Zintuigen betokkelen

Neen, de pandemie heeft niet tot een depressiegolf geleid bij mensen die in de beurssector actief zijn. Uitdagend was en is het in ieder geval wel, want de hele business hangt natuurlijk af van het kunnen en mogen doorgaan van de organisaties. Saskia Soete De Boosere blijft dan ook waakzaam. "Mensen connecteren, is waar het in onze sector om draait. De digitalisering zal dat niet afremmen. Meer zelfs: het biedt ons extra mogelijkheden om onze doelgroepen, zelfs tussen twee fysieke events door, aan elkaar te blijven linken.”

Hoewel het nog altijd een spannende periode is, gaat het goed met Saskia Soete De Boosere, dank u. Kortrijk Xpo is sinds september weer back in business en hoopt dit uiteraard zo te kunnen aanhouden. "Het is bepalend voor de werkvreugde voor iedereen die aan het bedrijf is verbonden. We bevinden ons in een surrealistische periode met veel nadelen, maar Johan Cruijff zaliger zou zeggen: ‘elk nadeel heb zijn voordeel’. Bij ons heeft corona de waarde van onze job echt duidelijk gemaakt. Meer dan ooit is duidelijk dat onze corebusiness, beurzen organiseren en faciliteren, nog altijd een grote surplus biedt waarmee we wel degelijk een steentje in de rivier kunnen verleggen. Daarnaast heeft iedereen die zijn job tijdelijk even niet kon uitoefenen, ervaren hoe belangrijk je werk kan zijn voor je eigenwaarde.”

Korte zuurstofkuur

STERCK. Dit wordt geen corona-interview, maar het virus heeft jullie business wel enorm beïnvloed.

Saskia Soete De Boosere: “In maart 2020 waren we de eerste in België die een beurs dienden te annuleren. Dat was Tavola, de vakbeurs voor fijne vleeswaren en delicatessen. Aankopers van belangrijke supermarktketens hadden al aangegeven dat ze niet mochten komen, waarna ook exposanten afhaakten. Zo vielen we in een periode die doorgaans heel hectisch is en waarin we aan pakweg 120% draaien, plots terug naar nul. Stilzitten was geen optie, maar het werk beperkte zich in die periode tot het oplossen van miserie. In het najaar van 2020 hebben we wel nog acht beurzen georganiseerd. Dat korte interbellum zorgde toen voor welgekomen zuurstof. Vanaf oktober was het opnieuw boeken toe en moesten we zelfs alle beurzen van voorjaar 2021 doorschuiven: deels naar het najaar, deels naar 2022. Onze job was in die periode grotendeels te vergelijken met die van de reissector, met name omboeken. Veel positieve energie haal je daar niet uit, temeer je in een periode van onzekerheid leeft.”

STERCK. De sector kreeg harde klappen. Onder meer het voortbestaan van het Autosalon stond even op de helling.

Soete De Boosere: “Dat bericht was uiteraard geen goed nieuws voor onze sector, maar je mag niet alle beurzen over dezelfde kam scheren. Het autosalon is een heel brede publieksbeurs, gelegen op een centrale locatie. Wij hebben ons, grotendeels omwille van onze decentrale ligging, altijd al gericht op de organisatie van heel gesegmenteerde beurzen, zowel voor professionals als de consument. Publieksbeurzen zoals Fugare (duivensport) en Hengel Expo staan in principe open voor het brede publiek, maar lokken toch vooral een specifieke community. Door die strategische keuze hebben we bewezen dat, welke ook de sector is, fysieke ontmoetingen cruciaal blijven voor mensen.”

STERCK. Welke impact heeft digitalisering op de sector?

