De stap zetten naar de eerste medewerker is een enorme uitdaging voor elke zaakvoerder en vaak weet men niet onmiddellijk waar te beginnen. De begeleiding van een externe HR partner is van essentieel belang.
Inschrijving bij de RSZ
Een gedetailleerde omschrijving van de bedrijfsactiviteiten is noodzakelijk om het correcte paritair comité toegewezen te krijgen. Dit paritair comité zal de minimale loonsvoorwaarden bepalen voor je medewerkers. Ieder paritair comité heeft zijn eigen specifieke regels die moeten opgevolgd worden.
Aansluiting bij de arbeidsongevallenverzekering
Als werkgever ben je aansprakelijk voor alle ongevallen die verband houden met de tewerkstelling van jouw werknemers. Daarom ben je verplicht om een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten. Deze dekt de lichamelijke schade die het gevolg is van ongevallen op de werkvloer of op de weg van en naar het werk. Ga hier best te rade bij je verzekeringsmakelaar.
Aansluiting bij een externe dienst preventie en bescherming
Controleer of de externe dienst een brede dienstverlening voorziet waaronder risicoanalyses, periodieke controles, gezondheidstoezicht,… Het is belangrijk dat de externe dienst flexibel is en kan inspelen op de specifieke behoeften van jouw organisatie.
Opmaken arbeidsreglement
Van zodra je één medewerker in dienst neemt, ben je verplicht om alle rechten en plichten van de werknemer en de werkgever te omschrijven in een arbeidsreglement. Belangrijk hierbij is om op voorhand goed na te denken over de arbeidsroosters en werktijden (vast, flexibel), jaarlijkse vakantie (vast, vrij te kiezen), wat mag, wat mag niet,… Het arbeidsreglement moet voldoende flexibiliteit bieden om zich aan de veranderde omstandigheden binnen het bedrijf aan te passen. Denk op lange termijn waar je bedrijf naar toe wil gaan. Schrijf het in duidelijke, eenvoudige taal.
Opmaken arbeidsovereenkomst met bijhorend loonpakket
De afspraken rond de functie, startdatum, duurtijd van de samenwerking,… leg je vast in een schriftelijke arbeidsovereenkomst. Indien relevant zal je hier clausules vastleggen met betrekking tot vertrouwelijkheid en geheimhouding.
Een aantrekkelijk loonpakket kan helpen bij het aantrekken en behouden van getalenteerde en gekwalificeerde medewerkers. Naast het aanbieden van een bruto verloning zijn er heel wat alternatieve verloningsvormen. Denk maar aan maaltijdcheques, allerhande verzekeringen, aanvullende kinderbijslag, fietslease, bedrijfswagen, onkostenvergoedingen,… Stel de nodige bedrijfspolicies hiervoor op, ook al geldt dit slechts voor één medewerker.
Financiële stimulatie
De federale overheid stimuleert de aanwerving van de eerste werknemers door een RSZ-korting toe te kennen. Vanaf 2024 is deze stimulans ingrijpend gewijzigd en teruggeschroefd. De doelgroepvermindering voor de vierde tot en met zesde werknemer is jammer genoeg afgeschaft.
Om een idee te geven van de RSZ-vermindering, ontvang je voor onbepaalde tijd een maximale tussenkomst van 3.100 euro per kwartaal voor de eerste medewerker. Dit maakt de aanwerving van een eerste medewerker nog steeds heel interessant. Tip: vraag steeds een loonkostberekening op bij het loonbureau bij de aanwerving van je eerste werknemers zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Dimona
Werf je een nieuwe medewerker aan, dan moet je altijd een dimona-aangifte doen. Dimona is een online dienst waarmee je de RSZ op de hoogte houdt van aanwervingen en uitdiensttredingen.
Ten laatste op het moment dat je nieuwe collega start met werken, moet je via Dimona aangeven dat je iemand aanwerft.
Laat je vanaf het begin van de aanwerving van A tot Z begeleiden door een partij zoals dok drie zodat je onmiddellijk op lange termijn kan werken aan de verdere groei van je onderneming.
Dok Drie
— dokdrie.be