Een evenement organiseren brengt heel wat werk met zich mee, of het nu om een intiem seminarie, een entertainmentevent of een grootschalige drink gaat. Tenzij u net als Van Marcke de software van InviteDesk gebruikt, natuurlijk. Met hun marketing automation tool optimaliseert InviteDesk events, zodat de juiste mensen aanwezig zijn.
De oprichters van InviteDesk zijn beslagen in sales en marketing. Hun ervaring leerde hen dat de organisatie van een event veel tijd en handmatig werk vraagt: contactgegevens verzamelen, reminders uitsturen en de aanwezigheidslijsten updaten. Naast het praktische luik zagen ze ook veel ruimte voor verbetering in de rapportering naar het management, dat weet hoeveel geld events verbruiken zonder een duidelijk beeld te hebben van wat ze opleveren.
Automatiseren en optimaliseren
Matthias Goossens, Partner bij InviteDesk: “Naast tijd en handen vrij te maken door communicatie te automatiseren, spelen we ook in op de samenwerking tussen sales en marketing. De mensen die de klant kennen en de mensen die het event beheren. Door live de organisatie van een event mee te volgen, kunnen sales en het management zelf initiatief nemen en garanderen dat hun vip-klanten er bij zullen zijn. Elke belangrijke klant duwt de ROI van een event omhoog.”
Sofie Vermaut, marketing and communications officer bij Van Marcke, gebruikte InviteDesk voor het eerst bij een grootschalige jubileumviering in 2019 en zag de software de voorbije jaren evolueren: “Het is een heel intuïtieve tool, zowel voor de eventplanner als voor wie de gasten ontvangt, want die kan zonder uitgebreide briefing aan de slag. InviteDesk geeft ons alles in handen om een evenement vorm te geven, van e-mails en embedded landingspagina’s tot de nieuwe toepassing om badges te printen.” Die mogelijkheid kwam er dankzij feedback vanuit Van Marcke. Matthias: “We polsen op regelmatige tijdstippen naar feedback bij onze klanten. Zo groeit InviteDesk mee met wat onze klanten nodig hebben.”
“De sterkte van InviteDesk is hun bereikbaarheid. Ze zijn flexibel, helpen je verder en staan open voor terugkoppeling”, beaamt Delphine Catteeuw, marketing manager bij Van Marcke. “Daardoor wordt de tool steeds beter.” Van Marckes marketingteam gebruikt InviteDesk voor zowel vip-events als lokale evenementen van hun verschillende filialen en dochterondernemingen. Sofie: “Van Marcke is veel meer dan een sanitairwinkel. Uit onze brede activiteiten volgen heel wat events in België en daarbuiten. Die zet ik vanuit HQ op via een standaardflow. Zo moet ik niet van nul beginnen en vermijden we fouten. Handig voor events met een korte doorlooptijd want we kunnen er meteen in vliegen.”
InviteDesk
— invitedesk.com
Van Marcke
— vanmarcke.com