Hoewel de voordelen van ERP voor de meeste ondernemers gekend zijn, maakt dat de stap naar implementatie niet altijd eenvoudiger. Een ERP-pakket afstemmen op de noden van uw bedrijf en succesvol integreren in uw manier van werken vraagt tijd en een goede dosis change management. Hoe begint u hieraan?
Beter op elkaar afgestemde bedrijfsprocessen, foutloze bestellingen, een correcte boekhouding en een digitale documentenstroom: het zijn maar enkele voordelen van een ERP-systeem. Toch slagen veel bedrijven er niet in de troeven van zo’n pakket ten volle te benutten. De analysefase duurt bijvoorbeeld te lang, de ontwikkeling loopt vertraging op of de uitvoering vlot niet door veranderingsmoeheid in de onderneming. Een doordachte aanpak is cruciaal.
Er is meer dan software
Kiezen voor ERP-software op maat van uw bedrijf is de eerste vereiste voor een geslaagde implementatie. Al is dit niet de enige factor. Een integratiepartner die uw bedrijf door en door begrijpt en de nodige expertise voor de dag legt, maakt een wereld van verschil. Als zaakvoerder streeft u allicht een vlotte en snelle omschakeling na. Toch valt het belang van een grondige analyse van uw huidige manier van werken en een correcte vertaalslag naar uw toekomstige noden niet te onderschatten. Vertrouw dus op consultants en softwareontwikkelaars met de nodige ervaring en een diepgaande kennis van uw sector.
Voorbereiding is alles
Een ERP-pakket is snel overweldigend: het bevat veel functionaliteiten. Laat u hierdoor niet afschrikken. Bij een goede implementatie overloopt u met de integratiepartner stap voor stap wat relevant is voor uw zaak en legt u prioriteiten vast. Alles staat of valt met de voorbereiding: breng in kaart wat u vandaag wel of niet doet, welke pijnpunten u ondervindt en wat u wil verbeteren. In een volgende stap definieert u samen hoe de toekomstige oplossing eruit moet zien. Wijzig geen ERP-pakket voordat u zeker bent waar u naartoe wil. Dat resulteert namelijk vaak in eindeloze iteraties en werkt demotiverend voor de betrokken teams.
Alles in één pakket?
Een veel voorkomende vraag is of u meteen al uw bedrijfsprocessen in ERP moet integreren. Focus op de essentie en breidt in een tweede fase functionaliteit uit, wanneer u merkt dat de adoptie van het systeem hoog is. Kies voor een ERP-pakket dat makkelijk integreert met andere systemen, zoals een webshop, boekhoudsoftware of een CRM-tool. Tracht manuele processen – denk aan spreadsheets en papieren documenten – zo snel mogelijk te stroomlijnen en digitaliseren.
Door digitalisering verhoogt u de efficiëntie in uw onderneming. Denk ook na over hoe uw medewerkers het systeem gebruiken. Werken ze vanop een laptop of eerder via een smartphone of tablet? Een geïntegreerde mobiele oplossing is vaak onontbeerlijk. Tot slot is een goed ERP-pakket in staat om mee te groeien met de noden van uw bedrijf