Meer dan dozen lozen

Bedrijfsgebouw te klein? Op naar de volgende locatie! Elke week kondigen wel enkele ondernemingen aan dat ze omwille van hun groeiverhaal naar nieuwe horizonten trekken. Dat zo’n verhuis behoorlijk wat voeten in de aarde heeft en een fikse voorbereiding vergt, is iets waar de bedrijfsleiders vaak nog te weinig bij stilstaan. Vervaet Verhuis specialiseert zich al geruime tijd in het verhuizen van kantoren, magazijnen, bibliotheken en scholen, maar ook van zorginstellingen en labo’s. “Elke opdracht vergt een minutieus uitgekiende planning én een flinke dosis flexibiliteit van onze medewerkers”, getuigt commercieel directeur Kurt Van Synghel.

Inmiddels zestien jaar geleden nam Kurt Van Synghel, samen met twee vennoten, de Gentse verhuisfirma Dirk Vervaet over, een onderneming die zich toen toelegde op particuliere verhuizen. “Het bedrijf telde op dat moment zeven medewerkers en draaide een omzet van 800.000 euro, waarvan de helft afkomstig was van plantentransport. Die activiteit hebben we vrij snel laten varen, om ons te focussen op verhuis en logistiek. De logistieke dienstverlening draaide vooral rond meubeldistributie, met name het op afroep leveren van keukens. Toen de crisis in 2008 lelijk huishield in de keukenbranche, hebben we dat stilaan afgebouwd. Datzelfde jaar zijn we ook verhuisd naar Aalter. Het was even afwachten welk effect onze verhuis zou hebben op onze omzet, omdat we heel veel klanten in het Gentse hadden. We merkten al snel dat de centrale ligging en de goede ontsluiting van Aalter toelieten om onze actieradius gevoelig uit te breiden”, vertelt Van Synghel.

STERCK. Welke stappen hebben jullie nadien gezet om te evolueren tot de onderneming die jullie vandaag zijn?

Kurt Van Synghel: “In 2011 kocht ik samen met Hendrik Vanderhenst, die op dat moment nog bediende was, de twee andere vennoten uit. Vier jaar later beslisten we om de naam Vervaet Logistics te laten vallen en ons weer volledig op onze corebusiness, zijnde de verhuisactiviteiten, toe te leggen. We hebben er alles aan gedaan om de kwaliteit van onze dienstverlening te optimaliseren. De certificaten ISO 9001 (kwaliteit), ISO 14001 (milieubewustzijn) en VCA** (veiligheid) bewijzen dat we daar ook goed in slagen.”

Kodibox

STERCK. Hoe proberen jullie een verhuis zo duurzaam mogelijk te organiseren?

Van Synghel: “We werken al langer niet meer met kartonnen dozen, maar met grotere volumes (meterbakken) om spullen in op te bergen. Toen we enkele jaren geleden op het milieuvriendelijke en duurzame alternatief van Kodibox botsten, beslisten we om met dat Gentse bedrijf in zee te gaan. In februari 2018 hebben we die firma overgenomen. De kunststof verhuisdozen zijn milieuvriendelijker dan karton aangezien je ze erg vaak kan hergebruiken.”

“Daarnaast zijn we bezig met ons wagenpark te vernieuwen. Zo namen we in mei van dit jaar drie vrachtwagens die op aardgas rijden in gebruik. Brussel en Antwerpen hebben al een Lage Emissiezone, we beseffen dat we mee moeten in dat verhaal. Toch is dat niet zo evident: een vrachtwagen op CNG kan circa 450 km rijden, wat een stuk minder is dan zijn dieselbroertjes. Bovendien vind je lang niet overal stations waar je CNG kan tanken en het is bij wet verboden om op de eigen bedrijfssite zo’n station te installeren. Ook voor onze chauffeurs, die wat zuiniger moeten rijden, is het een aanpassing. Op dit moment is het ecologische karakter van die vrachtwagens het enige voordeel, maar de technologie staat niet stil. Als er CNG-camions met een grotere autonomie op de markt komen, zullen we daar zeker nog in investeren. Al zullen we er dan wel rekening mee moeten houden dat het negen maanden duurt voor een bestelde vrachtwagen effectief wordt geleverd.”

STERCK. Op basis van welke criteria kiezen ondernemingen hun verhuisfirma?

