities beheerd? Hoe gaat het ziekenhuis om met informatie? Dat soort zaken dus. In dat tweede hoofdstuk zit dus facility management, hetgeen ik in Leuven deed en nu dus hier in Gent.”
STERCK. Wat zijn de grote verschillen tussen Leuven, een universitair ziekenhuis, en het algemeen ziekenhuis hier?
Dierickx: “Ik heb in Leuven veel mogen leren over bepaalde structuren en de werking van een ziekenhuis om het daarna hier te doen in een andere context. En dan is er ook nog het verschil qua dimensie. Leuven, dat zijn 1800 bedden. Hier zijn het er ongeveer 600. Leuven is bovendien een universitair ziekenhuis en dat staat voor high level technology. Dit laatste punt is gelukkig helemaal hetzelfde in AZ Maria Middelares. Het is hier wel allemaal tastbaarder, met name de soft facilities. Dat was nieuw voor mij, maar uiteraard kon en kan ik rekenen op de mensen hier die daar wél alles over weten. Het gaat daarbij concreet om voeding, schoonmaak, distributie en het logistiek gebeuren met inbegrip van de inkoop van goederen en het beheren en het verdelen ervan. Ook het ophalen van het afval en verwerken ervan hoort daarbij en natuurlijk ook het inkopen van medische technologie enzovoorts. Ik was blij dat ook in AZ Maria Middelares die hoogtechnologische standaard de norm blijkt.”
De impact was heftig, schetst Dierickx: “Mondmaskers bijvoorbeeld. De aantallen waar we doorgaans op rekenen voor drie maanden, die waren na twee dagen al op. Maar onze manier van werken en de methodologie die we hanteren, hebben ervoor gezorgd dat we niet alleen snel maar ook meteen de juiste mondmaskers hebben aangekocht. Was dat een nieuw gegeven? Neen, het was een kwestie van andere accenten leggen, een kwestie van tijdelijk focussen op het inkoopgebeuren en het voorraadgebeuren. Tegelijkertijd moesten we ons ook toespitsen op het afvoeren van die nieuwe materialen. Op zich ook niet nieuw, maar wel nieuw op die specifieke plaats. Kortom, de procedures en processen zijn er. We hebben enkel onze focus moeten verleggen.”
STERCK. Wat is de impact van een kleiner ziekenhuis op jouw specifieke manier van werken?
Dierickx: “In Leuven werkt acht- à negenduizend man personeel. In zo'n omgeving is hiërarchie nodig. Ik zie er de voordelen van in. In AZ Maria Middelares, met ruim tweeduizend medewerkers werkt een vlakkere structuur prima. Er is hier uiteraard wel hiërarchie met een eindverantwoordelijke, maar we vragen aan elke medewerker om ook zijn/haar verantwoordelijkheid te nemen. Door nauw samen te werken, kent iedereen elkaar en ontstaat er een aangename laagdrempeligheid op de werkvloer. En op die manier moet je minder vergaderen en kun je zaken sneller oplossen.”
STERCK. Betekent dit dan ook dat je hier net zo snel nieuwe technologische investeringen mag doen?
Dierickx: “We hebben zes strategische doelstellingen en die volgen we, via operationele doelstellingen en bijhorende KPI’s, maandelijks op. De eerste strategische doelstelling is de hoogtechnologische expertzorg. Het voordeel in dit ziekenhuis is dat we niet alleen hoogtechnologisch mogen zijn binnen de zorg, maar ook in de zorgondersteuning. Onze dienst schoonmaak werkt sinds januari 2020 volledig digitaal. Iedereen van de schoonmaak, ongeacht leeftijd en achtergrond, werkt intussen met een tablet. Kortom, we mogen snel schakelen met technologie. Zo gebruiken we sinds januari 2020 ook een robot in de schoonmaak. Dat is geen werk afnemen, dat is onze mensen helpen. De medewerkers waren blij dat een machine het repetitieve deel van de gangen op zich neemt terwijl zij zich voortaan kunnen focussen op de details. Dat is trouwens een en-enverhaal want als onze mensen zich goed in hun vel voelen, zal dat uiteindelijk ook onze patiënten ten goede komen.”
- 641 aantal bedden
- 300 aantal artsen
- 22 aantal interventiezalen
- 22 aantal plaatsen op intensieve zorgen
- 1850 aantal medewerkers
- 280 aantal medewerkers IT en facilitair
STERCK. Hoe gaat een ziekenhuis om met snelle veranderingen, meer concreet: lag er een noodscenario op tafel voor de huidige pandemie?
Dierickx: “Eén element heeft wat corona betreft hard in ons voordeel gepleit en dat is dat we wendbaar zijn, dat we een vlakke organisatie hebben en dat we heel snel vertrouwen krijgen over alle diensten heen. We hebben dus heel snel kunnen schakelen. Hadden we een noodplan? We hebben verschillende noodplannen, net zoals elk ziekenhuis hoort te hebben. Ook voor een epidemie of pandemie hadden we een noodplan. We waren erop voorbereid, al kenden we natuurlijk het tijdstip niet waarop deze pandemie ons zou overkomen. Maar dat weten we net zo min als er zich een zwaar ongeval voordoet hier vlakbij op de E40. Veertig zwaargewonden? Ook op dit noodscenario zijn we steeds voorbereid.”
STERCK. Hebben de gebeurtenissen in maart aanleiding gegeven om bepaalde procedures binnen jouw domein bij te sturen?
Dierickx: “We hebben er zeker uit geleerd. We hebben bepaalde zaken meer geïnstitutionaliseerd en bepaalde manieren van werken herbekeken. Tijdens deze tweede golf zijn we beter voorbereid en gaat het er veel minder hectisch aan toe. Half maart hebben we ons ziekenhuis moeten leegmaken en dat is nu gelukkig niet aan de orde.”