Soms dient de oplossing voor een probleem zich plots vanzelf aan. Zo verging het ook TRIXXO. De specialist in huishoudhulp en uitzendwerk had, na hun naamsponsoring van de TRIXXO Arena in Hasselt, dringend nood aan een gebruiksvriendelijke tool voor de planning van hun events en incentives. De eventmanagement software van InviteDesk kwam dus als geroepen.
“We organiseren regelmatig opleidingen, incentives en andere activiteiten voor onze huishoudhulpen, uitzendkrachten, klanten en bedienden. Ook nodigen we hen regelmatig uit voor events in onze TRIXXO Arena”, opent Nele Aerts, marketingmedewerker bij TRIXXO. “We behielpen ons hiervoor met Excelbestanden. De nood aan een overzichtelijk event platform werd dus hoog. Net in die periode contacteerde InviteDesk ons. En eigenlijk wisten we meteen: dít is exact wat we zoeken.”
Driemaal win
Matthias Goossens richtte een viertal jaar geleden – samen met vennoten Jan Heiremans en Mark Van der kinderen – het softwareplatform InviteDesk op. “Klanten en relaties uitnodigen is tijdrovend. Ook hapert de communicatie altijd wel ergens én is er vaak een gebrek aan inzicht. Daardoor mis je kansen. Ons platform werkt eigenlijk op drie vlakken: eerst en vooral verloopt heel het communicatieproces automatisch. Van de uitnodiging over reminders tot de ticketverdeling. Ook krijgt de salesafdeling de kans om makkelijk klanten uit te nodigen en op te volgen. Dat werkt enorm drempelverlagend. En ten slotte kan de organisatie waardevolle informatie uit het systeem halen ter evaluatie.”
Een spannende vuurdoop
“We werken nu ongeveer zes maanden samen en alles verloopt heel vlot. Ik denk ook spontaan aan onze familiedag in Plopsaland, met toch makkelijk 7.000 à 10.000 deelnemers”, aldus Nele. “Dat was qua volume ook voor ons een mijlpaal”, verduidelijkt Matthias. “We hadden er – na véél rigoureuze tests – alle vertrouwen in, maar toch was het spannend. Gelukkig slaagden we met glans!”
Groot gebruiksgemak
“Als hoofdgebruikers werken wij op de marketingafdeling meestal met de volledige versie van het platform. Maar ook de verschillende salesafdelingen en bijvoorbeeld hostessen ter plaatse hebben via een lightversie toegang tot de applicatie", legt Nele uit. “Eén van de grootste troeven is dan ook het gebruiksgemak. Voor ons, maar ook voor al onze mensen die zich willen inschrijven voor een event. Niet iedereen is even technisch aangelegd, maar deze toepassing is echt heel simpel. Dat scheelt ons heel wat paniekerige telefoontjes.”
Voor elk bedrijfs- én eventformaat
“Eigenlijk kan elk bedrijf bij ons terecht”, aldus Matthias. “Zo hebben we o.a. ook klanten in de private banking, die de tool voor één-op-één afspraken gebruiken, of om bijvoorbeeld klanten uit te nodigen voor golftornooien. Maar ook persconferenties, kleinere meetings of zelfs barbecues met collega’s kun je met InviteDesk inplannen. Binnenkort zijn ook betalende events mogelijk. Bedrijven vragen alsmaar vaker inschrijvingsgeld om no-shows te voorkomen. Dat geld gaat dan meestal naar een goed doel.” Nele is alvast enthousiast. “Perfect, dan is het plaatje helemaal compleet!”.
InviteDesk
www.invitedesk.be
TRIXXO
www.trixxo.be