Van Synghel: “De prijs zal uiteraard altijd een rol spelen, maar is in deze markt niet prioritair. Voor onze klanten is het vooral cruciaal dat ze zo snel mogelijk weer operationeel zijn. Idealiter boeken wij een verhuis zes à acht weken op voorhand in, zodat we alles goed kunnen plannen. Wie ons vandaag belt om volgende week te verhuizen, zullen we moeten ontgoochelen. We komen dat helaas wel vaker tegen, omdat de effectieve verhuis voor velen een ver-van-mijn-bed-show is. De meesten onderschatten hoeveel tijd ons werk in beslag neemt. Eenmaal de computers losgekoppeld zijn en het meubilair meegenomen, moeten alleen nog de papieren worden versleurd, redeneren ze vaak.
Een verhuis slaagt met een goede voorbereiding. In functie daarvan is het opstellen van een draaiboek prioritair. We gaan na welk verhuismateriaal het meest geschikt is om de verhuisopdracht optimaal te laten verlopen. Daarnaast investeert Vervaet Verhuis sterk in opleiding, zowel intern als extern. We blijven ook investeren in ons duurzaam beleid.”

Lastige klant

STERCK. Zijn jullie 35 uitvoerende medewerkers vooral krachtpatsers die dagelijks honderden kilo’s materiaal tillen?

Van Synghel: “Neen, integendeel. Uiteraard blijft onze job wel fysiek belastend, maar het is niet toevallig dat de VDAB ons een lastige klant noemt als we op zoek zijn naar extra personeel. ‘Box moving’ is één aspect, maar onze mensen moeten daarnaast heel secuur en voorzichtig met materialen omgaan om schade en arbeidsongevallen te vermijden. Ze moeten prima kunnen samenwerken én kunnen omgaan met klanten die omwille van de verhuis onder druk staan. Tijdens elke verhuis is sturing én bijsturing vereist. Hoe meer tijd we vooraf hebben, hoe beter we onze medewerkers kunnen briefen via onze zelf ontwikkelde app met plannen, instructies, foto’s van de moeilijkste stukken, enzovoort.”

STERCK. Een kantooromgeving verhuizen is één ding, een ziekenhuis op een nieuwe locatie installeren is nog een ander paar mouwen. Hoe pak je zoiets aan?

Van Synghel: “Zo’n gigantische klus vergt maanden voorbereidingswerk. De planning ervan is een heel complexe puzzel die op het eind van de rit helemaal moet samenvallen. Er is niet alleen het meubilair, maar ook de medische apparatuur én de patiënten. We hebben het bij een ziekenhuis ooit meegemaakt dat de facility manager de vier verloskwartieren allemaal samen wou verhuizen. Toen hebben we de persoon er toch even op gewezen dat het toch nuttig zou zijn om één kwartier intact te laten voor mocht er zich plots een hoogzwangere vrouw aanmelden. Uiteindelijk hebben we die laatste verloskamer dan verhuisd op het moment dat de drie andere al operationeel waren op de nieuwe locatie.”

STERCK. Met welke uitdagingen kampen jullie bij een labo- of een bibliotheekverhuis?

Van Synghel: “Een labotoestel is wat gecompliceerder dan een tafel of stoel. Die peperdure toestellen moeten juist worden afgekoppeld en weer aangekoppeld, zodat de al even prijzige kalibratiefirma’s op de nieuwe locatie meteen hun ding kunnen doen op het afgesproken uur. Als zij niet meteen aan de slag kunnen, komt er voor onze klant nog een rekening bij. Een bibverhuis is het beste voorbeeld dat onze mensen méér moeten kunnen dan gewichten tillen, zeker als ze ingeschakeld worden om de boeken op de juiste manier weer in de rekken te plaatsen. We kunnen dus niet om het even wie voor gelijk welke klus inzetten. Als er morgen iemand belt voor een verhuis en we hebben voor de gevraagde data pakweg nog zes mensen vrij, moeten dat ook de juiste mensen zijn: we moeten onze monteurs niet vragen om de IT-apparatuur weer aan te koppelen.”

We hebben het bij een ziekenhuis ooit meegemaakt dat de facility manager de vier verloskwartieren allemaal samen wou verhuizen.

STERCK. Bij een nieuw gebouw hoort heel vaak ook nieuw meubilair. Op welke manier ‘verlossen’ jullie klanten van hun oude spullen?

Van Synghel: “Vorig jaar hebben we een veilingsite voor oud kantoormeubilair ontwikkeld. Als bedrijven hun oude meubilair kwijt willen, plaatsen we die items op onze site en houden daarbij rekening met de voorkeuren van de klant. Vaak vinden zij het belangrijk dat het personeel de eerste kans krijgt om spullen aan te kopen, meestal aan een lagere prijs én zonder veilingkosten. Er zijn voldoende toeters en bellen voorzien om dergelijke criteria op de site te integreren. Op die manier verdient het verhuizende bedrijf nog iets aan de oude spullen. Van de leegmaak van het oude gebouw tot het aankoppelen van alle IT-infrastructuur: we merken in onze stiel elke dag dat verhuizen zoveel meer is dan materiaal van locatie A naar B brengen …”