Soete De Boosere: “Velen zijn er lang van overtuigd geweest dat die trend het beursmodel onder druk zette, maar net door de pandemie hebben we geleerd dat dergelijke evenementen altijd zullen blijven bestaan, want mensen willen mensen zien. Nu komt er wel een veel dikkere digitale laag bovenop. Nog voor de crisis waren wij al sterk bezig met het online gegeven. Toen bleef dat nog grotendeels beperkt tot online registratie, het aangeven van interesse in specifieke product- of dienstgroepen, enzovoort. Nu is het digitale aspect verweven in alle echelons van onze organisaties. Je kunt het evenement en seminaries online volgen, er is telkens een online platform waarop je kunt inzoomen op de aanwezige producten en diensten, et cetera. Het is dermate sterk geëvolueerd, dat we in onze markt groeien naar een hybride manier van werken, waarbij de fysieke en de digitale component perfect naast elkaar kunnen bestaan, omdat ze elkaar versterken.”

Streaming

STERCK. Heb je ooit getwijfeld aan het belang van beurzen?

Soete De Boosere: “Neen, daar ben ik altijd rotsvast in blijven geloven. De digitale component functioneert uitstekend voor rationale kennisoverdracht en maakt het mogelijk om, via streaming, voor seminaries een veel bredere doelgroep te bereiken dan fysiek. Daartegenover staat dat een beurs bij uitstek het medium is dat de vijf zintuigen bespeelt. Je praat er met je bekende contacten, leert via die contacten ook andere mensen kennen, waarna de bal mogelijk aan het rollen gaat. Dat kan je online niet kopiëren.”
“We merken wel dat beurzen almaar meer innovatiegericht zijn, wat er bijvoorbeeld toe kan leiden dat een evenement nu om de twee jaar in plaats van jaarlijks wordt georganiseerd. Als organisator kunnen wij daar een meerwaarde bieden door, in de langere periode tussen twee fysieke edities, bijvoorbeeld via de digitale weg de contacten in een specifieke nichegroep te blijven onderhouden. Dergelijke ‘touchpoints’ kunnen fungeren als netwerkmoment of een educatieve functie hebben. Die opportuniteiten zijn we nu beurs per beurs aan het bekijken.”

STERCK. Jullie zijn al jaren internationaal actief. Hoe is dat gegroeid?

Soete De Boosere: “Dat is een organisch proces geweest. Toen deze accommodatie eind de jaren 60 in gebruik werd genomen onder leiding van Yvon Vanden Abeele, was de corebusiness ‘venue management’: het verhuren van de gebouwen aan externe organisaties, het genereren van voldoende bezetting. Om niet louter daarvan afhankelijk te zijn, is er vrij snel een tweede activiteit bijgekomen, met name de creatie van eigen hoogwaardige en zorgvuldig gesegmenteerde beurzen die hoofdzakelijk op onze eigen locatie, of soms daarbuiten, doorgaan.”

“Intussen groeide de accommodatie op het ritme van de beurzen die hier doorgingen. Gespreid over de jaren vergrootte de capaciteit tot de huidige zes hallen en 40.000 m2 oppervlakte. De infrastructuur is vervolgens nog geoptimaliseerd met de bouw van een noord- en zuidingang en de centrale ‘Rambla’, de ader die alle hallen aan elkaar linkt. Daarnaast kwamen er ook slimme buitenplateaus (met nutsvoorzieningen zoals elektriciteit, water en data), onder meer voor organisaties zoals Busworld (intussen verhuisd naar Brussels Xpo, red.) en Matexpo. Er is toen ook beslist om niet meer buiten die 40.000 m2 te gaan. Om dat te illustreren, is de Galeria gebouwd, de externe corridor die heel ons complex omzoomt. Die fysieke limiet deed ons beseffen dat verdere uitbreiding zou moeten gebeuren door uit te breken. Met andere woorden: door eigen concepten op andere locaties te kopiëren.”

Verder uitbreiden kan nog door bestaande eigen concepten op andere locaties te kopiëren.

Joint venture

STERCK. Hoe ver staan jullie daarmee?

Soete De Boosere: “Op Oost-Europa na, zijn we in de meeste andere Europese landen actief door het uitrollen van Architect@Work. De voorbereiding en de back-office daarvan gebeuren integraal in Kortrijk. Van daaruit sturen we onze internationale dochtermaatschappijen aan. Iedereen is wel tewerkgesteld in de moedermaatschappij Kortrijk Xpo. In de week voor de beurs vertrekken de taalvaardige verantwoordelijken van de beurs naar de specifieke locatie, om alles daar van nabij op te volgen. Ze hoeven dus niet zoveel ter plaatse te zijn en behartigen de administratieve voorbereiding van het event, die telkens toch zowat een jaar in beslag neemt, sowieso vanuit ons hoofdkwartier. We hebben op die manier een heel performante werkmethodiek ontwikkeld, die ook voor andere concepten interessant kan zijn. In functie daarvan hebben we recent een joint venture met het Nederlandse Good! opgezet. Zij kennen de markt van de zonne-energie als hun broekzak en willen hun event ook buiten Nederland uitrollen. Wij ondersteunen hen met de methodiek om dat mogelijk te maken.”

STERCK. Zal de verdere expansie sowieso tot Europa beperkt blijven?

Soete De Boosere: “Architect@Work hebben we intussen al drie keer in Istanboel (Turkije) en evenveel keer in Toronto (Canada) georganiseerd. Als we al ‘overseas’ gaan, doen we dat bij voorkeur in landen met een westerse cultuur, omdat wij daar het best mee vertrouwd zijn. Ooit deden we een kleine oefening voor een organisatie in Shanghai, maar dat plan is toen snel afgevoerd. De eerste ambitie is om andere evenementen dan Architect@Work in meer Europese landen uit te rollen, maar zeg nooit nooit.”

STERCK. De inkomsten van jullie buitenlandse organisaties vloeien terug naar de Belgische ‘moeder’. Wat doen jullie daarmee?

Soete De Boosere: “Het biedt ons de ruimte om onze eigen accommodatie soms in te zetten als een labo waarin we de haalbaarheid van nieuwe concepten kunnen testen. Daarnaast is die extra omzet ook interessant om eventuele overnames te doen. Kijk, wij verzorgen sinds dag één de exploitatie van deze gebouwen, maar zowel de gronden als de accommodatie zijn eigendom van de stad. Ook vanuit maatschappelijk oogpunt is groeien dus belangrijk. Internationale studies tonen aan dat de impact op de economie binnen een straal van 40 km rond de ‘venue’, zeven keer zo groot is als de geconsolideerde omzet van het beurzencomplex zelf. Het is de logica zelve dat we de in het buitenland gegenereerde inkomsten mee inzetten om dat hefboomeffect verder te bekrachtigen.”

STERCK. Kortrijk Xpo is nog altijd je eerste bedrijf. Ben je daarmee een unicum binnen deze organisatie?

Soete De Boosere: “Ik werk hier intussen 32 jaar, waarvan 16 als CEO. Dan behoor je tot de groep van de ‘oude krokodillen’ (lacht). Alle gekheid op een stokje: veel medewerkers van Kortrijk Xpo zitten in die situatie. Dit is nu eenmaal een business waar je echt door gebeten moet zijn om het lang te blijven volhouden. Ik beschouw dat trouwens als een voorrecht: het is ontzettend leuk om een goede vakbeurs te mogen organiseren, want vaak is dat hét feest bij uitstek van een sector. Dat is ook één van de redenen waarom dergelijke events altijd hun bestaansrecht zullen hebben. Daarom beschouw ik deze job ook niet echt als werken. Hoe meer events we (helpen) organiseren, hoe beter onze mensen zich kunnen ontwikkelen.”

Eigenlijk is elke beurs een onderneming binnen onze onderneming en mag je elk van onze mensen als een ‘intrapreneur’ beschouwen.

STERCK. Hoe groot is de kans dat je nog ergens anders aan de slag gaat?

Soete De Boosere: “Vooraleer er ooit een nieuwe CEO aan zet is, zie ik het als mijn taak en plicht om dit bedrijf verder goed te begeleiden op het kantelpunt waar we ons nu bevinden: de digitale transformatie zorgt ervoor dat onze sector vervelt. Dat kan leiden tot een continue verandering, met almaar meer innovatieve formats. Even goed is het mogelijk dat er op termijn nog ingrijpende evoluties zitten aan te komen. Het doet me eraan denken dat we onze baseline eens moeten veranderen. Nu luidt die: ‘when ideas need space’, wat suggereert dat we nog altijd een business zijn die draait om het verhuren van vierkante meters. Juister zou zijn: ‘creating meaning for connection’: zowel in de professionele als de particuliere markt zal onze missie draaien rond het samenbrengen van mensen, fysiek én digitaal. In functie van nieuwe technologieën, zullen aan een evenement steeds meer nuttige aanvullingen (zogenaamde ‘brand extensions’) worden gehecht.”

STERCK. Leidt dat vaak tot levendige discussies over de toekomst?

Soete De Boosere: “Zeker. De telgen van de al iets rijpere generaties bij ons, zijn van jongs af vertrouwd met het gegeven van een fysieke beurs met échte ontmoetingen. Jongere medewerkers kennen dan weer het digitale aspect als hun broekzak. Dat levert voldoende zuurstof voor vurige gesprekken, bijvoorbeeld over hoe een beursorganisatie op termijn zal evolueren. Zoiets juich ik absoluut toe: de context waarbinnen we moeten functioneren evolueert voortdurend, dus is het logisch dat de eigen overtuigingen ook wel eens durven veranderen. Niemand is gebaat bij vastgeroest blijven aan oude ideeën.”

Boektopia

STERCK. Als kind wou je journalist worden, maar je studeerde internationale politiek en bent een ‘baccalaureaat’ (huidige ManaMa, red.) in Toegepaste Economische Wetenschappen. Dat zijn drie uiteenlopende werelden.

Soete De Boosere: “Klopt, maar die keuze voor TEW stipte eigenlijk al min of meer de richting aan die ik uit wou: ik ben meteen in een commerciële onderneming aan de slag gegaan en zit hier nu nog altijd. Dan zit je wel op je plaats, denk ik. Ook bij mijn voorganger, Yvon Vanden Abeele, merk ik dat de microbe nog altijd sterk leeft. We hebben nog regelmatig contact, hij was ook nog lang betrokken bij onze raad van bestuur. Toen we met Boektopia een nieuwe publieksbeurs naar hier haalden, was hij de eerste om me te feliciteren, omdat het vrij uniek is dat een grootschalige publieksbeurs verhuist van een centraal gelegen venue (Antwerp Expo) naar een stad als Kortrijk. Eén van Yvons grote verdiensten is dat hij het metier van beursorganisator mee heeft geprofessionaliseerd.”

STERCK. Over welke kenmerken moet je in dit vak beschikken?

Soete De Boosere: “Je organisatie moet staan als een huis, tegelijk moet je erg pragmatisch ingesteld zijn én snel kunnen schakelen. Onze circa 100 medewerkers zijn doordrongen van die visie. Het is boeiend, onder meer omdat we met talrijke nichemarkten in contact komen. Tegelijk is het erg uitdagend, want je moet strategisch kunnen denken, je concept afstemmen op de markt én – vooral – kunnen verkopen. Op het moment dat je een nieuw initiatief lanceert, zit niemand daar echt op te wachten. De naamopbouw en ‘branding’ in zo’n opstart is echt zwaar. De kunst bestaat erin er na enkele edities voor te zorgen dat exposanten en deelnemers je event als onmisbaar beschouwen, omdat ze er extra omzet kunnen genereren. Eigenlijk is elke beurs een onderneming binnen onze onderneming en mag je elk van onze mensen als een ‘intrapreneur’ beschouwen. Iedere organisatie pak je aan vanuit de visie dat het absoluut een toegevoegde waarde voor die sector moet bieden. Zonder die overtuiging, ga je best in een andere markt werken.”